Das Erstellen von Benutzergruppen und das Zuordnen von Benutzern erfolgt entweder gemeinsam im Bearbeitungsfenster einzelner Benutzerkonten oder über die Massenbearbeitung (siehe weiter unten ).
Neue Benutzergruppe erstellen
- Öffnen Sie die Benutzerliste (siehe Benutzerliste anzeigen).
- Klicken Sie auf einen Benutzer, der Teil der neuen Gruppe sein soll. Die Benutzerdetailseite öffnet sich.
- Klicken Sie auf eines der Stift-Symbole, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
- Klicken Sie auf Neue Gruppe.
Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. - Geben Sie den Gruppennamen ein und klicken Sie OK.
- Markieren Sie unter Mitglied von die neue Benutzergruppe und klicken Sie Speichern.
Die erstellte Gruppe erscheint als Reiter oben in der Benutzerliste und steht nun auch für das Hinzufügen von weiteren Benutzern zur Verfügung.
Benutzer einer Benutzergruppe hinzufügen
- Öffnen Sie die Benutzerliste (siehe Benutzerliste anzeigen).
- Klicken Sie auf den Pfeil nach unten ganz rechts in der Zeile des betreffenden Benutzers.
- Wählen Sie Bearbeiten. Alle vorhandenen Benutzergruppen werden in der Auswahlliste Mitglied von dargestellt.
- Markieren Sie jene Gruppen, in denen der Benutzer Mitglied sein soll. Mehrfachauswahl ist möglich – unter Windows halten Sie dazu die Strg-Taste beim Klicken.
- Klicken Sie Speichern.
Wiederholen Sie die Punkte 2 bis 5 für alle Benutzer, die Sie einer Benutzergruppe zuordnen möchten.
Benutzergruppen-Zugehörigkeit über Massenbearbeitung ändern
Sie haben auch die Möglichkeit, die Benutzergruppen für mehrere Benutzer gleichzeitig über die Massenbearbeitung zu bearbeiten. So ist es möglich, alle Benutzergruppen zu ersetzen, oder auch einzelne Benutzergruppen hinzuzufügen oder zu entfernen.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie im Arbeitsbereich Firma zu Benutzer.
- Nutzen Sie den Markiermodus oder die erweiterte Suche, um Benutzer auszuwählen (analog zu Markiermodus und Massenbearbeitung und Erweiterte Kundensuche).
- Klicken Sie ganz unten auf Markierte Bearbeiten bzw. Alle X bearbeiten.
- Klicken Sie auf Benutzergruppen bearbeiten.
- Wählen Sie den Bearbeitungsmodus und die Benutzergruppe
- Benutzergruppen ersetzen entfernt die aktuelle(n) Benutzergruppe(n) bei den betroffenen Benutzern und ersetzt sie durch die ausgewählte(n) Benutzergruppe(n). Legen Sie bei Bedarf eine neue Gruppe an.
- Benutzergruppen hinzufügen fügt die gewählte(n) Benutzergruppe(n) bei den betroffenen Benutzern hinzu. Legen Sie bei Bedarf eine neue Gruppe an.
-
Benutzergruppen entfernen löscht die ausgewählten Benutzergruppen bei den betroffenen Benutzern.
- Klicken Sie auf Anwenden.
Hinweise:
- Namen von Benutzergruppen dürfen maximal 40 Zeichen lang sein.
- Ein Benutzer darf Mitglied von maximal 97 Gruppen sein.
- Eine Benutzergruppe wird automatisch gelöscht, wenn sie keine Mitglieder mehr hat. Um eine Benutzergruppe demnach explizit zu löschen, entfernen Sie alle Mitgliedschaften. Zum Auffinden der Mitglieder nutzen Sie die Filterung der Benutzerliste nach der zu löschenden Gruppe.
- Der Name einer Benutzergruppe kann nachträglich nicht geändert werden, da dieser als Schlüssel gilt. Stattdessen erstellen Sie eine neue Gruppe und ordnen die Benutzer der neuen Gruppe zu.
- Mittels Export und Import der Benutzerliste als Excel- oder CSV-Datei ist die Massenbearbeitung der Benutzergruppen möglich. Dadurch ist auch die automatisierte Synchronisation der Benutzergruppen über API möglich.
- Administratoren haben immer Zugriff auf alle Benutzer, unabhängig von Benutzergruppen.