Firmenweite Einstellungen und ihre Auswirkungen

Klicken Sie im Arbeitsbereich Firma oben im Hauptmenü auf Optionen, um die Firmenoptionen zu öffnen.

Benutzerstandards und Besuchsstandards

Die Einstellungen unter Benutzerstandards und Besuchsstandards bilden in portatour® die Grundlagen für die Erstellung der Tourenpläne und die Analyse und Optimierung von Gebieten. Entsprechend der Praxis aus Ihrer Vertriebsorganisation werden hier die Parameter Arbeitszeiten, Pause und Übernachtung sowie Planungsparameter der Kunden, Öffnungszeiten der Kunden und Berichtswesen festgelegt.

Die Konfiguration dieser Parameter ist hierarchisch aufgebaut. Es gibt drei Ebenen:

1. Ihre Firmenoptionen stehen auf oberster Ebene und gelten als firmenweite Standardwerte für alle Benutzer. Anfangs sind diese mit portatour® Werkseinstellungen initialisiert. Als Administrator passen Sie die firmenweiten Einstellungen an die Vorgaben Ihres Unternehmens an. Sie sehen im jeweiligen Popup-Fenster den Hinweis Sie bearbeiten den Firmenstandard.
   Ein Beispiel:
   
2. Benutzer selbst können in ihrem Arbeitsbereich bei Bedarf andere Werte in den eigenen Optionen wählen und damit die firmenweiten Einstellungen überschreiben. Die Kombination aus firmenweiten Einstellungen und angepassten Benutzereinstellungen gibt die Standardwerte für alle Kunden vor, die einem Benutzer zugeordnet sind.
3. Auf unterster Ebene stehen individuelle Besuchseinstellungen der einzelnen Kunden in portatour®. Auf der jeweiligen Kundendetailseite können die Besuchseinstellungen nochmals einzeln abgeändert werden (siehe Planungsparameter bearbeiten).

Firma

Unter Firma finden Sie folgende Funktionen:

• Benutzer verwalten führt Sie, so wie der Hauptmenüpunkt Benutzer, zur Benutzerliste (siehe Benutzerliste anzeigen).
• Mit Report anfordern laden Sie den firmenweiten portatour® Report (siehe portatour® Report firmenweit oder für Benutzergruppen anfordern).
• In den Programmeinstellungen passen Sie die Anzeige von portatour® an (siehe Firmenweite Programmeinstellungen).

Sicherheit

Nutzen Sie die Funktionen im Abschnitt Sicherheit, um Zugriffsrechte einzuschränken und sicherzustellen, dass Daten nur von berechtigten Personen geändert oder gelöscht werden können.

• Berechtigungen legen fest, ab welcher Berechtigungsstufe verschiedene Funktionen in portatour® zugänglich sind (siehe Berechtigungen verwalten).
• Haben Sie strengere Unternehmensvorgaben bzgl. Passwörter, dann bestimmen Sie diese unter Passwortrichtlinie (siehe Passwortrichtlinie festlegen).
• Benutzergruppen stehen ab 10 Benutzern zur Verfügung. Sie ermöglichen Einschränkungen der Zugriffsrechte für Supervisoren (siehe Benutzergruppen aktivieren und deaktivieren).
• Unter IP-basierte Zugriffsbeschränkungen haben Sie die Möglichkeit, bestimmte IP-Adressen bzw. IP-Bereiche einzugeben, um den Zugriff auf portatour® nur von diesen aus zu erlauben (siehe IP-basierte Zugriffsbeschränkungen festlegen).

Schnittstellen

portatour® bietet verschiedene Schnittstellen und Funktionen für einen automatisierten Import und Export sowie für eine Datenanalyse.

• Wollen Sie die Kunden- und Besuchsdaten Ihrer Außendienstmitarbeiter in Excel oder einem anderen Business Intelligence (BI) System analysieren? portatour® stellt mit dem OData-Feed einen einfachen Weg zur Verfügung, über den Sie alle Daten in Excel importieren und abonnieren. Klicken Sie auf Excel Datenanalyse für weitere Informationen und die Einrichtungsschritte. Sehen Sie sich auch unser Video zur Einrichtung an: Einrichtung der OData-Schnittstelle in Excel zu portatour®.
• Werden Ihre Kundendaten in einem beliebigen CRM/ERP-System oder in einer mobilen Außendienst-App verwaltet, nutzen Sie die Import-/Export- und Automations-Funktionen der portatour® API. Unter API finden Sie das Handbuch für Entwickler.

Datenmanagement

Im Abschnitt Datenmanagement finden Sie alle Funktionen, die Ihre Daten in portatour® betreffen: Import, Export, Wiederherstellung, benutzerdefinierte Felder.

• Legen Sie unter Benutzerdefinierte Felder weitere Felder an, um das Kundendetailblatt oder die Besuchsberichte an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen (siehe Benutzerdefinierte Felder Übersicht und Dynamische Felder für Besuchsberichte anlegen).
• Haben Sie in Ihrem portatour® Firmenzugang Benutzer, die portatour® in unterschiedlichen Sprachen verwenden, dann übersetzen Sie unter Übersetzungen benutzerdefinierte Felder und gespeicherte Suchen (siehe dazu auch unseren Blog-Artikel Benutzerdefinierte Felder und gespeicherte Suchen in andere Sprachen übersetzen).
• Klicken Sie auf Daten importieren, um Daten für Ihre Benutzer manuell zu importieren (siehe Daten für mehrere Benutzer gleichzeitig importieren).
• Um weitere Importvorgänge zu beschleunigen, sind die Importeinstellungen hilfreich (siehe Importeinstellungen herunterladen und verwenden).
• Daten exportieren erlaubt einen Export Ihrer Daten als Excel oder CSV-Datei (siehe Daten exportieren).
• portatour® erstellt automatisch Sicherungen Ihres kompletten Datenbestandes. Dies geschieht jedes Mal, wenn Sie Aktionen durchführen, die eine größere Anzahl an Datensätzen betreffen. Zusätzlich wird einmal täglich eine Sicherung erstellt, sofern Sie portatour® an diesem Tag verwendet haben. Sollten Sie nun bemerken, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, nutzen Sie die Option Wiederherstellung (siehe Wiederherstellung).

portatour

Unter Über erhalten Sie rechtliche Informationen zu portatour® und der Nutzungslizenz Ihres Unternehmens (siehe Über portatour®).