Benutzerdefinierte portatour® Felder

Als benutzerdefinierte portatour® Felder werden Felder festgelegt, die zusätzlich zu den Standardfeldern in portatour® Anywhere angezeigt und bearbeitet werden können. Diese sind für die portatour® Entitäten Kunde, Termin und Bericht verfügbar. Für eine bessere Übersicht werden einzelne Felder in portatour® Anywhere in Gruppen zusammengefasst.

Um eine Liste mit Gruppen für benutzerdefinierte portatour® Felder anzuzeigen, gehen Sie zu Administration > Übersicht und klicken auf Benutzerdefinierte portatour® Felder.

Gruppe für benutzerdefinierte portatour® Felder erstellen

1. Klicken Sie auf Neu. Es wird ein Formular für die neue Gruppe angezeigt.
2. Klicken Sie unter Lizenz auf die Lupe, um die portatour® Lizenz auszuwählen, für die Sie die Gruppe erstellen möchten.
3. Geben Sie unter Beschriftung einen aussagekräftigen Gruppennamen ein. Dieser wird in portatour® Anywhere den Benutzern angezeigt und muss innerhalb der gewählten Entität eindeutig sein. Wählen Sie eine möglichst kurze Bezeichnung für eine klare Darstellung auf mobilen Geräten.
4. Die Sortierungsreihenfolge steuert die Reihenfolge, in der die Gruppen in portatour® Anywhere angezeigt werden. Eine Gruppe mit kleinerem Wert erscheint vor einer Gruppe mit größerem Wert.

5. Unter Entität wählen Sie die Entität aus, für die die neue Gruppe gelten soll. Zur Auswahl stehen:
   

   • Kunde (Firma): Das sind portatour® Kunden, die in Dynamics 365 Firmen entsprechen.
   • Kunde (Kontakt): Das sind portatour® Kunden, die in Dynamics 365 Kontakten entsprechen.
   • Kunde (Lead): Das sind portatour® Kunden, die in Dynamics 365 Leads entsprechen.
   • Termin: Das sind portatour® Termine. Diese entsprechen in Dynamics 365 ebenfalls Terminen.
   • Bericht (Aufgabe): Das sind portatour® Besuchsberichte bzw. Berichte für nicht zustande gekommene Besuche. Diese entsprechen in Dynamics 365 Aufgaben.
   • Bericht (Termin): Das sind portatour® Besuchsberichte bzw. Berichte für nicht zustande gekommene Besuche, die in Dynamics 365 Terminen entsprechen.
6. Speichern Sie die Gruppe.

Benutzerdefiniertes portatour® Feld hinzufügen

1. Öffnen Sie die Feldgruppe, für die Sie ein benutzerdefiniertes Feld erstellen möchten. Im unteren Bereich des Formulars wird eine Liste mit bereits aktiven benutzerdefinierten portatour® Feldern dieser Gruppe angezeigt.
2. Klicken Sie dort auf Benutzerdefiniertes portatour® Feld hinzufügen.
   Es wird ein Formular für das neue Feld angezeigt.
3. Die Sortierungsreihenfolge steuert die Reihenfolge, in der die Felder innerhalb der Gruppe angezeigt werden. Ein Feld mit kleinerem Wert erscheint vor einem Feld mit größerem Wert.
4. Unter Feldname stehen sämtliche Felder der ausgewählten Dynamics 365 Entität zur Auswahl, deren Datentyp von portatour® unterstützt wird.
   
5. Unter Datentyp sehen Sie den portatour® Datentyp, der dem Feld entspricht. Ändern Sie ihn, wenn gewünscht. Der Datentyp steuert die Art der Ausgabe und Eingabe in portatour® Anywhere.

6. Mit Modus steuern Sie, ob das Feld in portatour® Anywhere

   • schreibgeschützt ist (Nur Lesezugriff),
   • beschreibbar ist (Beschreibbar),
   • im Fenster für die Neuanlage eines Datensatzes angezeigt wird (Beschreibbar & Auf Erstellen-Formular anzeigen), oder
   • das Feld bei Neuanlage eines Datensatzes ein Pflichtfeld ist (Beschreibbar & Auf Erstellen-Formular anzeigen & Erforderlich).
7. Unter In Kundennamen anzeigen wählen Sie Ja, um das Feld in Klammer an den Kundennamen angehängt anzeigen zu lassen. Nutzen Sie diese Möglichkeit für wichtige Kundeninformationen, die die Benutzer überall sehen sollen, z.B. die Kategorie.
8. Speichern und schließen Sie.

Hinweise zum Erstellen von benutzerdefinierten portatour® Feldern

• Manche Dynamics-Felder erscheinen nicht in der Auswahlbox. Mögliche Gründe dafür sind:
  • Das Feld kann aufgrund des Typs nicht hinzugefügt werden. Dies gilt z.B. für Beziehungsfelder.
  • Das Feld muss in Dynamics als durchsuchbar angelegt sein. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrem Dynamics 365 Administrator.
• Manche Felder können nicht als beschreibbar markiert werden. Mögliche Gründe dafür sind:
  • Das Feld ist in Dynamics 365 nur lesbar, z.B. Erstelldatum.
  • Das Feld ist aufgrund des Datentyps in portatour® Anywhere nicht bearbeitbar.
• Wählen Sie die Felder mit Bedacht. Mit wachsender Anzahl der konfigurierten Felder steigt die Datenmenge, die an die portatour® Server gesendet wird. Dies beeinflusst die Geschwindigkeit der Synchronisierung.
• Wählen Sie keine Felder, deren Bedeutung sich mit den portatour® Entitäten überschneidet, z.B. 'Firmenname' bei Firmen.
• Die hier festgelegten benutzerdefinierten Felder werden abhängig von den Rechten der einzelnen portatour® Benutzer angepasst. Hat ein Benutzer in Dynamics 365 kein Änderungsrecht auf ein Feld, wird die Bearbeitung des Feldes in portatour® Anywhere nicht zugelassen. Hat ein Benutzer kein Leserecht auf ein Feld, wird das Feld in portatour® Anywhere nicht angezeigt.

Link

Beim Datentyp Link entscheiden Sie, ob die URL versteckt dargestellt werden soll oder nicht: Falls Sie sich für URL verstecken entscheiden, wird nicht die eigentliche Adresse sondern ein „Öffne“-Link dargestellt. Durch Klick auf Öffne Link wird dieser in einem separaten Browser-Fenster geöffnet. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um z.B. lange URLs in portatour® Anywhere für die Benutzer schön darzustellen. 

Handelt es sich um einen CRM-Link, können Sie hier auch die Link-Vorlage bearbeiten. Diese steuert, in welcher Form der Link in portatour® Anywhere angezeigt wird. Die vorgegebene Vorlage erzeugt Links, die den Zieldatensatz im Dynamics Standard-Formular öffnet. Passen Sie die Vorlage an, um beispielsweise ein spezielles Dynamics Formular zu öffnen. Die Platzhalter {etn} und {id} werden durch den logischen Namen der Zielentität und der ID des Zieldatensatzes ersetzt.

Auswahl und Mehrfachauswahl

Wollen Sie keine freie Texteingabe erlauben, sondern konkrete Auswahlmöglichkeiten zum Befüllen eines Feldes vorgeben, dann verwenden Sie Felder vom Typ Optionssatz für Auswahl bzw. MultiSelect-Optionssatz für Mehrfachauswahl.

Die zur Auswahl stehenden Optionen werden direkt beim Feld in Dynamics 365 hinterlegt (Einstellungen > Anpassungen > System anpassen); fragen Sie gegebenenfalls Ihren Dynamics 365 Administrator.

Externe Dateien

Um das Hochladen externer Dateien, wie z.B. Fotos, Excel-Dateien oder PDF-Dokumente zu ermöglichen, wählen Sie Felder vom Datentyp Externe Datei bzw. Externe Dateien. Die hochgeladenen Dateien werden nicht auf den portatour® Servern gespeichert, sondern Sie legen bei der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes fest, auf welchem Server und in welchem Verzeichnis die Dateien landen sollen. Der Server muss das WebDAV-Protokoll unterstützen und über Internet erreichbar sein. Via https wird die Datenübertragung SSL-verschlüsselt, mit dem von Ihnen angegebenen Benutzernamen und Passwort authentifiziert sich portatour® vor der Datenübermittlung beim Server.

Wenn Sie selbst keinen WebDAV-Server betreiben wollen, gibt es im Internet eine Vielzahl von Anbietern, die Cloud-Speicher mit WebDAV-Zugriff zur Verfügung stellen und die Bedürfnisse von Einzelbenutzern bis hin zu Großunternehmen abdecken. Die Einrichtung ist meist in wenigen Minuten erledigt. Suchen Sie nach 'Cloud Speicher' bzw. 'Online Speicher' und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Anbieter WebDAV unterstützt.

Einige technische Hinweise zum Datei-Upload:

• Der Datentyp Externe Datei erlaubt das Hochladen von genau einer Datei in diesem Feld. Das Dynamics Feld muss ein Feld vom Datentyp Einzelne Textzeile sein und eine Mindestlänge von 255 Zeichen aufweisen.
• Der Datentyp Externe Dateien erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in diesem Feld. Das Dynamics Feld muss ein Feld vom Datentyp Mehrere Textzeilen sein und eine Mindestlänge von 255 Zeichen aufweisen.
• Die maximale Größe pro hochgeladener Datei beträgt 10 MB.
• Das Hochladen von Dateien zu Besuchsberichten ist im Offline-Modus nicht möglich. Etwaige Dateien zu Berichten sind nachträglich im Online-Modus zu ergänzen.
• Die Dateien werden am Server automatisch in Unterverzeichnisse gespeichert – und zwar pro Benutzer und pro Tag ein Verzeichnis. Die Dateinamen werden automatisch generiert und enthalten den Kundennamen und eine eindeutige ID.
• Wenn Sie Besuchsberichte als Excel oder CSV exportieren und zu diesen Besuchsberichten Dateien hochgeladen wurden, finden Sie die jeweiligen Verzeichnis- und Dateinamen in der exportierten Datei wieder. Das gleiche gilt für Kundenexport und Terminexport.
• Auf iPhones und iPads ist nur Foto-Upload möglich – keine sonstigen Dateien. Dies ist keine Einschränkung von portatour®, sondern vom Gerät selbst.
• Der Speicherplatz am WebDAV-Server liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Wenn Sie dort Dateien löschen, verschieben oder umbenennen, werden diese Dateien von portatour® nicht mehr gefunden.

Weitere Informationen

• Welche Zugangsdaten brauche ich für die Konfiguration von externen Dateien mittels WebDAV?

• Mit welchen WebDAV-Servern arbeitet portatour® zusammen?

• Warum sind auf meinem WebDAV-Server Dateien, die in portatour® nicht sichtbar sind?