Um bestehende Kunden zu aktualisieren:
- Starten Sie den Kundenimport wie gewohnt über Kunden > Mehr > Import oder Optionen > Daten importieren > Kunden (siehe Kundenimport starten).
- Wählen Sie den gewünschten Importmodus: Kunden aktualisieren oder Kunden aktualisieren inkl. Löschung (siehe Importmodus wählen).
- Führen Sie die Feldzuordnung durch (siehe auch Feldzuordnung).
Bei der Feldzuordnung gibt es die zusätzliche Spalte Aktualisierung. Bitte beachten Sie folgendes:
- Das Zusammenfinden von Kunden aus der Importdatei mit bereits bestehenden Kunden passiert anhand von einem oder mehreren Schlüsselfeldern, die Sie bei der Feldzuordnung in der entsprechenden Zeile in der Auswahlbox festlegen:
Als Schlüsselfeld bietet sich zum Beispiel die Kundennummer bzw. die externe ID an (siehe Schlüsselfelder (IDs)). Voraussetzung für das Schlüsselfeld ist dessen Eindeutigkeit. Wenn Sie kein eindeutiges Feld vorfinden, markieren Sie mehrere Felder als Schlüsselfeld – z.B. Firmenname, Straße und PLZ. In diesem Fall muss die Kombination aus diesen Feldern eindeutig für einen Kunden sein. Maximal 8 Schlüsselfelder sind zulässig. Wenn portatour® beim Aktualisierungsvorgang keinen bestehenden Kunden mit passendem Schlüssel vorfindet, wird ein neuer Kunde angelegt.
Hinweis: Wenn die Importdatei zuvor aus portatour® im Excel- oder Open-Document-Format exportiert wurde (siehe Kunden exportieren), sind bereits alle Feldzuordnungen für Sie erledigt und als Schlüsselfeld werden die eindeutigen Spalten Externe ID und Portatour ID verwendet (siehe Schlüsselfelder (IDs)).
- Bei den weiteren zugeordneten Feldern legen Sie in der Auswahlbox fest, ob der Wert des bestehenden Kunden beibehalten oder mit dem Wert der Importdatei überschrieben werden soll:
Wenn Sie z.B. bei Ihren Kunden nur das Besuchsintervall aktualisieren und alle anderen Werte beibehalten möchten, wählen Sie beim Besuchsintervall Überschreiben aus und bei den restlichen Feldern Beibehalten. Die weiteren Felder werden beim Import in diesem Fall nur dann verwendet, wenn der Kunde neu angelegt wird, da es keinen bestehenden Kunden mit dem passenden Schlüssel gibt.
- Für die Felder Letzter Besuch und Letzter Versuch steht zusätzlich zu Beibehalten und Überschreiben der Aktualisierungsmodus Überschreiben wenn größer zur Verfügung. Dieser Modus macht dann Sinn, wenn Sie Kundenbesuche nicht nur in portatour® sondern auch in anderen Systemen (z.B. CRM-System) eingeben und regelmäßig die Kundendaten nach portatour® übertragen.
Je nachdem, ob beim Kundenimport das letzte Besuchsdatum aus der Importdatei oder jenes in portatour® aktueller ist, wird das letzte Besuchsdatum überschrieben oder beibehalten. Dies wird für jeden zu importierenden Kunden einzeln bewertet. Dadurch wird auch verhindert, dass das letzte Besuchsdatum irrtümlich durch einen Import auf ein altes Datum zurückgesetzt wird. - Wenn Sie nur bestehende Kunden aktualisieren wollen, reicht es aus, dass Ihre Importdatei lediglich die Schlüsselspalte (z.B. Kundennummer) und das zu aktualisierende Feld (z.B. Besuchsintervall) enthält.
Als letzten Schritt vor dem Start des eigentlichen Importvorgangs erhalten Sie eine Zusammenfassung, wie viele Kunden der Importdatei existierenden Kunden zugeordnet werden können. Prüfen Sie, ob diese Zahl Ihrer Erwartung entspricht, um mögliche Fehler bei der Schlüsselfeldauswahl zu erkennen (siehe Vorschau und Import).
Den Aktualisierungsvorgang starten Sie mit Klick auf Importieren.
Hinweis: Vor dem Importvorgang wird ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Sollte der Importvorgang nicht zum gewünschten Ergebnis führen – z.B. aufgrund einer fehlerhaften Feldzuordnung – können Sie auf diesen Wiederherstellungspunkt zurücksetzen (siehe Wiederherstellung).
Hinweis: Wenn Sie mehrere Felder als Schlüssel gewählt haben, zählen leere Schlüsselfelder als Platzhalter („Wildcard“), d.h. diese leeren Felder müssen nicht übereinstimmen. Dieses Verhalten erlaubt zum Beispiel, dass Sie eines der Schlüsselfelder erst durch einen späteren Importvorgang befüllen.