Klicken Sie im Hauptmenü auf Aufgaben > Mehr und wählen Sie Import, um Aufgaben aus einer Excel-, CSV- oder ODS-Datei zu importieren. Alternativ öffnen Sie im Menü die firmenweiten Optionen und klicken dann im Abschnitt Datenmanagement auf Daten importieren > Aufgaben.
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Die Vorgangsweise ist analog zum Kundenimport (siehe Kundenimport starten). Erledigen Sie die Feldzuordnung, kontrollieren Sie die Import-Vorschau und starten Sie anschließend den Import-Vorgang.
Beispiel einer Importdatei:
Bitte achten Sie beim Import von Aufgaben auf folgende Punkte:
- Kundenbezug: Aufgaben, die bestehende Kunden betreffen, müssen gleich beim Import den betreffenden Kunden zugeordnet werden. Nur so wird sichergestellt, dass die Aufgaben den korrekten Kunden zugewiesen werden. Die Zuordnung einer Aufgabe zu einem Kunden funktioniert über die Portatour ID oder die externe ID des Kunden, also das Feld Kunde - Externe ID auf der Seite Kundenbezug im Importassistenten (siehe Schlüsselfelder (IDs)).
- Datum: Ist Datum leer, wird die Aufgabe ohne Datum angelegt. Es gibt also keinen konkreten gewünschten Erledigungstag. Dies kann man z.B. bei als "zu erledigen beim nächsten Besuch" interpretieren.
- Erledigung optional: Ist die Zelle in der Importdatei leer oder wird keine Zuordnung für das Feld vorgenommen, wird FALSCH, also Erledigung erforderlich angenommen.
- Serien: Aufgaben können nicht als Serien importiert werden. Importieren Sie stattdessen die einzelnen Aufgaben der Serie.
Hinweise zum Import von Aufgaben:
- Nutzen Sie den Aufgabenexport, um eine Dateivorlage für den Import zu erhalten.
- Klicken Sie beim Import auf das blaue (i) Symbol neben den einzelnen Feldnamen, um Erklärungen und Importhinweise zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
- Vor jedem Importvorgang wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Sollte ein Import nicht das von Ihnen erwartete Ergebnis bringen, können Sie unter Optionen > Wiederherstellung auf den Datenstand vor dem Import zurücksetzen, d.h. sämtliche Dateneingaben seit diesem Zeitpunkt werden verworfen.
Weitere Informationen
- Für alle Details zu den Aufgabentypen und zum Arbeiten mit Aufgaben, gehen Sie zu Aufgaben.