Im Abschnitt Planungsparameter auf der Kundendetailseite definieren Sie, ob und wie der Kunde durch portatour® standardmäßig bei der Besuchstourenplanung berücksichtigt wird, wenn Sie nicht unter Nächster Besuch (siehe Nächster Besuch) oder Neuer Termin (siehe Kommende Termine) abweichende Vorgaben machen.
Diese Einstellungen lassen sich ändern, indem Sie auf das Bearbeiten-Symbol klicken. Es öffnet sich die Bearbeitungsseite:
Wenn Sie bei einzelnen Planungsparametern jene Vorgaben verwenden wollen, die in den portatour® Optionen (siehe Planungsparameter der Kunden) eingestellt sind (="Standard"-Werte), wählen Sie in den Auswahlboxen den Eintrag Standard aus.
Besuchsintervall
Mit Hilfe des Besuchsintervalls in Tagen legen Sie die Besuchsfrequenz für Ihre Kunden fest. Wählen Sie in der Auswahlbox entweder eines der vorgeschlagenen Intervalle oder tragen Sie selbst einen Wert zwischen 7 und 730 Tagen ein (d.h. zwischen wöchentlich und 2-jährlich). Die manuelle Eingabe einer Zahl erreichen Sie, wenn Sie in der Auswahlbox den untersten Eintrag Eingeben... wählen. Die Auswahlbox weicht einem Eingabefeld:
Wenn Sie den Kunden nicht regelmäßig besuchen möchten, stellen Sie das Besuchsintervall auf Keines. Sollten Sie den Kunden dann im Bedarfsfall doch besuchen wollen, müssen Sie sich manuell mittels Vormerkung oder Termin um die Einplanung kümmern (siehe Vormerkungen).
Wird Ihnen durch eine Integration mit anderen Systemen ein automatisch berechnetes Besuchsintervall zur Verfügung gestellt – z.B. anhand der Umsatzstärke des Kunden – stellen Sie auf berechnet um, um dieses zu verwenden.
Automatische / Manuelle Planung
Kunden mit automatischer Planung werden von portatour® entsprechend der Besuchsfälligkeit bei der Planung automatisch berücksichtigt. Für die Fälligkeit ermittelt portatour® dazu den Zeitraum zwischen letztem Besuch und dem aktuellen Datum und vergleicht diesen mit dem vorgegebenen Besuchsintervall.
Wird die Planung auf Manuell gestellt, werden Kunden nur dann im Besuchsplan berücksichtigt, wenn Sie für diese Kunden einen Termin erstellt haben (siehe Kommende Termine) oder die Kunden für den Besuchsplan vormerken (siehe Vormerkungen). portatour® erinnert Sie bei Fälligkeit daran, dies zu tun (siehe Erinnerungen).
Intervalleinhaltung
Die Einstellung Normal funktioniert gut, wenn Ihr Betreuungsgebiet richtig dimensioniert ist, d.h. es realistisch zu schaffen ist, alle Kunden im gewünschten Besuchsintervall unter Berücksichtigung der Fahrzeiten während Ihrer Arbeitstage zu besuchen.
Ist Ihr Gebiet überdimensioniert (d.h. zu viele Kunden oder zu kurze Besuchsintervalle), dann ist es nicht mehr möglich, die eingestellten Besuchsintervalle der Kunden einzuhalten. Die Besuche erfolgen verspätet. portatour® wahrt allerdings die Verhältnisse, d.h. ein 30-Tages-Kunde wird weiterhin doppelt so oft besucht wie ein 60-Tages-Kunde, nur eben nicht alle 30 Tage sondern erst später.
Mit der Einstellung Bevorzugt haben Sie die Möglichkeit, eine Überschreitung des Besuchsintervalls bei diesem Kunden zu vermeiden - auch dann, wenn Ihr Gebiet überdimensioniert ist. portatour® kümmert sich um die Erstellung einer 'internen Vormerkung', sobald das Besuchsintervall erreicht wurde.
Zwei wichtige Hinweise zu dieser Einstellung:
- Gehen Sie sparsam damit um! Stellen Sie Bevorzugt nur bei Ihren wichtigsten Kunden ein, wo Sie keine Verspätung des Besuchs tolerieren. Als Daumenregel empfehlen wir maximal 20% Ihrer regelmäßig zu besuchenden Kunden. Wenn Sie zu viele Kunden bevorzugen, geht der gewünschte Effekt verloren, da zu viele Vormerkungen ohnehin nicht im Besuchsplan Platz finden. Zusätzlich rückt die Fahrstreckenoptimierung in den Hintergrund.
- Sorgen Sie vorher dafür, dass Ihr Gebiet richtig dimensioniert ist! Fordern Sie dazu den portatour® Report an. Im Abschnitt 'Kundenstruktur' finden Sie die 'Notwendigen Besuche pro Tag, um Besuchsintervalle einzuhalten'. Stimmt dieser Wert nicht mit der Realität überein, passen Sie Kundenanzahl oder Besuchsintervalle an (siehe Beschreibung des Inhalts).
Besuchsdauer
Wählen Sie hier die durchschnittliche Dauer eines Besuchs bei diesem Kunden. Die manuelle Eingabe erfolgt analog zum Besuchsintervall. Der Wert muss zwischen 1 Minute und 480 Minuten liegen. Berücksichtigen Sie bei der Angabe neben der Dauer des Kundengesprächs auch die Zeit für Parkplatzsuche, Besuchsvorbereitung, Gehzeit vom Auto zum Kunden, etwaige An- und Abmeldeformalitäten sowie Wartezeiten.
Planungseinschränkung
Soll ein Kunde von zwei oder mehreren Außendienstmitarbeitern besucht werden, aber nicht in der gleichen Woche, hinterlegen Sie hier eine Planungseinschränkung auf Kalenderwochenbasis.
Wenn z.B. ein Kunde von zwei Kollegen regelmäßig betreut werden soll, stellt der erste Kollege beim Kunden die Planungseinschränkung Nur in geraden Wochen und der zweite Kollege Nur in ungeraden Wochen ein. So wird der Kunde bei der automatischen Besuchsplanung nie in derselben Woche bei beiden Kollegen zum Besuch vorgeschlagen.
Tipp: Die Bearbeitung der Planungseinschränkung von Kunden steht auch über die erweiterte Kundensuche und anschließender Massenbearbeitung zur Verfügung (siehe Erweiterte Kundensuche und Markiermodus und Massenbearbeitung). So kann die Planungseinschränkung zum Beispiel rasch auf PLZ-Gebiete angewendet werden. Zusätzlich erlaubt auch der Import das massenweise Setzen von Planungseinschränkungen.
Zu beachten:
- Die Planungseinschränkung Nur in geraden Wochen bedeutet nicht automatisch, dass der Kunde alle 2 Wochen eingeplant wird. Die Häufigkeit wird weiterhin durch das eingestellte Besuchsintervall bestimmt. Die Planungseinschränkung bedeutet lediglich, dass ein Besuch nur in geraden Wochen vorgeschlagen werden darf. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall bei Benutzung von dieser Planungseinschränkung ist demnach 14 Tage.
- Beide Kollegen müssen bei den gemeinsam betreuten Kunden die Planungseinschränkungen separat einstellen – und zwar entgegengesetzt. Es reicht nicht, wenn nur einer die Einschränkung hinterlegt.
- Manuell erstellte Termine bei Kunden haben höchste Priorität und sind auch in Wochen mit Planungseinschränkung möglich. Bei der Terminfindungsfunktion Geeigneten Tag finden werden Tage mit Planungseinschränkung allerdings grau markiert, um daran zu erinnern, dass ein Kollege in dieser Woche den Kunden möglicherweise besucht.
Urlaub von/bis
Tragen Sie hier die nächste Urlaubsperiode des Kunden ein. Für diese Zeit plant portatour® auch bei Fälligkeit keine Besuche ein. Verwenden Sie entweder die Auswahlboxen, welche die kommenden 30 Tage anbieten, oder mit dem Symbol Kalender eine blätterbare Kalenderansicht, in der Sie ein Datum in der weiteren Zukunft auswählen können. Zum Löschen des Urlaubs wählen Sie in den beiden Auswahlboxen jeweils den obersten Eintrag (=leer) aus.
Mit Speichern speichern Sie Ihre Änderungen, die sofort bei der nächsten Besuchsplanaktualisierung Berücksichtigung finden.