Berichtswesen – portatour® Help Center

Unter Optionen > Berichtswesen nehmen Sie Einstellungen für die Besuchsberichte vor (siehe auch Kundenbesuche und andere Aktivitäten protokollieren):

Berichte erfassen

Besuchsberichte

In der Auswahlbox Besuchsberichte wählen Sie aus, ob Sie portatour® beim Eintragen eines Besuchs bei einem Kunden (Klick auf Jetzt besucht) automatisch zur Eingabe eines Besuchsberichts auffordern soll. Sie haben die Auswahl zwischen Nicht automatisch anlegen, Jedes Mal nachfragen, Automatisch öffnen und Automatisch anlegen. Bitte beachten Sie, dass im portatour® Report nur Besuche dargestellt und ausgewertet werden, die zuvor durch einen Besuchsbericht erfasst wurden.

Falls nicht angetroffen

Falls Sie auch erfolglose Besuchsversuche, bei denen kein Ansprechpartner angetroffen wurde, mittels Bericht erfassen und in den portatour® Report aufnehmen wollen, wählen Sie in der Auswahlbox falls nicht angetroffen den Punkt Jedes Mal nachfragen, Automatisch öffnen oder Automatisch anlegen.

Hinweis: Wählen Sie Automatisch anlegen, sind keine zusätzlichen manuellen Eingaben im Bericht möglich. Es wird ein „leerer“ Bericht erstellt. Pflichtfelder werden ignoriert. Weiters ist in diesem Modus maximal ein Besuchsbericht pro Kunde und Kalendertag möglich. Dies dient zur Vermeidung von unbeabsichtigten Doubletten, wenn irrtümlich mehrmals bei einem Kunden auf Jetzt besucht geklickt wird.

Besuchszeiten

In der Auswahlbox Besuchszeiten legen Sie fest, ob bei der Protokollierung von Besuchen lediglich das Datum oder zusätzlich auch die Uhrzeit des Besuchs gespeichert werden soll. Berücksichtigen Sie, dass ohne Uhrzeit manche Auswertungen im portatour® Report nicht möglich sind.

Geotags

Geotagging ist standardmäßig ausgeschaltet. Um die Funktion zu nutzen, schalten Sie in der Auswahlbox Geotags von Ausgeschaltet auf Optional hinzufügen oder Automatisch hinzufügen um (Details zu Geotags finden Sie unter Optionales Geotagging für Besuchsberichte).

Besuchsintervall

Stellen Sie Besuchsintervall auf Im Besuchsbericht anpassbar um, wenn Sie oft direkt nach dem Besuch das Besuchsintervall anpassen möchten. Direkt bei der Eingabe von neuen Besuchsberichten haben Sie dann im Besuchsbericht unter Nächster Besuch die Möglichkeit zur Bearbeitung des Besuchsintervalls des Kunden.

Das geänderte Besuchsintervall wird dauerhaft in den Planungsparametern des Kunden hinterlegt - die Änderung im Besuchsbericht ist also mit der Bearbeitung der Planungsparameter des Kunden gleichzusetzen (siehe Planungsparameter bearbeiten).

Zu beachten:

Bei Firmenzugängen kann diese Funktion durch den Administrator eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn Benutzer nicht die Berechtigung zum Ändern von Planungsparametern der Kunden oder keine Berechtigung zum Ändern von Berichtseinstellungen haben.
Das Besuchsintervall kann nur bei Berichten geändert werden, bei deren Anlage das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert wird – d.h. „Besuch“ und „Telefonat statt Besuch“ (siehe dafür auch Kundenbesuche und andere Aktivitäten protokollieren).

Berichte für Aufgaben

Unter Berichte für Aufgaben bestimmen Sie, ob Sie auch für Aufgaben Berichte erstellen wollen oder nicht. Analog zu den Besuchsberichten haben Sie hier die Auswahlmöglichkeiten Nicht automatisch anlegen, Jedes Mal nachfragen, Automatisch öffnen und Automatisch anlegen.

Hinweis: Passen Sie die Felder der Berichte unter Optionen > Benutzerdefinierte Felder an Ihre Bedürfnisse an (siehe Benutzerdefinierte Felder Übersicht).

Berichte extern erfassen

Alle Details zur Konfiguration der externen Berichtserfassung erhalten Sie unter Externe Berichtserfassung konfigurieren.

Hinweis für Administratoren: Diese Einstellungen können in den Firmenoptionen als Firmenstandard für alle Benutzer festgelegt werden (siehe Firmenweite Einstellungen und ihre Auswirkungen). Die Benutzer können diese, wie hier beschrieben, individuell überschreiben.