Benutzerdefinierte Felder Übersicht

Durch Klick auf Optionen und Benutzerdefinierte Felder passen Sie portatour® noch besser an Ihre individuellen Geschäftsabläufe an.

Sie können für Kunden, Termine, Aufgaben und Berichte benutzerdefinierte Felder anlegen. Wählen Sie dafür die entsprechende Option im Menü aus, um zur gewünschten Eingabemaske zu gelangen:

Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie vorhandene Felder.

Mit den Pfeil nach oben/unten Knöpfen ändern Sie die Reihenfolge der Felder. Dies ist auch über Gruppen hinweg möglich.

Felder oder Gruppen löschen Sie mit dem Papierkorb-Symbol. Beachten Sie, dass nach dem Speichern der Löschung alle Daten, die in diesen Feldern vorhanden waren, auch gelöscht werden.

Gruppen für benutzerdefinierte Felder erstellen

Für mehr Übersicht unterteilen Sie Ihre benutzerdefinierten Felder in mehrere Gruppen, zum Beispiel für Kunden: eine Gruppe für allgemeine Kontaktdaten, eine weitere Gruppe für Ansprechpartner und noch eine Gruppe für Kennzahlen.

Um eine Gruppe zu erstellen:

1. Klicken Sie auf Neue Gruppe.
2. Geben Sie unter Gruppenname einen Gruppennamen ein.
3. Unter Position der Feldnamen passen Sie die Darstellung der Feldnamen an.
   • Immer links zeigt die Feldnamen immer links vom Feldinhalt an, auch bei längeren Texten.
     
   • Bei mehrzeiligem Text oberhalb zeigt bei längeren Texten den Feldnamen oberhalb an, um die Bildschirmbreite besser zu nutzen.
     
   • Immer oberhalb verwendet immer eine eigene Zeile für den Feldnamen. Es werden also mehr Zeilen für die Anzeige gebraucht.
     
4. Optional für Berichte: siehe hier unterhalb Benutzerdefinierte Felder für Berichte.
5. Klicken Sie rechts auf das Häkchen, um den Gruppennamen zu bestätigen. Fahren Sie dann mit der Erstellung der Felder fort (siehe unten Benutzerdefinierte Felder anlegen).

Benutzerdefinierte Felder für Berichte

Zusätzlich zu den obengenannten Funktionen ist es für benutzerdefinierte Felder für Berichte möglich, gewisse Felder nur für einen oder mehrere Berichtstypen bzw. auch nur für spezifische Kundengruppen anzuzeigen. Möchten Sie die Anzeige der betreffenden Felder einschränken, gehen Sie wie folgt vor.

Einschränkung nach Berichtstypen

1. Wählen Sie beim Auswahlmenü Für alle Berichtstypen zeigen die Option Nein.
2. Markieren Sie unter Nur zeigen bei, für welchen Berichtstyp bzw. welche Berichtstypen die Felder dieser Gruppe dargestellt werden sollen (für mehrere Berichtstypen Strg-Taste halten):

portatour® unterscheidet zwischen folgenden Berichtstypen:

• Besuch: Klick auf Jetzt besucht bei einem Kunden bzw. Jetzt wahrgenommen bei einem Kundentermin
• Nicht angetroffen: Klick auf Nicht angetroffen bei einem Kunden bzw. bei einem Kundentermin
• Sonstiger Bericht: Bei Terminen ohne Ortsbezug (=Telefonat) bzw. ohne Kundenbezug, bei „Meinen Orten“ und bei Klick auf Neuer Bericht beim Kunden
• Arbeitsbeginn: Klick auf Arbeitszeit protokollieren > Arbeitsbeginn
• Arbeitsende: Klick auf Arbeitszeit protokollieren > Arbeitsende
• Freier Tag: Klick auf Arbeitszeit protokollieren > Freier Tag

Sie erkennen den Typ eines Berichts auch während der Eingabe an der Titelzeile des Berichtsfensters.

Einschränkung nach Kundengruppen

Voraussetzung für diese Funktion ist, dass Sie eine oder mehrere firmenweit gespeicherte Kundensuchen angelegt haben (für Details dazu siehe Dynamische Felder für Besuchsberichte anlegen).

1. Wählen Sie beim Auswahlmenü Für alle Kunden zeigen die Option Nein.
2. Markieren Sie unter Nur zeigen bei, für welche Kundengruppe (= firmenweit gespeicherte Kundensuche) die Felder dieser Gruppe dargestellt werden sollen (für mehrere Kundengruppe Strg-Taste halten).

Benutzerdefinierte Felder anlegen

 Klicken Sie auf Neues Feld, um ein neues Feld in der gewünschten Gruppe anzulegen, und geben Sie die gewünschten Einstellungen an:

Feldname

Geben Sie einen kurzen aussagekräftigen Feldnamen ein.

Datentyp

Beim Datentyp wählen Sie aus, welche Form von Daten im Eingabefeld erlaubt ist:

• Text: Einzeiliges Eingabefeld für Freitext. Maximal 1.000 Zeichen.
• Mehrzeiliger Text: Mehrzeiliges Eingabefeld für Freitext. Maximal 1.000 Zeichen.
• Ganzzahl: Zahl ohne Kommastellen.
• Zahl: Zahl mit Kommastellen (z.B. für Geldbeträge).
• Datum: Datumseingabe, z.B. 15.10.2015.
• Uhrzeit: Zeiteingabe, z.B. 08:25.
• Datum & Uhrzeit: Datumseingabe inklusive Uhrzeit, z.B. 15.10.2015 08:25.
• Ja/Nein: Auswahlbox Ja/Nein.
• Telefonnummer: Einzeiliges Eingabefeld für Telefonnummer. Bei der Ausgabe ist die Telefonnummer klickbar, um am Gerät (z.B. Smartphone) den Wählvorgang zu starten.
• E-Mail-Adresse: Einzeiliges Eingabefeld für E-Mail-Adresse. Bei der Eingabe findet eine Syntax-Überprüfung statt. Bei der Ausgabe ist die Adresse klickbar, um am Gerät den E-Mail-Editor zu starten.
• Link: Einzeiliges Eingabefeld für Internet-Adresse (URL). Bei der Ausgabe ist der Link klickbar, um am Gerät den Internet-Browser zu starten. Siehe Link.
• Auswahl: Mehrzeiliges Auswahlfeld, in dem ein Element ausgewählt werden kann. Siehe Auswahl und Mehrfachauswahl.
• Mehrfachauswahl: Mehrzeiliges Auswahlfeld, in dem mehrere Elemente ausgewählt werden können. Siehe Auswahl und Mehrfachauswahl.
• Externe Datei: Hochladen einer Datei. Siehe Externe Dateien.
• Externe Dateien: Hochladen mehrerer Dateien. Siehe Externe Dateien.

Modus

In der Auswahlbox Modus legen Sie fest, ob das Feld bearbeitbar ist:

• Verstecken: Das Feld wird in der Bildschirmmaske nicht angezeigt, die darin enthaltenen Daten sind aber weiterhin vorhanden und über den Export verfügbar. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie ein Feld nur temporär anzeigen möchten, ohne es zu löschen.
• Nur Lesen: Das Feld wird nur angezeigt und ist in der Bildschirmmaske nicht bearbeitbar. Nur via Import (siehe Kundenimport starten) lässt sich das Feld beschreiben/ändern/löschen.
• Schreiben: Das Feld wird angezeigt und ist sowohl über Bildschirmmaske als auch über Import bearbeitbar.
• Schreiben, Erstellformular: Das Feld wird bereits im Erstellformular eines Kunden (bzw. Termins, Berichts) angezeigt. Dies empfiehlt sich für wichtige Felder, die sofort ausgefüllt werden sollen.
• Schreiben, Erstellformular, Pflicht: Im Erstellformular ist das Feld sogar ein Pflichtfeld, d.h. ohne Eingabe dieses Feldes kann der neue Kunde (bzw. Termin, Bericht) nicht gespeichert werden. Pflichtfelder sind mit einem roten Balken links gekennzeichnet.

In Kundennamen anzeigen

Benutzerdefinierte Felder für Kunden können in Klammer an den Kundennamen angehängt werden, indem Sie beim entsprechenden Feld die Option In Kundennamen anzeigen auf Ja setzen. Diese Möglichkeit der Anzeige gilt unter anderem für die Kundenlisten (inkl. Suchmöglichkeit), den Besuchsplan und den portatour® Report. Nutzen Sie diese Möglichkeit für wichtige Felder, die Sie gerne überall sehen wollen, z.B. Kundennummer oder ABC-Rating. Anzeigebeispiel: „Mustermann GmbH (21300, A)“.

Beschreibung

Die Beschreibung ist optional. Dieser Text wird durch Klick auf den unterstrichenen Feldnamen angezeigt. Er wird auch beim Import-Assistenten (siehe Feldzuordnung) angezeigt, wenn auf das (i)-Symbol neben dem Feldnamen geklickt wird.

Mit dem Häkchen-Knopf neben dem Feldnamen speichern Sie die Eingabe.

Mit dem X-Knopf neben dem Feldnamen verwerfen Sie die Eingabe.

Allgemeine Hinweise:

• Sie können bis zu 250 benutzerdefinierte Felder je Entität (Kunde, Termin, Aufgabe, Bericht) anlegen. Um die Übersichtlichkeit und Benutzbarkeit nicht einzuschränken, empfehlen wir, sich auf wichtige Felder zu beschränken.
• Nach dem Anlegen von benutzerdefinierten Feldern können Sie diese auch mittels Import (siehe Kundenimport starten) befüllen. Bei der Feldzuordnung im Import-Assistent stehen diese Felder automatisch zur Verfügung.
• Die Feldnamen müssen unterschiedlich sein, auch über Gruppen hinweg. Dies ist wichtig für Import/Export.
• Wenn Ihr portatour®-Account ein Firmenzugang mit mehreren Benutzern ist, gelten die benutzerdefinierten Felder automatisch für alle Benutzer gleichermaßen.
• Bei Änderung der benutzerdefinierten Felder wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Auf diesen können Sie zurücksetzen, wenn irrtümlich Felder gelöscht wurden.