Para importar dados de clientes para mais de um usuário, você precisa apenas do arquivo de importação com todos os dados dos representantes externos desejados. O importante é que o arquivo contenha o representante externo em uma coluna separada para cada um de seus respectivos clientes, seja o endereço de e-mail ou número de matrícula de funcionário.
Para importar, siga as etapas a seguir:
- Acesse Espaço de trabalho Empresa, e vá para Opções > Importar dados e selecione a categoria desejada: Clientes, Compromissos, Tarefas ou Relatórios.
- Siga os passos indicados pelo Assistente de Importação, que são os mesmos para a importação de dados de clientes (para saber mais, veja Selecionar modo de importação). Se já tiver salvo as configurações de importação, você pode usá-las (ver Download e utilização de configurações de importação).
- Na página Atribuição de usuários, selecione em Atribuição se a atribuição de usuários deve ser feita considerando o endereço de e-mail ou o número de matrícula de funcionário. Selecione em Coluna no arquivo a respectiva coluna no arquivo de importação.
- Verifique na página Seleção de usuários se o usuário desejado possui a quantidade de linhas importadas corretas.
- Verifique se os endereços de e-mail ou números de matrícula estão corretos no arquivo de importação e também no gerenciamento de usuários, caso a atribuição não tenha sido feita como esperado.
- Apague se necessário as marcas de importação em cada usuário que não desejar que sejam incluídos no processo.
- Os endereços de e-mail ou números de matrículas sem correspondência com usuário no portatour® serão marcados com não encontrado em Usuário no portatour®.
- Você obtém abaixo da tabela uma observação, caso haja um usuário criado no portatour® para o qual não haja informações no arquivo de importação.
- Siga os próximos passos do Assistente de Importação, que são semelhantes aos passos da importação individual (ver atribuição de campos).
- Ao final do processo do Assistente de Importação, você obtém uma prévia para o primeiro usuário. Verifique a correção dos dados.
- Decida como deseja prosseguir:
- Clique em Voltar se detectar algum problema na Previsualização e quiser alterar as configurações.
- Clique em Importar, caso esteja tudo correto na Previsualização e quiser importar tais dados para o usuário. O resultado da importação para esse usuário estará disponível no resumo. Em seguida, é exibida uma Previsualização para o próximo usuário.
- Clique em Ignorar se não quiser executar a importação para esse usuário e quiser seguir para a Previsualização para o próximo usuário.
- Clique em Importar todos os usuários se quiser executar o processo para todos os próximos usuários sem verificar uma Previsualização por usuário.
- Após o último usuário ou após a importação geral, é exibido um resumo total no qual você tem a possibilidade de Salvar as configurações de importação.
- Clique em Fechar para sair do Assistente de configuração e voltar para as opções para toda a organização.
Observe que:
- Se você optar por utilizar número de matrícula de funcionários, certifique-se de que esses dados estão realmente corretos na área de gerenciamento de usuários do portatour® para todos os usuários (ver Exibição da lista de usuários).
- Ao utilizar endereços de e-mail, verifique se estão corretamente grafados e correspondem aos dados.
- Se carregar um arquivo Excel ou ODS, todas as linhas devem estar em uma única planilha. A atribuição aos usuários deve ser feita por uma coluna (endereço de e-mail ou número de matrícula) conforme descrito acima, e não por planilhas separadas.
- Os limites para a importação são de 100.000 linhas e 100 contas de usuário. Ultrapassar esse limite irá interromper o processo. Nesse caso, divida o arquivo de importação manualmente em partes ou use um script de API para automatizar o processo de divisão e carregamento dos dados.
- Antes do processo de importação ser iniciado, é criado um ponto de restauração para toda a organização para todas as contas de usuários (ver ponto de restauração). Se o processo de importação levar a resultados indesejados, por exemplo, uma falha no arquivo de importação ou atribuição de campos incorreta, reverta para o ponto de restauração para toda a organização ou para todos os usuários, ou para um usuário específico. Leve em consideração que quaisquer dados inseridos durante o processo serão perdidos.