Mit dieser Funktion senden Sie eine Terminankündigung direkt aus portatour® an Ihre Kunden. Richten Sie dafür einmalig Ihren Provider für den E-Mail-Versand ein, siehe E-Mail-Versand-Provider einrichten.
Terminankündigung versenden
Rufen Sie die Funktion auf folgenden Wegen auf:
- im Kalender per Rechtsklick auf einen zukünftigen Termin
- im Besuchsplan per Rechtsklick auf einen zukünftigen Termin
- auf der Kundendetailseite per Rechtsklick auf den Termin
- auf der Termindetailseite unter Aktionen
- in der Terminliste per Rechtsklick auf den Termin
Gehen Sie anschließend wie folgt vor:
- Wählen Sie Termin per E-Mail ankündigen.
- Das Feld An wird automatisch befüllt, wenn beim Termin oder Kunden genau eine E-Mail-Adresse in einem benutzerdefinierten Feld vom Typ "E-Mail-Adresse" hinterlegt ist. Bei mehreren Adressen erscheinen diese als Vorschläge zur Auswahl.
- Prüfen oder ergänzen Sie die Felder Cc, Bcc, Betreff und Inhalt.
- Optional: Um nicht jedes Mal dieselben Anpassungen im Feld Inhalt durchführen zu müssen, nutzen Sie Cc, Bcc, Betreff und Inhalt ohne fett formatierten Text als Standard speichern.
- Klicken Sie auf Senden.
Hinweise:
- Die optional angehängte ics-Datei dient zur Übernahme des Termins in den Kalender des Empfängers. Es handelt sich um eine reine Information, keine Einladung mit Antwortmöglichkeit.
- Verwenden Sie die Funktion Termin per E-Mail ankündigen als Administrator oder Supervisor im Arbeitsbereich eines anderen Benutzers, erhalten Sie initial einen angepassten Text. Der gespeicherte Standard gilt pro Arbeitsbereich.
Kennzeichnung angekündigter Termine
Bereits angekündigte Termine werden in allen Ansichten (Kalender, Besuchsplan, Terminliste) mit einem Ankündigungs-Symbol gekennzeichnet:
Diese Informationen stehen auch in der erweiterten Suche sowie im Export zur Verfügung.
Wenn Sie angekündigte Termine verschieben oder bearbeiten, sehen Sie einen Hinweis, dass die Empfänger nicht automatisch erneut informiert werden.