Das folgende Beispiel zeigt, wie mithilfe eines Dynamics CRM Workflows das portatour® Besuchsintervall für Firmen dynamisch berechnet werden kann.
Das Besuchsintervall wird vom Workflow abhängig vom Jahresumsatz berechnet und in einem benutzerdefinierten Feld gespeichert:
| Jahresumsatz | Besuchsintervall |
| Keine Daten | 0 Tage* |
| €0 bis €10.000 | 90 Tage |
| €10.000 bis €100.000 | 60 Tage |
| Größer als €100.000 | 30 Tage |
*) 0 Tage bedeutet: "Diesen Kunden nicht regelmäßig besuchen".
Der Workflow soll ausgeführt werden, wenn:
- Eine neue Firma erstellt wird.
- Sich das Feld Jahresumsatz einer Firma ändert.
- Das Besuchsintervall für eine bestehende Firma einmalig initialisiert wird.
Feld erstellen
Das berechnete Besuchsintervall wird in einem benutzerdefinierten Feld der Entität Firma gespeichert.
Navigieren Sie zu Einstellungen – Anpassung – Anpassungen - System anpassen oder erstellen Sie eine eigene Lösung für dieses Beispiel (Einstellungen – Anpassung – Lösungen – Neu) und öffnen Sie diese Lösung.
Navigieren Sie zu Komponenten – Entitäten.
Wählen Sie die Entität Firma.
Wenn die Entität Firma nicht angezeigt wird, wählen Sie Vorhandenes Element hinzufügen und wählen Firma. Im Fenster Fehlende erforderliche Komponente wählen Sie Nein, erforderliche Komponenten nicht einschließen.
Im Komponentenbaum links wählen Sie unter der Entität Firma den Punkt Felder.
Wählen Sie Neu und erstellen Sie folgendes Feld:
| Anzeigename | Calculated Call Interval |
| Name | new_CalculatedCallInterval |
| Typ | Ganze Zahl |
| Minimalwert | 0 |
| Maximalwert | 730 |
Speichern und Schließen Sie das Feld.
Wählen Sie im Fenster der Lösung Alle Anpassungen veröffentlichen.
Workflow erstellen
Wählen Sie im Komponentenbaum links Prozesse und klicken Sie auf Neu.
Geben Sie folgende Einstellungen ein:
| Prozessname | Calculate Call Interval |
| Entität | Firma |
| Kategorie | Workflow |
| Typ | Neuer leerer Prozess |
Klicken Sie auf OK.
Es wird ein Fenster angezeigt, in dem der gerade erstellte Workflow bearbeitet werden kann.
Wählen Sie folgende Einstellungen:
| Aktivieren als | Prozess |
| Zur Ausführung verfügbar | ✓ Als bedarfsabhängiger Prozess |
| Bereich | Organisation |
| Starten bei | ✓ Datensatz wird erstellt
✓ Datensatzfelder werden geändert |
Klicken Sie unter 'Datensatzfelder werden geändert' auf Auswählen und wählen Sie das Feld Jahresumsatz.
Die folgenden Punkte müssen insgesamt 4mal durchgeführt werden. Das erste Mal wählen Sie die im Text angegeben Einstellungen. Die übrigen Male wählen Sie die Einstellungen, die weiter unten angeführt sind.
Klicken Sie auf Schritt hinzufügen im unteren Bereich des Fensters und wählen Sie Überprüfungsbedingung.
Geben Sie als Name des Schrittes Neukunde ein.
Klicken Sie auf <Bedingung> (zum Konfigurieren klicken)
Geben Sie folgende Bedingung ein: Firma – Jahresumsatz – Enthält keine Daten
Speichern und Schließen Sie die Bedingung
Klicken Sie auf Wählen Sie diese Zeile aus, und klicken Sie auf 'Schritt hinzufügen'.
Klicken Sie auf Schritt hinzufügen und wählen Sie Datensatz aktualisieren.
Geben Sie als Name des Schrittes Besuchsintervall: 0 Tage ein.
Wählen Sie in diesem Schritt Aktualisieren – Firma.
Klicken Sie auf Eigenschaften festlegen.
Es wird ein Formular mit allen Feldern der Entität Firma angezeigt. Suchen Sie das Feld Calculated Call Intervall und geben Sie dort den Wert 0 ein.
Speicher und Schließen Sie das Formular mit den Feldern der Firma.
Wiederholen Sie die Punkte oben mit folgenden Einstellungen:
Wiederholung 1:
- Schritt: Überprüfungsbedingung
- Name: Jahresumsatz bis €10.000
- Bedingung: Firma – Jahresumsatz – Ist kleiner als – 10.000,00
- Schritt: Datensatz aktualisieren
- Name: Besuchsintervall: 90 Tage
- Wert für das Feld Calculated Call Intervall: 90
Wiederholung 2:
- Schritt: Überprüfungsbedingung
- Name: Jahresumsatz von €10.000 bis €100.000
- Bedingung:
- Firma – Jahresumsatz – Ist größer oder gleich – 10.000,00
- Firma – Jahresumsatz – Ist kleiner als – 100.000,00
- Schritt: Datensatz aktualisieren
- Name: Besuchsintervall: 60 Tage
- Wert für das Feld Calculated Call Intervall: 60
Wiederholung 3:
- Schritt: Überprüfungsbedingung
- Name: Jahresumsatz ab €100.000
- Bedingung: Firma – Jahresumsatz – Ist größer oder gleich – 100.000,00
- Schritt: Datensatz aktualisieren
- Name: Besuchsintervall: 30 Tage
- Wert für das Feld Calculated Call Intervall: 30
Speichern Sie den Workflow.
Aktivieren Sie den Workflow über die Schaltfläche Aktivieren im Menü.
Die folgende Abbildung zeigt den fertigen Workflow.
Initialisierung bestehender Firmen
Der Workflow zur Berechnung des Besuchsintervalls wird für eine Firma ausgeführt, sobald sie neu angelegt oder das Feld Jahresumsatz geändert wird.
Um das berechnete Besuchsintervall für bestehende Firmen abhängig vom Jahresumsatz zu initialisieren, führen Sie den Workflow manuell für alle Firmen aus.
Öffnen Sie eine Ansicht, die alle Firmen enthält, die initialisiert werden sollen.
- Möglichkeit 1: Navigieren Sie zu Arbeitsplatz – Firmen und wählen Sie die gewünschte Ansicht.
- Möglichkeit 2: Öffnen Sie die erweiterte Suche und suchen Sie nach allen Firmen, die initialisiert werden sollen.
Markieren Sie alle Datensätze auf der ersten Seite der Ansicht oder Suche.
Klicken Sie im Menü auf Workflow ausführen, wählen Sie den Workflow Calculate Call Interval und bestätigen Sie die Ausführung des Workflows.
Nachdem der Workflow für alle Firmen gestartet wurde, navigieren Sie zur nächsten Seite der Ansicht und starten Sie erneut den Workflow für alle Firmen auf der Seite.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis der Workflow für alle Firmen gestartet wurde.
Da Workflows in Dynamics CRM asynchron ausgeführt, dauert es in der Regel einige Sekunden oder Minuten, bis die Initialisierung aller Firmen abgeschlossen ist.
Auswahl des Feldes in den unternehmensweiten Einstellungen
Damit portatour® das neue Feld new_CalculatedCallInterval für die Besuchsplanung verwendet, muss das Feld in den unternehmensweiten Einstellungen ausgewählt werden.
Navigieren Sie in Dynamics CRM zu Einstellungen – portatour® – Administration – Unternehmensweite Einstellungen und dort zum Abschnitt Besuchseinstellungen.
Bei Besuchsintervall entfernen Sie das Häkchen bei Standard und wählen Berechnet.
Unter Feld für Firma wählen Sie Calculated Call Interval.
Speichern und schließen Sie das Fenster.