Para atualizar dados de clientes existentes:
- Inicie a importação de clientes como desejado via Clientes > Mais > Importar ou Opções > Importar dados > Clientes (ver Iniciar importação de clientes).
- Selecione o modo de importação desejado: Atualizar clientes ou Atualizar clientes incluindo exclusões (ver Selecionar modo de importação).
- Execute a atribuição de campos (ver atribuição de campos).
Na atribuição de campos, há adicionamente a atualização de colunas adicionais. Atente para o seguinte:
- A mesclagem de dados de clientes do arquivo de importação com clientes existentes é feita de acordo com um ou mais campos-chave que você pode determinar na atribuição de campos na linha correspondente na caixa de seleção:
Como campo-chave, é possível escolher, por exemplo, o número do cliente ou a ID externa (ver Campos-chave (IDs). O requisito para campo-chave é que esse deve ser exclusivo. Se você não tiver um campo exclusivo, marque vários campos como campo-chave, por exemplo, nome da empresa, rua e CEP. Nesse caso, a combinação desses campos deve ser exclusiva para um cliente. São permitidos no máximo oito campos-chave. Se o portatour® não encontrar nenhum cliente existente que corresponda à chave, um novo será criado.
Observação: se os dados de importação para o portatour® foram anteriormente exportados do formato de documento Open Office ou Excel (ver
Exportar clientes), todas as atribuição de campos estão prontas e as
ID externas das colunas e
ID Portatour serão usadas (ver
Campos-chave (IDs)).
- Para os outros campos atribuídos, determine na caixa de seleção se o valor atual do cliente deve ser mantido ou se deve ser substituído com o valor do arquivo de importação:
Se, por exemplo, para o cliente, apenas o intervalo de atendimento deve ser atualizado e todos os outros valores mantidos, selecione em intervalo de atendimento Substituir e para os outros campos Manter. Nesse caso, os outros campos serão apenas utilizados se for criado um novo cliente para o qual não haja um campo chave já existente.
- Para os campos Último atendimento e Última tentativa, está disponível adicionalmente manter e substituir no modo de atualização, e substituir se maior. Esses modos são úteis quando há entradas de visitas de clientes não apenas no portatour®, mas também em outros sistemas (por ex. sistema CRM) e periodicamente os dados do cliente são transmitidos para o portatour® .
De acordo com o caso, se na importação de clientes o dado é mais atual no portatour® ou no arquivo de importação, será considerada a última data de atendimento para a decisão de substituir ou manter o dado atual. Essa consideração é feita para cada cliente importando. Com isso, também evita-se que a última data de atendimento seja inadvertidamente substituída por uma antiga durante a importação. - Caso deseja atualizar apenas clientes existentes, basta que o arquivo de importação tenha a coluna-chave (por ex. número do cliente), além do campo a ser atualizado (por ex. intervalo de atendimento).
Como último passo antes de iniciar o processo de importação propriamente dito, você recebe um resumo de quantos clientes no arquivo de importação puderam ser atribuídos a clientes existentes. Verifique se esses valores correspondem à sua expectativa para identificar possíveis falhas na seleção de campos-chave (ver Previsualização e importação).
Para iniciar o processo de atualização, clique em Importar.
Dica: antes do processo de importação, é criado um ponto de restauração. Caso o processo de importação não tenha o resultado desejado, por exemplo, devido a uma falha de atribuição de campos, é possível redefinir para o ponto de recuperação criado (ver
Redefinição).
Dica: caso selecione vários campos como chave, os campos em branco contam como espaço reservado ('coringa'), ou seja, esses campos vazios não precisam corresponder. Isso permite, por exemplo, que um campo chave seja preenchido mais tarde, durante o processo de importação.