Um das Hochladen externer Dateien, wie z.B. Fotos, Excel-Dateien oder PDF-Dokumente zu ermöglichen, wählen Sie den Datentyp Externe Datei bzw. Externe Dateien. Die hochgeladenen Dateien werden nicht auf den portatour® Servern gespeichert, sondern Sie legen bei der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes fest, auf welchem Server und in welchem Verzeichnis die Dateien landen sollen. Der Server muss das WebDAV-Protokoll unterstützen und über Internet erreichbar sein. Via https wird die Datenübertragung SSL-verschlüsselt, mit dem von Ihnen angegebenen Benutzernamen und Passwort authentifiziert sich portatour® vor der Datenübermittlung beim Server.
Wenn Sie selbst keinen WebDAV-Server betreiben wollen, gibt es im Internet eine Vielzahl von Anbietern, die Cloud-Speicher mit WebDAV-Zugriff zur Verfügung stellen und die Bedürfnisse von Einzelbenutzern bis hin zu Großunternehmen abdecken. Die Einrichtung ist meist in wenigen Minuten erledigt. Suchen Sie nach 'Cloud Speicher' bzw. 'Online Speicher' und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Anbieter WebDAV unterstützt.
Noch einige technische Hinweise zum Datei-Upload:
- Die maximale Größe pro hochgeladener Datei beträgt 10 MB.
- Das Hochladen von Dateien zu Besuchsberichten ist im Offline-Modus nicht möglich. Etwaige Dateien zu Berichten sind nachträglich im Online-Modus zu ergänzen.
- Die Dateien werden am Server automatisch in Unterverzeichnisse gespeichert – und zwar pro Benutzer und pro Tag ein Verzeichnis. Die Dateinamen werden automatisch generiert und enthalten den Kundennamen und eine eindeutige ID.
- Wenn Sie Besuchsberichte als Excel oder CSV exportieren und zu diesen Besuchsberichten Dateien hochgeladen wurden, finden Sie die jeweiligen Verzeichnis- und Dateinamen in der exportierten Datei wieder. Das gleiche gilt für Kundenexport und Terminexport.
- Der Datentyp Externe Datei erlaubt das Hochladen von genau einer Datei in diesem Feld. Der Datentyp Externe Dateien erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in diesem Feld.
- Auf iPhones und iPads ist nur Foto-Upload möglich – keine sonstigen Dateien. Dies ist keine Einschränkung von portatour®, sondern vom Gerät selbst.
- Der Speicherplatz am WebDAV-Server liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Wenn Sie dort Dateien löschen, verschieben oder umbenennen, werden diese Dateien von portatour® nicht mehr gefunden.