Beim Erstellen eines Termins oder Bearbeiten der Termindetails öffnet sich folgende Eingabemaske:
Ihnen stehen die folgenden Eingabeoptionen zur Verfügung:
- Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff ein. Bei Terminen mit Kundenbezug entspricht der Standardbetreff dem Kundennamen. Ändern Sie hier den Betreff, wird der Kundenname zusätzlich in Klammer angezeigt.
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In der Auswahlbox Planung legen Sie fest, ob Sie portatour® zum Zwecke der Flexibilität und Fahrstreckenoptimierung einen zeitlichen Spielraum bei der Einplanung des Termins gewähren. Sie haben die Wahl zwischen Exakt, Mit Toleranz, Beliebig am Tag, Beliebig in Woche und Ganz-/Mehrtägig. Ist der Termin einem Kunden zugeordnet, und hat dieser Kunde am Termintag eingeschränkte Öffnungszeiten, werden diese bei den Optionen Beliebig am Tag und Beliebig in Woche bei der Planung berücksichtigt. Für einen Ganztagstermin wählen Sie Ganz-/Mehrtägig und stellen Datum und Zeit sowohl für Terminstart als auch Terminende ein. Die Eingabe einer Toleranz ist in diesem Fall nicht möglich. Ein ganztägiger Termin veranlasst portatour®, an diesem Tag keine weiteren Besuche einzuplanen.
Hinweis: An Tagen ohne Arbeitszeit werden Termine „Beliebig am Tag“, "Beliebig in Woche" oder „Mit Toleranz“ nicht eingeplant, da portatour® keinen Zeitraum kennt, in welchem der Termin stattfinden dürfte. Bei Besuchsplanaktualisierung erscheint eine Warnmeldung. - Wenn der Termin Mit Toleranz geplant werden soll, wählen Sie in der Auswahlbox Toleranz die Zeitdauer bis zum spätestmöglichen Beginn. Beispiel: Sie haben mit Ihrem Kunden vereinbart, dass Sie ihn am Vormittag besuchen werden. Stellen Sie als Startzeit 8:00 Uhr und Toleranz 240 Minuten ein. Wenn Sie bei Neuerstellung von Terminen standardmäßig eine Verspätungstoleranz wünschen, ändern Sie dies in den portatour®-Optionen im Punkt Planungsparameter – siehe Planungsparameter der Kunden. Je größer die Toleranz, desto mehr Optimierungspotential hat portatour®.
- Das Datum des Termins legen Sie in der Auswahlbox fest. Ein Klick auf das Kalender-Symbol öffnet zusätzlich die Kalenderansicht zum Auswählen eines Datums:
Mit den Links << und >> wechseln Sie im Kalender den Monat. Klicken Sie zur Auswahl eines Datums auf den gewünschten Tag – dieser wird dann orange hinterlegt. Danach Schließen Sie die Kalenderanzeige wieder. - Im Feld Startzeit legen Sie den Beginn Ihres Termins fest.
- Im Feld Endzeit tragen Sie das Ende des Termins und somit die Dauer ein. Finden Sie in der Auswahlbox nicht die gewünschte Endzeit, klicken Sie auf das Tastatur-Symbol rechts neben dem Eingabefeld. Nun können Sie die Endzeit in Minuten und Stunden manuell eingeben:
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Unter Serie bestimmen Sie, ob es sich um einen Serientermin handelt, der sich regelmäßig wiederholt (siehe Serientermine).
Hinweis: Das Erstellen eines Serientermins ist nur beim Anlegen des Termins möglich. Möchten Sie einen bestehenden einfachen Termin in einen Serientermin umwandeln, löschen Sie den Termin und erstellen eine neue Serie. - Mit Adresse bearbeiten wird die Terminadresse im Bearbeitungsmodus dargestellt. Ändern Sie die entsprechenden Adressfelder und klicken Sie folgend auf Position bestimmen. Details zur Adressbearbeitung und Geokodierung finden Sie unter Punkt Geokodierung Übersicht.
- Ist der Termin nicht standortgebunden – z.B. eine Telefonkonferenz via Mobiltelefon – klicken Sie auf Ortsbezug entfernen. Dadurch erlauben Sie portatour®, dass der Termin bei der Besuchsplanberechnung an einem beliebigen Ort eingeplant werden kann – normalerweise am Weg zwischen zwei Kundenbesuchen. Der Termin dient somit als 'Zeitblocker', an dem keine anderen Besuche stattfinden dürfen.
- Möchten Sie einen Termin ohne Ortsbezug in einen Termin mit Adresse umwandeln, klicken Sie auf Ortsbezug herstellen. Geben Sie die Terminadresse ein und klicken Sie auf Position bestimmen.
- Im Abschnitt Informationen werden optionale Datenfelder zum Termin angezeigt. Diese können unter Optionen > Benutzerdefinierte Felder angepasst werden (siehe Benutzerdefinierte Felder Übersicht).
Mit Speichern übernehmen Sie Ihre Änderungen am Termin.