Sehr geehrte Außendienstmitarbeiterin,
sehr geehrter Außendienstmitarbeiter,
wir freuen uns, einen wesentlichen Beitrag zur Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit zu leisten:
Von jetzt an reduziert sich Ihr persönlicher Aufwand für die Tourenplanung deutlich, und Sie verbringen künftig weniger Zeit im Auto, obwohl Sie mehr Kunden besuchen werden.
Mit portatour® verfügen Sie über einen mobilen Echtzeit-Tourenplaner, der Ihre bisherige Tourenplanung revolutionieren wird. Denn portatour® ist:
- schnell
portatour® erstellt einen automatischen Tourenvorschlag innerhalb von wenigen Sekunden. Ein Knopfdruck genügt und Sie erhalten einen optimierten Tourenplan für die nächsten Tage, und zwar mit exakten Zeitangaben.
- intelligent
portatour® berücksichtigt bei der Berechnung Ihrer Tour neben Kundendaten (Adresse, Öffnungszeiten, Besuchsdringlichkeit) gewählte Start- und Übernachtungsorte, Termine in Ihrem Kalender und die für Kundenbesuche zur Verfügung stehende Arbeitszeit.
- dynamisch
Erstmals können Sie sofort auf Änderungen im Besuchsplan reagieren. Egal, ob Sie einen dringenden Termin einschieben oder einen geplanten Kundenbesuch absagen müssen, portatour® übernimmt die geänderten Anforderungen und verarbeitet sie binnen Sekunden zu einem neuen optimierten Tourenplan.
- mobil
portatour® läuft auch am Smartphone oder Tablet. Wenn Sie künftig Ihr Smartphone in die Jackentasche stecken, haben Sie die wichtigsten Kundeninformationen immer griffbereit, von der Adresse mit optionaler Straßenkarte über die Öffnungszeiten bis zu ausgewählten Besuchsdaten.
Zur Erstellung eines optimierten Tourenplans verwendet portatour® folgende Vorgaben:
- Kundendaten die Sie in Salesforce gespeichert haben. Jeder Kunde ist anders: Öffnungszeiten, Besuchsfrequenz und die geschätzte Besuchsdauer werden von portatour® individuell berücksichtigt.
- Termine, die Sie im Salesforce Kalender eingetragen haben: fixierte Kundentermine, geschäftliche Termine, private Erledigungen während des Tages und wichtige Telefonate.
- Sie bestimmen Ihre Arbeitsweise: Wann fängt Ihr Arbeitstag an? Wo fahren Sie los? Wann machen Sie Pause? Wie lange arbeiten Sie? Ziehen Sie Auswärtsübernachtungen in Betracht und wo sind Ihre Lieblingshotels?
- Anhand digitaler Straßenkarten auf Hausnummernniveau, die regelmäßig aktualisiert werden, errechnet portatour® eine Distanzmatrix, welche die schnellsten Fahrstrecken zwischen allen Kunden enthält.
Auf Knopfdruck errechnet portatour® aus Millionen von Möglichkeiten mittels intelligenter Algorithmen binnen weniger Sekunden einen optimierten Tourenvorschlag für bis zu 4 Wochen im Voraus. portatour® kümmert sich selbstständig um die Auswahl der zu besuchenden Kunden gemäß Besuchsintervall und optimiert gleichzeitig die Wegstrecke. Mit höchster Priorität werden Termine aus Ihrem Kalender und Kunden, die Sie auf jeden Fall besuchen wollen, eingeplant.
Der Tourenplan präsentiert für jeden Tag die zu besuchenden Kunden mit exakten Uhrzeiten und Fahrstrecken. Diesen Besuchsplan können Sie bei Bedarf persönlich anpassen, indem Sie vorgeschlagene Besuche streichen oder zusätzliche Termine hinzufügen und anschließend eine erneute Optimierung anstoßen.
Starten Sie Ihre Tour! Nach jedem Kundenbesuch protokollieren Sie diesen per Knopfdruck und geben optional einen Bericht ein.
Sie wissen selbst am besten: So gut eine Tour auch vorbereitet ist, im Laufe des Tages kommt es zu unplanmäßigen Änderungen: Wartezeiten bei Kunden, Ansprechpartner, die nicht anzutreffen sind oder keine Zeit haben, dringende Termine, die eingeschoben werden müssen, und nicht zuletzt Verkehrsbehinderungen bringen den ursprünglichen Zeitplan immer wieder durcheinander. Ab sofort reagieren Sie mit einem Knopfdruck und portatour® aktualisiert Ihre Tour ausgehend vom aktuellen Standort für den verbleibenden Arbeitstag.
Das vorliegende Handbuch erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie portatour® einrichten und im Außendienst-Alltag effektiv einsetzen. Uns ist besonders wichtig, dass Sie mit der Verwendung von portatour® mehr Zeit für die Kundenbetreuung haben. Daher wollen wir Ihnen vorab einige Tipps geben.
Sie profitieren von portatour® am meisten, wenn die Qualität der Datenbasis für die Berechnung Ihres Tourenplanes stimmt. Unsere Empfehlung lautet:
- Stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Kunden vollständig und aktuell sind.
- Pflegen Sie Ihren elektronischen Terminkalender.
Ihre gut investierte Vorbereitungszeit bei der Einrichtung von portatour® erhalten Sie mit automatischer, optimierter Tourenplanung tagtäglich zurück.
Ihre Kunden aus Salesforce sind die Basis für die Tourenplanung mit portatour®. Im Rahmen der Erstkonfiguration versehen Sie Ihre Kundendaten mit besuchsrelevanten Einstellungen wie z.B. Besuchsintervall, Besuchsdauer und Öffnungszeiten.
Als Außendienstkraft kennen Sie Ihre Kunden natürlich am besten und wissen um die individuellen Betreuungsanforderungen. Überprüfen und aktualisieren Sie daher die Daten für die einzelnen Kunden unter Berücksichtigung folgender Punkte:
- Je exakter die Kundenadressen sind, desto genauer wird Ihr Zeitplan.
- Verwenden Sie die Eingabeoption Öffnungszeiten auch für den Fall, dass ein Kunde zwar durchgängig geöffnet hat, aber für Lieferantenbesuche ein Zeitfenster vorgesehen hat.
- Aus dem festgelegten Besuchsintervall und dem letzten Besuch errechnet portatour® die Dringlichkeit des Besuches. In den seltensten Fällen empfiehlt es sich, alle Kunden im gleichen Abstand zu besuchen. Nehmen Sie daher portatour® zum Anlass, die vorhandene Kundenklassifikation auf Plausibilität zu prüfen bzw. eine neue Klassifikation mit entsprechenden Besuchsintervallen zu erstellen.
- Geben Sie die geschätzte Besuchsdauer für Ihre Kunden ein. Überprüfen Sie die Angaben im Alltag und passen Sie diese gegebenenfalls an.
Verwenden Sie künftig den Salesforce-Kalender auch für Termine außerhalb der Besuchstätigkeit, wie z.B.:
- Geschäftliche Termine (Besprechungen im Büro, Werbemittel im Lager ausfassen,…)
- Erledigungen während des Tages (Arztbesuch, …)
- Treffpunkte nach Arbeitsschluss
Sie werden angenehm überrascht sein, wie viel Fahrzeit Ihnen die konsequente und lückenlose Nutzung Ihres Kalenders künftig spart.
Wir sind zuversichtlich, dass Sie mit vorliegendem Benutzerhandbuch über eine gute Orientierung und Einschulung zu portatour® verfügen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Salesforce Administrator. Sollten Sie darüber hinaus Anregungen für uns haben, so senden Sie diese an das portatour® Team unter support.hc@portatour.com .
Wir wünschen Ihnen, dass portatour® als täglicher Wegbegleiter nicht nur Ihre Arbeit erleichtert, sondern durch eine noch effektivere Kundenbetreuung auch mehr Umsatz bringt.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr portatour®-Team