Para actualizar los clientes existentes:
- Inicie la importación de clientes como de costumbre a través de clientes > Más > Importar u Opciones > Importar datos > Clientes (consulte Iniciar importación de clientes).
- Seleccione el modo de importación deseado: Actualizar clientes o Actualizar clientes incluyendo eliminaciones (consulte Seleccionar modo de importación).
- Realice la asignación de campos (consulte además Asignación de campos).
En la asignación de campos hay una columna adicional actualización. Tenga en cuenta lo siguiente:
- La combinación de clientes del archivo de importación con clientes ya existentes se realiza mediante uno o varios campos clave, que puede establecer en la asignación de campos en la línea correspondiente de la casilla de selección:
como campo clave se ofrece, por ejemplo, el número de cliente o el ID externo (consulte Campos clave (IDs)). El requisito previo para el campo clave es su unicidad. Si no encuentra un campo unívoco, marque varios campos como campo clave: por ejemplo, nombre de la empresa, calle y código postal. En este caso, la combinación de estos campos debe ser única para un cliente. Se permite un máximo de 8 campos clave. Si portatour® no encuentra un cliente existente con una clave coincidente durante el proceso de actualización, se creará un nuevo cliente.
Aviso: si el archivo de importación fue exportado anteriormente desde portatour® a Excel o en formato ODF (consulte el punto
Exportar clientes), todas las asignaciones de campos estarán ya completadas y como campo clave se aplicarán las columnas unívocas del
ID externo e
ID de portatour (consulte
Campos clave (IDs)).
- En los demás campos asignados determine en la casilla de selección si mantiene los valores de los clientes existentes o si deben sobrescribirse con los valores del archivo de importación:
Si, por ejemplo, actualiza solo el intervalo de visita en sus clientes y desea mantener todos los demás valores, seleccione Sobrescribir en el intervalo de visita y en los demás campos Mantener. Los demás campos se utilizarán en la importación solo si se crea el cliente, ya que no hay ningún cliente existente con una clave coincidente.
- Los campos Última visita y Último intento disponen además del modo de actualización sobrescribir si mayor para mantener y sobrescribir. Utilice este modo cuando introduzca las visitas al cliente no solo en portatour® sino también en otros sistemas (p. ej. sistema CRM) y transfiera regularmente los datos de los clientes a portatour®.
Dependiendo de si la última fecha del archivo de importación o la de portatour® es más actual, la última fecha de visita se sobrescribe o se conserva al importar clientes. Esto se evalúa individualmente para cada cliente a importar. De este modo se evita que la fecha de la última visita se restablezca por error a una fecha antigua en una importación. - Si simplemente desea actualizar clientes ya existentes, será suficiente con que su archivo contenga únicamente la columna clave (p. ej., el número de cliente) y el campo que desea actualizar (p. ej., el intervalo de visita).
Como último paso antes de iniciar el proceso de importación en sí, se nos mostrará un resumen que indicará la cantidad de clientes en el archivo de importación que se podrán asignar a clientes existentes. Compruebe que la cantidad es la esperada para poder detectar errores en la selección de campos clave utilizados (consulte Vista previa e importación).
El proceso de actualización comienza al hacer clic en Importar.
Aviso: antes del proceso de importación se genera un punto de restablecimiento y, si el proceso de importación no da el resultado esperado, p. ej., debido a un error en la asignación de campos, podremos recuperar los datos del sistema volviendo a este punto de restablecimiento (consulte el apartado
Restablecimiento.)
Aviso: cuando usted ha seleccionado varios campos como clave, los campos clave vacíos funcionarán como comodines, es decir, estos campos vacíos no tendrán que coincidir con otros. Este mecanismo permite, a modo de ejemplo, llenar un campo clave a posteriori cuando hagamos un proceso de importación.