Los informes de visita se crean opcionalmente haciendo clic en Recién visitado, p. ej, en la página de detalles del cliente o Cita recién realizada en citas. Para utilizar portatour® es fundamental hacer clic en Recién visitado o No encontrado preferiblemente directamente después de la visita al cliente. De este modo, portatour® estará siempre actualizado y seguirá planificando a partir de la dirección del último cliente visitado cuando se actualiza el plan de visitas.
Además, se pueden registrar otras actividades con informes (p. ej. llamadas telefónicas).
Registrar visitas comerciales
En función de los ajustes en Opciones > Presentación de informes > Informes de visita (consulte la sección de Presentación de informes), se le pedirá que introduzca un informe de visita cuando haga clic en Recién visitado o No encontrado:
- La fecha, la hora inicial, la hora final y el asunto se rellenan automáticamente. La hora final corresponde a la hora a la que hace clic en Recién visitado o No encontrado.
- Haga clic en el símbolo […] de la derecha junto a la hora inicial para guardar en el informe de visita las horas estimadas en el plan de visitas. Esto es útil si no registra la visita hasta más tarde ese día, pero quiere introducir las horas programadas:
- Utilice el campo nota para introducir palabras clave con un máximo de 1000 caracteres.
- Los campos marcados en rojo son obligatorios.
- En el campo recordatorio en la parte inferior final puede introducir un breve recordatorio sobre tareas importantes que quiera tener en cuenta en la siguiente visita al cliente. El botón X borra el aviso.
Con Guardar se guarda el informe de visita y está disponible en la página de detalles del cliente en Último informe para verlo posteriormente (consulte Último informe). Con Cancelar se descartan las entradas y tampoco se actualiza la fecha de la última visita.
Registrar otras actividades
Si quiere registrar otras actividades como visitas asociadas a un cliente, vaya a la página de detalles del cliente correspondiente y haga clic en el botón Nuevo informe de la sección Último informe. Aparecerá un menú de selección:
- Visita: de forma análoga a Recién visitado se registra la fecha actual en Última visita
- No encontrado: al igual que al hacer clic en No encontrado se mantiene invariable la fecha de la última visita. portatour® ya no programará el cliente en el día actual cuando actualice el plan de visitas.
- Por teléfono en vez de en persona: si desea sustituir una visita por una llamada y que el intervalo de visita comience de nuevo, seleccione Por teléfono en vez de en persona. De forma análoga al informe de visita, se actualizará la fecha de la última visita en el cliente. Este informe no afecta al punto de partida si se actualiza luego el plan de visitas.
- Por teléfono: registre así una conversación telefónica que realice de forma adicional a sus visitas comerciales.
- Otro informe: para notas adicionales, p. ej., para tareas realizadas utilice Otro informe.
Haga clic en el informe que desee para acceder a la página de introducción de datos. Rellene el formulario o cambie los datos introducidos, si es necesario. La misma página aparece si desea editar un informe existente o eliminarlo (consulte Mostrar y editar todos los informes de un cliente).
Con guardar guarde los nuevos datos introducidos o el cambio. Con eliminar se elimina el informe después de una pregunta de confirmación.
Registro de actividades sin referencia de cliente
También es posible registrar actividades que no estén relacionadas con ningún cliente en portatour®. Para crear un informe sin referencia de cliente:
- Vaya a Informes.
- Haga clic arriba en Otro informe nuevo.
- Rellene los campos asunto y nota como de costumbre y guarde el informe.
Resúmen de la creación, edición y características de los informes
Puede crear informes de visita en portatour® en los siguientes puntos:
- Plan de visitas > Haga clic en la flecha hacia abajo de la derecha > Recién visitado/Cita recién realizada
- Calendario > Haga clic en la propuesta de visita/cita > Recién visitado/Cita recién realizada
- Página de detalles del cliente > Recién visitado
- Página de detalles del cliente > Nuevo informe > Visita
- Página de detalles de cita > Cita recién realizada
Aquí se pueden editar informes (de visitas comerciales):
- Calendario > haga clic en el informe > Editar informe
- Página de detalles del cliente > Último informe > Icono de lápiz
- Página de detalles del cliente > Mostrar todo... > Icono de lápiz
- Informes > Haga clic en el informe > Editar informe
A continuación se presenta un cuadro que resume las características de los diferentes informes de clientes:
| Visita | No encontrado | Por teléfono en vez de en persona | Por teléfono | Otro informe | |
| Tipo de informe | Visita | No encontrado | Otro informe | Otro informe | Otro informe |
| Asunto | “Visita” | “No encontrado” | “Por teléfono en vez de en persona” | “Por teléfono” | (vacío) |
| Fecha de la última visita comercial | será actualizada | permanece sin cambios | será actualizada | permanece sin cambios | permanece sin cambios |
| Punto de partida para el próximo plan de visitas | será actualizado si necesario | será actualizado si necesario | permanece sin cambios | permanece sin cambios | permanece sin cambios |
| Geoetiquetado | posible | posible | no es posible | no es posible | no es posible |
Más información
- Si tiene alguna pregunta sobre Geoetiquetado en informe de visita, lea Geoetiqueta opcional para los informes de visita.