Unter Optionen > Berichtswesen nehmen Sie Einstellungen für die Besuchsberichte und für den portatour® Report vor (siehe auch Kundenbesuche und andere Aktivitäten protokollieren und portatour® Report):
Berichte erfassen
Besuchsberichte
In der Auswahlbox Besuchsberichte wählen Sie aus, ob Sie portatour® beim Eintragen eines Besuchs bei einem Kunden (Klick auf Jetzt besucht) automatisch zur Eingabe eines Besuchsberichts auffordern soll. Sie haben die Auswahl zwischen Nicht automatisch anlegen, Jedes Mal nachfragen, Automatisch öffnen und Automatisch anlegen. Bitte beachten Sie, dass im portatour® Report nur Besuche dargestellt und ausgewertet werden, die zuvor durch einen Besuchsbericht erfasst wurden.
Falls nicht angetroffen
Falls Sie auch erfolglose Besuchsversuche, bei denen kein Ansprechpartner angetroffen wurde, mittels Bericht erfassen und in den portatour® Report aufnehmen wollen, wählen Sie in der Auswahlbox falls nicht angetroffen den Punkt Jedes Mal nachfragen, Automatisch öffnen oder Automatisch anlegen.
Besuchszeiten
In der Auswahlbox Besuchszeiten legen Sie fest, ob bei der Protokollierung von Besuchen lediglich das Datum oder zusätzlich auch die Uhrzeit des Besuchs gespeichert werden soll. Berücksichtigen Sie, dass ohne Uhrzeit manche Auswertungen im portatour® Report nicht möglich sind.
Geotags
Geotagging ist standardmäßig ausgeschaltet. Um die Funktion zu nutzen, schalten Sie in der Auswahlbox Geotags von Ausgeschaltet auf Optional hinzufügen oder Automatisch hinzufügen um (Details zu Geotags finden Sie unter Optionales Geotagging für Besuchsberichte).
Besuchsintervall
Stellen Sie Besuchsintervall auf Im Besuchsbericht anpassbar um, wenn Sie oft direkt nach dem Besuch das Besuchsintervall anpassen möchten. Direkt bei der Eingabe von neuen Besuchsberichten haben Sie dann im Besuchsbericht unter Nächster Besuch die Möglichkeit zur Bearbeitung des Besuchsintervalls des Kunden.
Das geänderte Besuchsintervall wird dauerhaft in den Planungsparametern des Kunden hinterlegt - die Änderung im Besuchsbericht ist also mit der Bearbeitung der Planungsparameter des Kunden gleichzusetzen (siehe Planungsparameter bearbeiten).
Zu beachten:
- Bei Firmenzugängen kann diese Funktion durch den Administrator eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn Benutzer nicht die Berechtigung zum Ändern von Planungsparametern der Kunden oder keine Berechtigung zum Ändern von Berichtseinstellungen haben.
- Das Besuchsintervall kann nur bei Berichten geändert werden, bei deren Anlage das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert wird – d.h. „Besuch“ und „Telefonat statt Besuch“ (siehe dafür auch Kundenbesuche und andere Aktivitäten protokollieren).
Berichte für Aufgaben
Unter Berichte für Aufgaben bestimmen Sie, ob Sie auch für Aufgaben Berichte erstellen wollen oder nicht. Analog zu den Besuchsberichten haben Sie hier die Auswahlmöglichkeiten Nicht automatisch anlegen, Jedes Mal nachfragen, Automatisch öffnen und Automatisch anlegen.
portatour® Reports
Besuchszeiten
In der Auswahlbox Besuchszeiten legen Sie fest, ob Sie im portatour® Report nur das Datum oder auch die Uhrzeit Ihrer Besuche anzeigen möchten.
Besuchsplan
In der Auswahlbox Besuchsplan definieren Sie, ob der portatour® Report den Besuchsplan Anzeigen oder Ausblenden soll.
Geotags
Sollten Sie Geotags aktiviert haben, bestimmen Sie hier, ob der portatour® Report diese Anzeigen oder Ausblenden soll.
Tägliche E-Mail an / Wöchentliche E-Mail an
Der portatour® Report kann täglich oder wöchentlich automatisch versandt werden. Tragen Sie hierfür unter Tägliche E-Mail an und Wöchentliche (Sonntags) E-Mail an zeilenweise die jeweiligen E-Mail-Adressen ein.