Abonnierte Termine erkennen Sie in allen Ansichten (Kalender, Terminliste, Besuchsplan) anhand des Microsoft- oder Google-Logos.
Zusätzlich finden Sie in der Detailansicht einen Abschnitt, der Informationen zum abonnierten Termin enthält.
Bei Online-Meetings finden Sie einen „Jetzt teilnehmen“-Knopf.
Abonnierte Termine sind im Vergleich zu normalen Terminen in zwei wesentlichen Punkten eingeschränkt:
- Das Bearbeiten von Betreff, Datum und Zeit ist in portatour® nicht möglich.
- Das Löschen ist in portatour® nicht möglich.
Führen Sie diese Vorgänge stattdessen in Outlook oder im Google Kalender durch. Um dort direkt den Termin zu öffnen, klicken Sie im Kontextmenü oder in der Detailansicht des Termins auf In Outlook öffnen bzw. auf In Google Kalender öffnen. Dort durchgeführte Änderungen bzw. Löschungen werden bei der nächsten Aktualisierung des Kalenderabonnements nach portatour® übernommen.
Kundenbezug von abonnierten Terminen
Es ist wichtig, dass Termine, die bei Kunden stattfinden, auch einen Bezug zu den entsprechenden Kunden in portatour® haben. So wird sichergestellt, dass Kunden nicht mehrfach im Besuchsplan vorgeschlagen werden bzw. das letzte Besuchsdatum der Kunden korrekt aktualisiert wird.
Standardmäßig versucht portatour® bei abonnierten Terminen den Kundenbezug anhand von E-Mail-Adressen automatisch zu ermitteln. Dazu wird in den E-Mail-Adressen Ihrer portatour®-Kunden nach den E-Mail-Adressen des Termins (Organisator, Teilnehmer) gesucht. Alle benutzerdefinierten Felder mit dem Datentyp „E-Mail-Adresse“ werden berücksichtigt.
Wird auf diese Weise genau ein Kunde gefunden, wird der Kundenbezug automatisch gesetzt.
Wird kein Kunde gefunden, wird der Termin mit einer Warnung versehen – visuell durch ein rotes Fragezeichen und die rote Warnung Keinen Kunden für Kundenbezug gefunden zu erkennen. Kommen mehrere Kunden in Frage, wird der Termin ebenso mit einer Warnung versehen. Die gefundenen Kunden werden zur Wahl angeboten.
Nutzen Sie das Kontextmenü oder die Termindetailansicht:
- Klicken Sie auf Kunde auswählen..., um einen Kunden auszuwählen und so manuell einen Kundenbezug herzustellen.
- Klicken Sie auf Kundenbezug entfernen, um den fehlenden Kundenbezug und die Warnung zu entfernen.
Adresse von abonnierten Terminen
Bei der Ermittlung der Terminadresse geht portatour® standardmäßig folgendermaßen vor:
- Die Adresse wird direkt aus dem ursprünglichen Termin in Outlook oder Google übernommen und geokodiert. Falls die Geokodierung nicht exakt möglich ist, wird beim Termin eine Geokodierungswarnung hinterlegt.
- Sollte die Adresse leer sein, jedoch ein Kundenbezug gefunden werden, wird die Adresse des Kunden als Terminadresse verwendet.
- Sollte dies auch nicht gelingen, wird der Termin mit einem Geokodierungsfehler versehen.
- Ist der Termin als Online-Meeting gekennzeichnet, wird der Termin ohne Ortsbezug angelegt.
Da eine genaue Adresse wichtig für die Tourenplanung ist, können Sie die Adresse wie bei normalen Terminen selbst bearbeiten und geokodieren. Eine so geänderte Adresse wird allerdings nicht nach Outlook oder Google zurück synchronisiert. Die Änderung bleibt in portatour® so lange erhalten, solange sich die Terminadresse im originalen Termin nicht ändert.
Berücksichtigung von Terminen bei der Besuchsplanung
Abonnierte Termine werden standardmäßig bei der Besuchsplanung berücksichtigt. Wollen Sie dies bei einem Termin nicht, weil er keinen Einfluss auf Ihre Tagestour haben soll:
- Klicken Sie auf den betreffenden Termin.
- Wählen Sie im Kontextmenü oder in der Termindetailansicht unter Aktionen die Option Termin aus Besuchsplan ausschließen. Im Kalender werden diese Termine grau mit entsprechendem Symbol dargestellt.
- Um den Termin doch wieder einzuplanen, klicken Sie auf Termin in Besuchsplan berücksichtigen.
Aktualisieren der Termine aus einem Kalenderabonnement
Der regelmäßige Import der Termine aus dem Kalenderabonnement passiert vollautomatisch. Wenn Sie portatour® aktiv nutzen und seit der letzten Aktualisierung eine Stunde vergangen ist, wird automatisch im Hintergrund die Aktualisierung durchgeführt.
Tritt dabei ein Fehler auf, erhalten Sie im Hauptmenü eine rote Warnung.
Um zu sehen, wann die letzte Aktualisierung stattgefunden hat, klicken Sie in der Kalender-Ansicht auf das Zahnrad rechts oben. Sind Fehler bei der Aktualisierung aufgetreten, werden diese hier angezeigt.
Starten Sie bei Bedarf jederzeit eine Aktualisierung manuell. Klicken Sie dazu auf Kalenderabonnements aktualisieren.
Weitere Informationen
- Wie Sie das Kalenderabonnement hinzufügen, erfahren Sie Schritt für Schritt unter Kalender aus Outlook oder Google abonnieren.