Para importar dados, ou seja, clientes, compromissos, tarefas ou relatórios, para múltiplos usuários ao mesmo tempo, você só precisa de um arquivo de importação com todos os dados dos representantes externos desejados. É importante que, em cada linha do arquivo, o representante externo correspondente esteja indicado em uma coluna separada – seja por meio do endereço de e-mail ou do número de matrícula de funcionário.
Para importar, siga as etapas a seguir:
- Acesse Espaço de trabalho Empresa, e vá para Opções > Importar dados e selecione a categoria desejada: Clientes, Compromissos, Tarefas ou Relatórios.
- Siga os passos indicados pelo Assistente de Importação, que são os mesmos para a importação de dados de clientes. Se já tiver salvo as configurações de importação, você pode usá-las (ver Download e utilização de configurações de importação).
- Na página Atribuição de usuários, selecione em Atribuição se a atribuição de usuários deve ser feita considerando o endereço de e-mail ou o número de matrícula de funcionário. Selecione em Coluna no arquivo a respectiva coluna no arquivo de importação.
- Verifique na página Seleção de usuários se o usuário desejado possui a quantidade de linhas importadas corretas.
- Verifique se os endereços de e-mail ou números de matrícula estão corretos no arquivo de importação e também no gerenciamento de usuários, caso a atribuição não tenha sido feita como esperado.
- Apague se necessário as marcas de importação em cada usuário que não desejar que sejam incluídos no processo.
- Os endereços de e-mail ou números de matrículas sem correspondência com usuário no portatour® serão marcados com não encontrado em Usuário no portatour®.
- Você obtém abaixo da tabela uma observação, caso haja um usuário criado no portatour® para o qual não haja informações no arquivo de importação.
- Siga os próximos passos do Assistente de Importação, que são semelhantes aos passos da importação individual (ver atribuição de campos).
- Ao final do processo do Assistente de Importação, você obtém uma prévia para o primeiro usuário. Verifique a correção dos dados.
- Decida como deseja prosseguir:
- Clique em Voltar se detectar algum problema na Previsualização e quiser alterar as configurações.
- Clique em Importar, caso esteja tudo correto na Previsualização e quiser importar tais dados para o usuário. O resultado da importação para esse usuário estará disponível no resumo. Em seguida, é exibida uma Previsualização para o próximo usuário.
- Clique em Ignorar se não quiser executar a importação para esse usuário e quiser seguir para a Previsualização para o próximo usuário.
- Clique em Importar todos os usuários se quiser executar o processo para todos os próximos usuários sem verificar uma Previsualização por usuário.
- Após o último usuário ou após a importação geral, é exibido um resumo total no qual você tem a possibilidade de Salvar as configurações de importação.
- Clique em Fechar para sair do Assistente de configuração e voltar para as opções para toda a organização.
Observe que:
- Se você optar por utilizar número de matrícula de funcionários, certifique-se de que esses dados estão realmente corretos na área de gerenciamento de usuários do portatour® para todos os usuários (ver Exibição da lista de usuários).
- Ao utilizar endereços de e-mail, verifique se estão corretamente grafados e correspondem aos dados.
- Se carregar um arquivo Excel ou ODS, todas as linhas devem estar em uma única planilha. A atribuição aos usuários deve ser feita por uma coluna (endereço de e-mail ou número de matrícula) conforme descrito acima, e não por planilhas separadas.
- Os limites de importação são 100.000 linhas e 30 MB para o arquivo de importação. Se esse valor for excedido, o processo será abortado. Nesse caso, divida manualmente o arquivo de importação em vários arquivos ou use nossos scripts de API para dividir e fazer upload automaticamente.
- Antes do processo de importação ser iniciado, é criado um ponto de restauração para toda a organização para todas as contas de usuários (ver ponto de restauração). Se o processo de importação levar a resultados indesejados, por exemplo, uma falha no arquivo de importação ou atribuição de campos incorreta, reverta para o ponto de restauração para toda a organização ou para todos os usuários, ou para um usuário específico. Leve em consideração que quaisquer dados inseridos durante o processo serão perdidos.
Mais informações
- Para saber como importar usuários, consulte Importar usuários.
- Para obter detalhes sobre o procedimento e atribuição de campos para as importações individuais, consulte
- Iniciar importação de clientes para a importação de clientes,
- Importar compromissos para a importação de compromissos,
- Importar tarefas para a importação de tarefas, e
- Importar relatórios para a importação de relatórios.