Haciendo clic en Opciones y en Campos personalizados, usted podrá adaptar portatour® mejor aún a su dinámica de trabajo individual.
Es posible crear campos personalizados para clientes, citas, tareas e informes. Para ello, seleccione la opción correspondiente en el menú, con lo que podrá llegar a la pantalla de entrada deseada:
Utilice el icono del lápiz editar para seleccionar los campos existentes.
Con los Botones direcciones para arriba/abajo, podremos modificar el orden de los campos. Esto es posible con independencia de los grupos existentes.
Podrá borrar campos o grupos con el símbolo de la papelera. Tenga en cuenta que, al guardar después de borrar, todos los datos existentes en estos campos también quedarán borrados.
Crear campos personalizados
Los campos personalizados se pueden clasificar en varios grupos según las necesidades. Por ejemplo, un grupo para datos de contacto generales, otro grupo para personas de contacto y otro grupo para cifras de negocio.
Para crear un grupo, haga clic en Nuevo grupo. Introduzca un nombre de grupo y haga clic en la marca de la derecha para confirmar el nombre del grupo.
Haga clic en Nuevo campo para crear un nuevo campo de entrada en el grupo deseado.
Nombre del campo
Introduzca un Nombre del campo que le resulte identificativo.
Tipo de datos
Con Tipo de datos, podrá seleccionar qué tipo de datos están permitidos para el campo de entrada.
- Texto: campo para introducir datos de una sola línea para indicar cualquier texto con un máximo de 1000 caracteres.
- Texto de líneas múltiples: campo para introducir texto libremente con un máximo de 1000 caracteres.
- Número entero: número sin decimales.
- Número: cifra con decimales (p. ej., para importes de dinero).
- Fecha: indicación de la fecha, p. ej., 15/10/2020.
- Hora: permite introducir la hora, p. ej., las 08:25.
- Fecha y hora: permite introducir la fecha incluyendo la hora, p. ej., el 15/10/2021 a las 08:25.
- Sí/No: cuadro de selección para aceptar o denegar.
- Número de teléfono: campo de línea única para introducir el número de teléfono. Una vez almacenado, se puede hacer clic sobre él para, por ejemplo, iniciar el marcado desde el teléfono móvil.
- Email: campo de línea única para introducir la dirección de email. Al introducirlo se comprueba que su sintaxis sea correcta. Una vez almacenado, se puede hacer clic sobre la dirección para iniciar el editor de email en el dispositivo.
- Enlace: campo de línea única para introducir una dirección de Internet (URL). Una vez almacenada, se puede hacer clic sobre el enlace para iniciar el navegador de Internet del dispositivo. Consulte el punto Enlace.
- Selección : campo de selección de varias líneas, en el que se puede seleccionar un elemento. Consulte el punto Selección simple y selección múltiple.
- Selección múltiple: campo de selección de varias líneas, en el que se pueden seleccionar múltiples elementos. Consulte el punto Selección simple y selección múltiple.
- Archivo externo: cargar un archivo. Consulte el punto Archivo externo.
- Archivos externos: permite cargar varios archivos. Consulte el punto Archivos externos.
Modo
En el recuadro de selección Modo podrá establecer si el campo de entrada es editable:
- Ocultar: El campo no se muestra en el modelo de pantalla, pero los datos que contiene siguen presentes y disponibles a través de la exportación. Esto puede ser útil si sólo desea mostrar un campo temporalmente sin eliminar.
- Sólo lectura: el campo sólo se mostrará y no será editable en el recuadro en pantalla. Sólo a través de una importación (ver punto Iniciar importación de clientes) será posible describir, modificar o eliminar este campo.
- Escritura: el campo se mostrará y será editable tanto usando el recuadro en pantalla, como mediante una importación.
- Escritura, crear formulario: el campo ya aparece en el formulario de creación de un cliente, cita, tarea o informe. Esta opción se recomienda para campos importantes que deban cumplimentarse inmediatamente.
- Escritura, crear formulario, obligatorio: en el formulario de creación, este campo es incluso un campo obligatorio, es decir, sin rellenar este campo, no podrá almacenarse un cliente, una cita, o un informe nuevo. Los campos obligatorios están marcados con una barra roja a la izquierda.
Mostrar con el nombre del cliente
Los campos personalizados para clientes pueden suceder entre paréntesis al nombre del cliente si ajustamos la opción Mostrar con el nombre del cliente a Sí en el campo correspondiente. Esta opción de mostrar la información en pantalla se aplica, entre otras, para listas de clientes (incl. la opción de búsqueda), el plan de visitas y el portatour® Report. Aproveche esta opción para campos importantes que usted desea consultar frecuentemente, p. ej., el número de cliente o la clasificación como cliente ABC, quedando ejemplarmente como: 'Juan Garcia e Hijos (21300, A)'.
Descripción
La descripción es opcional. Este texto se muestra haciendo clic en el nombre del campo subrayado. Se muestra también con el asistente de importación (consulte el punto Asignación de campos) al hacer clic sobre el símbolo (i) junto al nombre del campo.
Con el botón de marcar junto al nombre del campo podremos almacenar los datos introducidos.
Con el botón X junto al nombre del campo anularemos los datos introducidos.
Avisos generales:
- Usted puede crear hasta 250 campos personalizados por entidad (cliente, cita, tarea, informe). Para no limitar la claridad y la facilidad de uso, le recomendamos limitarse a campos importantes.
- Tras crear los campos personalizados, podrá rellenarlos usando la opción de importación (ver punto Iniciar importación de clientes). Al asignar los campos con el asistente de importación, estos campos aparecerán disponibles automáticamente.
- Los nombres de los campos deben ser diferentes, incluso diferenciando entre grupos, siendo un requisito muy importante para importar/exportar.
- Si su cuenta de portatour® es una cuenta de empresa con varios usuarios, los campos personalizados se aplicarán automáticamente a todos los usuarios.
- Al modificar campos personalizados, se genera automáticamente un punto de restablecimiento al que se podrá volver en caso de haber borrado por error algún campo.
Campos personalizados para informes
Además de las funciones mencionadas anteriormente es posible para los campos personalizados de los informes que se muestren determinados campos sólo para uno o varios tipos de informe. Si usted desea restringir los campos en cuestión en la pantalla, seleccione No en el punto del menú “Mostrar para todos los tipos de informe”. A continuación, seleccione por grupo de campos para qué tipo (o tipos) de informe deben mostrarse los campos (mantenga pulsada la tecla CTRL para varios tipos de informe):
portatour® distingue entre los siguientes tipos de informes:
- Visita: haga clic en Recién visitado en uncliente o Cita recién realizada en una cita con un cliente.
- No encontrado: haga clic en No encontrado en un cliente o en una cita con un cliente.
- Otro informe: para citas sin ubicación (= por teléfono) o sin referencia de cliente, para “Mis lugares” y haciendo clic en Nuevo informe en la página del cliente.
- Entrada: haga clic en Documentar horario laboral > Entrada
- Salida: haga clic en Documentar horario laboral > Salida
- Día libre: haga clic en Documentar horario laboral > Día libre
También puede reconocer el tipo de informe mientras está introduciéndolo por la barra de título en la ventana del informe.