Les comptes rendus de visite sont optionnels et peuvent être créés p. ex. sur la page détails du client en cliquant sur Visité maintenant ou en cliquant sur Réalisé maintenant dans les rendez-vous. Cliquer sur Visité maintenant ou Visité en vain, de préférence immédiatement après la visite client, est essentiel pour une bonne utilisation de portatour®. portatour® est ainsi toujours à jour et peut planifier à partir de l'adresse du dernier client réellement visité lors d'actualisations du plan de visite en cours de tournée.
Il est également possible de documenter d'autres activités (par ex. appels téléphoniques, visioconférences, ...) à l'aide des comptes rendus.
Documenter des visites
En fonction de la configuration renseignée dans Options > Reporting > Comptes rendus de visite (voir Reporting), cliquer sur Visité maintenant ou Visité en vain entrainera l'ouverture d'une fenêtre de saisie de compte-rendu.
- La date, l'heure de début, l'heure de fin et l'objet de la visite sont automatiquement préremplis. L'heure de fin correspond au moment où vous cliquez sur Visité maintenant ou Visité en vain.
- Cliquez sur le symbole [...] à droite de l'heure de début pour reprendre l'horaire de visite prévu dans le plan de visites pour le compte rendu. C'est utile si vous validez la visite plus tard dans la journée, mais souhaitez conserver l'horaire prévu initialement :
- Utilisez le champ Note pour entrer vos commentaires, vous pouvez saisir jusqu'à 1000 caractères au maximum.
- Les champs marqués d'une barre rouge sont des champs obligatoires.
- Dans le champ Rappel en bas, vous pouvez entrer un bref rappel de tâches ou informations importantes que vous souhaitez prendre en compte lors de la prochaine visite du client. Le bouton X permet de supprimer ce rappel.
En cliquant sur Enregistrer, le compte rendu est enregistré et est disponible pour un affichage ultérieur sur la page détails du client sous Dernier compte rendu (voir Dernier compte rendu). Par un clic sur Annuler, vous annulez vos saisies - la date de la dernière visite ne sera pas non plus mise à jour.
Documenter d'autres activités
Si vous souhaitez documenter des activités clients autres que des visites, allez sur la page détails du client concerné. Dans la section Dernier compte rendu, cliquez sur le bouton Nouveau compte rendu. Un menu de sélection s'affiche :
- Visite : Comme pour Visité maintenant, la date actuelle sera alors inscrite sous Dernière visite.
- Visité en vain : Comme lorsque vous cliquez sur Visité en vain, la date de la dernière visite reste inchangée. portatour® ne proposera plus le client dans la journée en cours si vous actualisez le plan de visites.
- Appel en place de visite : Si un appel téléphonique remplace une visite sur place (par ex. de par la qualité de son contenu) et que l'intervalle de visite doit donc être réinitialisé, sélectionnez Appel en place de visite. Comme pour un compte rendu de visite, la date de la dernière visite est alors mise à jour pour ce client. Ce compte rendu n'a cependant pas d'influence sur le point de départ si le plan de visites est actualisé.
- Appel : vous permet de documenter un appel téléphonique sans impacter l'intervalle de visite.
- Autre compte rendu : Pour d'autres notes, p. ex. l'accomplissement de tâches, utilisez Autre compte rendu.
Cliquez sur le rapport souhaité pour accéder à la page de saisie. Complétez le formulaire ou modifiez les entrées si nécessaire. La même page s'affiche si vous voulez modifier ou supprimer un compte rendu existant (voir Afficher et modifier tous les comptes rendus d'un client).
En cliquant sur Enregistrer, vous enregistrez une nouvelle entrée ou une modification. En appuyant sur Supprimer, le compte rendu sera supprimé après demande de confirmation.
Aperçu de la création, de la modification et des caractéristiques des comptes rendus
Dans portatour®, vous pouvez créer des comptes rendus de visite aux endroits suivants:
- Plan de visites > Cliquez à droite d'une visite ou d'un rendez-vous sur la flèche indiquant le bas > Visité maintenant/Réalisé maintenant
- Calendrier > Cliquez sur la proposition de visite/rendez-vous > Visité maintenant/Réalisé maintenant
- Page détails du client > Visité maintenant
- Page détails du client > Nouveau compte rendu > Visite
- Page de détails du rendez-vous > Réalisé maintenant
Une modification des comptes rendus (de visite) est possible ici :
- Calendrier > Cliquez sur le compte rendu > Modifier compte rendu
- Page détails du client > Dernier compte rendu > Symbole de crayon
- Page détails du client > Afficher tous... > Symbole de crayon
- Comptes rendus > Cliquez sur le compte rendu > Modifier compte rendu
Voici un tableau résumant les caractéristiques des différents comptes rendus :
| Visite | Visité en vain | Appel en place de visite | Appel | Autres | |
| Type de compte rendu | Visite | Visité en vain | Autre compte rendu | Autre compte rendu | Autre compte rendu |
| Objet | « Visite » | « Visité en vain » | « Appel en place de visite » | « Appel » | (vide) |
| Date de la dernière visite | sera mise à jour | reste inchangé | sera mise à jour | reste inchangé | reste inchangé |
| Point de départ du prochain plan de visites | sera mis à jour si nécessaire | sera mis à jour si nécessaire | reste inchangée | reste inchangée | reste inchangée |
| Géotag | possible | possible | pas possible | pas possible | pas possible |
Plus d'informations
- Si vous avez des questions sur Géotag dans compte rendu de visite, lisez Géotagging optionnel pour les comptes rendus.