Durch Klick auf Optionen und Benutzerdefinierte Felder passen Sie portatour® noch besser an Ihre individuellen Geschäftsabläufe an.
Sie können für Kunden, Termine und Berichte benutzerdefinierte Felder anlegen. Wählen Sie dafür die entsprechende Option im Menü aus, um zur gewünschten Eingabemaske zu gelangen:
Die benutzerdefinierten Felder können Sie auf Wunsch in mehrere Gruppen unterteilen. Zum Beispiel eine Gruppe für allgemeine Kontaktdaten, eine weitere Gruppe für Ansprechpartner und noch eine Gruppe für Kennzahlen.
Klicken Sie auf Neues Feld, um ein neues Feld in der gewünschten Gruppe anzulegen.
Geben Sie einen kurzen aussagekräftigen Feldnamen ein.
Beim Datentyp wählen Sie aus, welche Form von Daten im Eingabefeld erlaubt ist:
- Text: Einzeiliges Eingabefeld für Freitext. Maximal 1.000 Zeichen.
- Mehrzeiliger Text: Mehrzeiliges Eingabefeld für Freitext. Maximal 1.000 Zeichen.
- Ganzzahl: Zahl ohne Kommastellen.
- Zahl: Zahl mit Kommastellen (z.B. für Geldbeträge).
- Datum: Datumseingabe, z.B. 15.10.2015.
- Uhrzeit: Zeiteingabe, z.B. 08:25.
- Datum & Uhrzeit: Datumseingabe inklusive Uhrzeit, z.B. 15.10.2015 08:25.
- Ja/Nein: Auswahlbox Ja/Nein.
- Telefonnummer: Einzeiliges Eingabefeld für Telefonnummer. Bei der Ausgabe ist die Telefonnummer klickbar, um am Gerät (z.B. Smartphone) den Wählvorgang zu starten.
- Emailadresse: Einzeiliges Eingabefeld für E-Mail-Adresse. Bei der Eingabe findet eine Syntax-Überprüfung statt. Bei der Ausgabe ist die Adresse klickbar, um am Gerät den E-Mail-Editor zu starten.
- Link: Einzeiliges Eingabefeld für Internet-Adresse (URL). Bei der Ausgabe ist der Link klickbar, um am Gerät den Internet-Browser zu starten. Siehe Punkt Link.
- Auswahl: Mehrzeiliges Auswahlfeld, in dem ein Element ausgewählt werden kann. Siehe Punkt Auswahl und Mehrfachauswahl.
- Mehrfachauswahl: Mehrzeiliges Auswahlfeld, in dem mehrere Elemente ausgewählt werden können. Siehe Punkt Auswahl und Mehrfachauswahl.
- Externe Datei: Hochladen einer Datei. Siehe Punkt Externe Dateien.
- Externe Dateien: Hochladen mehrerer Dateien. Siehe Punkt Externe Dateien.
In der Auswahlbox Modus legen Sie fest, ob das Feld bearbeitbar ist:
- Nur Lesen: Das Feld wird nur angezeigt und ist in der Bildschirmmaske nicht bearbeitbar. Nur via Import (siehe Punkt Kundenimport starten) lässt sich das Feld beschreiben/ändern/löschen.
- Schreiben: Das Feld wird angezeigt und ist sowohl über Bildschirmmaske als auch über Import bearbeitbar.
- Schreiben, Erstellformular: Das Feld wird bereits im Erstellformular eines Kunden (bzw. Termins, Berichts) angezeigt. Dies empfiehlt sich für wichtige Felder, die sofort ausgefüllt werden sollen.
- Schreiben, Erstellformular, Pflicht: Im Erstellformular ist das Feld sogar ein Pflichtfeld, d.h. ohne Eingabe dieses Feldes kann der neue Kunde (bzw. Termin, Bericht) nicht gespeichert werden.
Benutzerdefinierte Felder für Kunden können in Klammer an den Kundennamen angehängt werden, indem Sie beim entsprechenden Feld die Option In Kundennamen anzeigen auf Ja setzen. Diese Möglichkeit der Anzeige gilt unter anderem für die Kundenlisten (inkl. Suchmöglichkeit), den Besuchsplan und den portatour® Report. Nutzen Sie diese Möglichkeit für wichtige Felder, die Sie gerne überall sehen wollen, z.B. Kundennummer oder ABC-Rating. Anzeigebeispiel: „Mustermann GmbH (21300, A)“.
Die Beschreibung ist optional. Dieser Text wird beim Import-Assistenten (siehe Punkt Feldzuordnung) angezeigt, wenn auf das (i)-Symbol neben dem Feldnamen geklickt wird.
Mit dem Häkchen-Knopf neben dem Feldnamen speichern Sie die Eingabe.
Mit dem X-Knopf neben dem Feldnamen verwerfen Sie die Eingabe.
Mit den Pfeil nach oben/unten Knöpfen ändern Sie die Reihenfolge der Felder. Dies ist auch über Gruppen hinweg möglich.
Felder oder Gruppen löschen Sie mit dem Papierkorb-Symbol. Beachten Sie, dass nach dem Speichern der Löschung alle Daten, die in diesen Feldern vorhanden waren, auch gelöscht werden.
Allgemeine Hinweise:
- Sie können bis zu 100 benutzerdefinierte Felder anlegen. Um die Übersichtlichkeit und Benutzbarkeit nicht einzuschränken, empfehlen wir, sich auf wichtige Felder zu beschränken.
- Nach dem Anlegen von benutzerdefinierten Feldern können Sie diese auch mittels Import (siehe Punkt Kundenimport starten) befüllen. Bei der Feldzuordnung im Import-Assistent stehen diese Felder automatisch zur Verfügung.
- Die Feldnamen müssen unterschiedlich sein, auch über Gruppen hinweg. Dies ist wichtig für Import/Export.
- Wenn Ihr portatour®-Account ein Firmenzugang mit mehreren Benutzern ist, gelten die benutzerdefinierten Felder automatisch für alle Benutzer gleichermaßen.
- Bei Änderung der benutzerdefinierten Felder wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Auf diesen können Sie zurücksetzen, wenn irrtümlich Felder gelöscht wurden.
Im Folgenden werden noch spezielle Datentypen näher beschrieben.