Para el Report portatour®, el portatour® Server analiza sus clientes, la configuración de visitas y las visitas comerciales ya realizadas. Tenga en cuenta que aquí sólo se tendrá en cuenta aquellas visitas que hayan quedado registradas mediante un informe de visita (consulte en este sentido el punto Registrar visitas a clientes y otras actividades).
Si desea ver el informe sin análisis de horarios ni plan de visitas, ajuste las opciones de portatour® como corresponde (consulte la opción Presentación de informes).
En concreto, el informe portatour® Report contiene lo siguiente:
Plan de visitas
El Report contiene el plan de visitas actualizado del momento en que se lo generado, con los días separados en pestañas independientes. Haciendo clic en el enlace del número de posición podrá acceder a la representación del cliente sobre el mapa. Si desea Imprimir todos los días planificados, marque la casilla situada más abajo. En este caso, los días aparecerán en la lista uno debajo del otro. A continuación use la función de imprimir de su navegador para completar la impresión.
Informes de visita
El portatour® Report recoge los informes de visita redactados manualmente y la actividad de los últimos siete días naturales. Sobre estos datos se basarán los resúmenes y cifras clave siguientes.
Para activar un filtro en determinados tipos de informe, haga clic en el icono del embudo negro. Aparecerá una línea adicional con los tipos de informe según los que es posible el filtrado. Encontrará entre paréntesis el número de los informes afectados por tipo de informe. Elimine la marca de verificación en un tipo de informe si no quiere que las visitas de este tipo se tengan en cuenta en la estadística siguiente. El filtrado tiene efecto sobre todos los valores representados en azul de la estadística.
Cada día aparece representado en una pestaña independiente. En el campo Comentario se recogen las anotaciones plasmadas en el campo Notas.
Para los días en los que no existe ningún informe, se muestran lascitas (si hubiera). Esto es especialmente útil para los días libres (vacaciones, días festivos, ...).
Si desea imprimir todos los días, marque la casilla que se encuentra debajo. Los días individuales aparecen en una lista uno detrás de otro.
Resumen diario
Los días de trabajo de la semana actual y de la última aparecen listados línea por línea. La hora de inicio y de finalización corresponden a la primera y a la última visita al cliente registradas (no a hora de salida y/o llegada al domicilio). La ruta por tanto dependerá de las direcciones de los clientes visitados respectivamente ese día.
Cifras clave de los últimos 90 días
Las visitas de los últimos 90 días se analizan desglosadas por días de la semana. La línea al pie corresponde con la suma y/o promedio de todos los días de la semana. Aquí se calcula la cantidad real de días laborables, es decir, los días en los que se ha celebrado al menos una visita comercial, el total de visitas completadas, el promedio de visitas por día de trabajo, el promedio horario de la primera y última visita al cliente, el promedio de tiempo de visita por día de trabajo y el promedio de duración de una visita al cliente.
Plazo de visita
Los clientes guardados en portatour® se clasifican y computan por su plazo de visita. portatour® distingue en esta estadística de plazos entre clientes en cartera, para los que ya se registró una última visita, y nuevos clientes, para los que este campo seguirá estando vacío.
El plazo para visitar a un cliente ya en cartera se calcula comparando el intervalo de visita deseado en días con los días transcurridos desde la fecha de la última visita. En el caso de nuevos clientes, en lugar de aquel, se aplica la fecha de activación como nuevo cliente.
Existen tres clases:
- No vencido: los días transcurridos desde la última visita representan un porcentaje del intervalo de visita inferior al porcentaje definido en los parámetros de programación de las visitas (como norma se aplica un 70%, consulte el punto Parámetros de programación del cliente).
- Ahora vencido: los días transcurridos desde la última visita ya superan el porcentaje del intervalo de visita fijado en los parámetros de planificación generales (por norma, el 70%). Si el tiempo desde la última visita corresponde exactamente con el intervalo de vista fijado, el plazo estará al 100%.
- Atrasado: el tiempo transcurrido desde la última visita es mucho mayor que el intervalo de visita fijado (del ~130% o mayor).
Como ayuda para planificar sus visitas, portatour® administra en una lista independiente los clientes cuyo plazo de visita haya vencido, incluyendo dicha lista el intervalo de visita deseado (días hasta) y los días transcurridos desde la última visita (días reales). Si portatour® detecta alguna razón por la que el cliente no puede programarse automáticamente, la indicará en la columna informativa a la derecha.
Estructura de la clientela
Clasificación por intervalo de visita
Los clientes guardados en portatour® se clasifican y computan en función del intervalo de visita, el cual determina también la cantidad de visitas planificadas por año, las cuales aparecen acumuladas en “Suma” con todos los clientes visitados. Esta suma corresponde a la cantidad de visitas que debe completar en un año para poder cumplir los intervalos de visita configurados para los clientes. Más abajo encontramos también una ayuda orientativa sobre la cantidad de visitas comerciales necesarias por día y dependiente de la cantidad de días que tenga disponible al año para visitas.
Compare estas cifras que desea alcanzar con sus propios valores basados en su experiencia o las visitas comerciales que sí ha logrado alcanzar durante los días de trabajo de los últimos 90 días (consulte el punto Cifras clave de los últimos 90 días). Así podrá hacerse una idea de si es posible alcanzar los objetivos fijados y hacer las adaptaciones necesarias en poco tiempo.
Clasificación por duración de la visita
Los clientes almacenados en portatour® se clasifican y cuentan según la duración prevista de la visita. Además, podrá ver el promedio previsto de duración de la visita y el tiempo total que pasará directamente con el cliente por año.
Horario de apertura
En la tabla podrá consultar cuántos clientes tienen abierto realmente a determinadas horas en determinados días de la semana. Las horarios están desglosados por horas en columnas: p. ej., la columna 9h muestra el período de tiempo de las 9:00 a las 9.59 horas.
Clasificación por horario de apertura semanal
Los clientes guardados en portatour® se clasifican y cuentan en función del horario de apertura semanal. Aquí se plantea el problema fundamental de que, cuanto más corto sea el horario de apertura del cliente durante la semana, más difícil será planificar una ruta óptima porque los clientes con horarios de apertura breves dejan poco margen para la planificación de rutas y limitan demasiado el recorrido de la ruta.
Análisis del territorio
Para el análisis del territorio, se miden las distancias y el tiempo de conducción en el territorio que tenemos a cargo. El valor Ø del domicilio al cliente nos dice cuánto tiempo necesitamos de media para llegar al primer cliente y/o para volver hasta nuestro domicilio. La indicación Ø entre 4 clientes cercanos podemos considerarla como tiempo de conducción mínimo entre las visitas a cada uno de los clientes. La Extensión máxima del territorio corresponde a la distancia y/o tiempo de conducción entre los clientes más alejados entre sí dentro de nuestro territorio.