Unter Administration > Übersicht > Einstellungen zur Synchronisierung legen Sie fest, welche Dynamics 365 Entitäten mit portatour® synchronisiert werden sollen, und ob eine automatische, periodische Synchronisierung erfolgen soll.
- Wählen Sie die Lizenz, für die Sie Einstellungen ändern möchten, durch Klick auf den Lizenznamen aus.
- Nehmen Sie Änderungen wie unten beschrieben passend zu Ihren Anforderungen vor.
- Speichern und schließen Sie das Formular, nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben.
Zu synchronisierende Datensätze
Im Abschnitt Zu synchronisierende Datensätze bestimmen Sie, welche Datensätze zwischen Dynamics 365 und den portatour® Servern synchronisiert werden. Siehe auch Überlegungen zur Konfiguration.
Zur Auswahl stehen folgende Entitäten:
- Firma
- Kontakt
- Lead
- Termin
Pro Entität wählen Sie zwischen folgenden Einstellungen:
- Nein: Datensätze dieser Entität werden nicht mit portatour® synchronisiert.
- Ja: Datensätze dieser Entität werden mit portatour® synchronisiert. Standardmäßig werden für einen Benutzer alle Datensätze synchronisiert, deren Besitzer er oder sie ist. Klicken Sie auf Filter bearbeiten um die Kriterien der zu synchronisierenden Datensätze und die Zuordnung der Datensätze zu einem Benutzer zu ändern (siehe unten Filter bearbeiten).
Filter bearbeiten
- Klicken Sie den Link Filter bearbeiten, um einen Filter für eine Entität zu bearbeiten. Es wird ein Formular mit einer von portatour® angelegten Dynamics 365 Ansicht geöffnet, zum Beispiel portatour Auto Activate ‚account‘ View.
- Wählen Sie Filterkriterien bearbeiten. Es wird ein Formular angezeigt, in dem Sie Filterkriterien erstellen, bearbeiten oder löschen können. Dieser Filter wählt Firmen aus Deutschland aus:
- Wählen Sie OK, um das Formular mit den Filterkriterien zu schließen.
- Speichern und schließen Sie das Formular mit der Ansicht für den Filter.
Letztes Besuchsdatum initialisieren
Im Abschnitt Letztes Besuchsdatum initialisieren haben Sie die Möglichkeit für alle zu synchronisierenden Kunden-Entitäten den Wert Letzter Besuch aus Daten von Ihrer Dynamics 365 Organisation zu initialisieren. Für jede zu synchronisierende Kunden-Entität, d.h. für jene Entitäten, für die unter Zu synchronisierende Datensätze Ja angehakt ist, existiert hier ein eigener Abschnitt.
Letzten Besuch initialisieren
Unter Letzten Besuch initialisieren wählen Sie aus, wann bzw. unter welchen Umständen das letzte Besuchsdatum in portatour® Anywhere mit Daten aus Dynamics 365 überschrieben werden soll. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Wählen Sie Niemals, wenn bei keinem Kunden ein Datum für den letzten Besuch in portatour® gesetzt werden soll bzw. wenn das Datum des letzten Besuchs in Dynamics nicht verfügbar ist.
- Bei der ersten Synchronisierung eines Datensatzes: Es wird genau einmal das Datum des letzten Besuchs von Dynamics nach portatour® übertragen. Wird später ein Datum in Dynamics nachgetragen, hat dies keine Auswirkung.
- Wählen Sie Wenn das 'Letzter Besuch'-Datum zu einem Datensatz in portatour® noch leer ist, wenn nur dann Daten aus Dynamics nach portatour® Anywhere übertragen werden sollen, wenn das "Letzter Besuch"-Feld in Anywhere leer ist. Auch wenn später Daten in Dynamics nachgetragen werden, werden mit dieser Option aktuellere Daten in Anywhere nicht unabsichtlich überschrieben.
- Wenn letztes Kundenbesuchsdatum in portatour® für einen Datensatz älter ist: Bei jeder Synchronisierung wird das letzte Besuchsdatum in portatour® mit jenem in Dynamics verglichen. Wählen Sie diese Option, wenn die Daten in portatour® Anywhere veraltet sind und Sie aktuellere Daten aus Dynamics einspielen möchten. Der Synchronisierungsvorgang unter dieser Option ist langsamer als mit Wenn das 'Letzter Besuch'-Datum zu einem Datensatz in portatour® noch leer ist.
- Wählen Sie Immer, wenn bei jeder Synchronisierung das letzte Besuchsdatum in portatour® Anywhere mit Daten aus Dynamics überschrieben werden soll. Verwenden Sie diese Option nur zum Testen.
Quelle des Datums für letzten Kundenbesuch wählen
Gibt es in Ihrer Dynamics-Organisation kein eigenes Feld für das letzte Besuchsdatum, ist es auch möglich, aus Aktivitäten mittels eines Filters das letzte Besuchsdatum herauszulesen und nach portatour® Anywhere zu übertragen. Wählen Sie jene Entität als Quelle, aus der das Datum des letzten Besuchs herausgelesen werden soll, z.B. Termin, Aufgabe oder eine benutzerdefinierte Entität (z.B. Besuchsbericht) Ihrer Organisation.
Verwenden Sie Termine für das letzte Besuchsdatum, verwenden Sie einfach die exemplarische Abfrage, die in Dynamics bereits vorausgefüllt ist. Ein Klick auf Abfrage bearbeiten zeigt die Ansicht mit Filter:
In diesem Fall wurde für Letzter Besuch jener Termin beim Kunden ausgewählt, der zuletzt innerhalb des letzten Jahres stattgefunden hat. Die Startzeit wurde auf Letzte 1 Jahre eingeschränkt.
Der Filter enthält eine Einschränkung auf eine exemplarische Firma – in diesem Fall Huber, Kai. Diese Einschränkung ist notwendig. portatour® adaptiert diese Einschränkung automatisch auf jede Firma, die synchronisiert wird. Es steht ihnen frei, welche Firma im Filter exemplarisch verwendet wird.
Die Ansicht muss genau eine Spalte mit Datumswerten enthalten. Weitere Spalten mit anderen Datentypen werden ignoriert. Um tatsächlich den letzten Termin zu erhalten, wird im Beispiel die Ansicht nach Startzeit absteigend sortiert. portatour® liest das Datum aus der ersten Ergebniszeile aus.
Folgend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine Abfrage für Aufgaben anzulegen, um das letzte Besuchsdatum auszulesen:
- Unter Quelle des Datums für letzten Kundenbesuch wählen Sie Aufgabe.
- Klicken Sie Abfrage bearbeiten. Ein neues Fenster zur Bearbeitung der Ansicht öffnet sich.
- Klicken Sie Filterkriterien bearbeiten.
- Erstellen Sie den Filter Bezug gleich exemplarische Firma. Wählen Sie das Feld, in dem der Firmenname steht.
- Erstellen Sie den Filter Betreff Enthält z.B. Besuch. Hier filtern Sie jene Aufgaben heraus, die wirklich ein Kundenbesuch waren.
- Klicken Sie OK.
- Klicken Sie Spalten hinzufügen. Ein Popup-Fenster öffnet sich.
- Haken Sie Fälligkeitsdatum an und klicken Sie OK.
- Klicken Sie Sortieren konfigurieren.
- Wählen Sie für Sortieren nach Fälligkeitsdatum: Absteigende Reihenfolge und bestätigen Sie mit OK.
- Speichern und schließen Sie die Abfrage.
- Durch Klick auf Überprüfen wird für die exemplarische Firma das ermittelte letzte Besuchsdatum ausgegeben. Prüfen Sie, ob dieses mit Ihrer Erwartung übereinstimmt. Korrigieren Sie gegebenenfalls die Abfrage.
Zusammenfassend die vier Anforderungen an die Ansicht, egal welche Entität Sie verwenden:
- Filterung auf einen exemplarischen Datensatz
- Filterung auf einen sinnvollen vergangenen Zeitraum, z.B. 'letzte 1 Jahre', keine zukünftigen Daten.
- Genau eine Spalte vom Typ 'Datum und Uhrzeit'
- Sortierung (meist Datum-Spalte absteigend)
Zu synchronisierende Adressen
Dynamics bietet mehrere Adressen pro Datensatz für Firmen, Kontakte und Leads. Wählen Sie unter Adresse 1, Adresse 2 oder Benutzerdefiniert jene Adresse aus, welche von Ihren Außendienstmitarbeitern besucht wird und somit von portatour® für die Besuchsplanung verwendet werden soll:
Wählen Sie Benutzerdefiniert, wenn Sie eigene Felder für die Besuchsadresse angelegt haben, und tragen Sie in alle Felder die entsprechenden Feldnamen ein:
Optionen
- Aktivieren Sie die Option Termine automatisch schließen, damit Termine in Dynamics 365 automatisch geschlossen werden, sobald sie in portatour® Anywhere als wahrgenommen gekennzeichnet werden.
- Die Standardeinstellung für 'Erforderliche Teilnehmer' für neue Termine befüllen ist Nein. Wählen Sie hier nur dann Ja, wenn für in portatour® erstellte Kundentermine bei Synchronisierung automatisch das Feld "Erforderliche Teilnehmer" in Dynamics 365 befüllt werden soll. Achtung: Dies führt zu automatischem E-Mail-Versand in Dynamics 365.
- Besuchsberichte, die Sie in portatour® Anywhere erstellen, werden in Dynamics 365 als Aufgaben oder Termine angelegt. Wählen Sie die dafür gewünschte Entität unter der Option Folgende Entität für Besuchsberichte verwenden.
- Aktivieren Sie die Option Besuchsberichte automatisch schließen, damit diese Aufgaben im Status geschlossen angelegt werden.
- Die Punkte Manuelle Synchronisierung durch den Benutzer ausführen als, Manuelle Synchronisierung durch den Administrator ausführen als und Periodische Synchronisierung ausführen als bestimmen, in welchem Kontext die Synchronisierung mit portatour® Anywhere technisch ablaufen soll: Als der betroffene Benutzer, als Administrator oder als SYSTEM. Wir empfehlen die Einstellung Benutzer, da dadurch dieser als Ersteller bei neuen Datensätzen in Dynamics 365 eingetragen wird. Sollte es durch die Umstellung bei der Synchronisation Fehler geben, stellen Sie sicher, dass der Benutzer über alle notwendigen Rechte verfügt.
- Unter Verhalten, wenn Änderungen aus portatour® Anywhere aufgrund fehlender Berechtigungen nicht verarbeitet werden können konfigurieren Sie das Verhalten während der Synchronisierung, wenn der ausführende Benutzer nicht über genügend Berechtigungen für eine Synchronisierung verfügt. Wählen Sie Synchronisierung abbrechen um erst die Berechtigungen anzupassen und danach die Synchronisierung wieder zu starten oder Änderungen verwerfen um die Synchronisierung ohne die vom betreffenden Benutzer getätigten Änderungen zu starten.
- Aktivieren Sie den Mehrbetreuermodus, wenn Ihre Gebiete von mehreren Außendienstmitarbeitern betreut werden.
Periodische Synchronisierung
Unter Periodische Synchronisierung konfigurieren Sie die Synchronisierung so, dass Daten zwischen Ihrer Dynamics 365 Organisation und den portatour® Servern automatisch periodisch synchronisiert werden:
- Schalten Sie die periodische Synchronisierung ein, indem Sie unter Aktiviert die Option Ja wählen.
- Unter Nächste Synchronisierung am geben Sie den Zeitpunkt der nächsten Synchronisierung an. Die Standardeinstellung ist 'jetzt in zwei Stunden', abgerundet auf die volle Stunde. Wählen Sie den für Sie passenden Zeitpunkt in der Zukunft.
- Unter Zeitspanne zwischen Synchronisierungen wählen Sie die Zeitspanne, die zwischen zwei aufeinanderfolgenden periodischen Synchronisierungen liegen soll.
Unter der Annahme, dass heute der 20.09.2023 ist, wäre eine typische Einstellung für die periodische Synchronisierung:
- Nächste Synchronisierung am: 22.09.2023, 3:00 Uhr
- Zeitspanne zwischen Synchronisierungen: 24 Stunden
Dadurch wird jede Nacht um 3:00 Uhr synchronisiert.
Automatische E-Mail mit Fehlerbericht
Für eine rasche Fehlerbehebung ist es möglich, dass portatour® automatisch E-Mails mit einem Fehlerbericht an Administratoren bzw. auch an portatour® versendet.
- An Hersteller: Wählen Sie Ja, wenn das portatour®-Team automatisch informiert werden soll. Wählen Sie Nein, wenn Sie das nicht möchten.
- An Administrator: Wählen Sie Ja, um ein oder mehrere Administratoren in Ihrem Unternehmen im Fehlerfall zu benachrichtigen.
- Administrator: Wählen Sie den bzw. die Administratoren, die die Benachrichtigung erhalten sollen.
- E-Mail-Absender: Wählen Sie aus, welcher Administrator als Absender der E-Mails aufscheinen soll.
- Ebene: Wählen Sie Fehler um nur im Falle von Fehlern automatische Fehlerberichte zu versenden. Wählen Sie Fehler und Warnungen um auch im Falle einer Warnung eine E-Mail zu versenden.