Pour mettre à jour les clients existants :
- Démarrer l'importation des clients via clients > Plus > Importation ou options > Importer des données > clients (voir Démarrer l'importation des clients).
- Sélectionnez le mode d'importation souhaité : Actualiser clients ou Actualiser clients avec suppression (voir )Sélectionner le mode d'importation).
- Effectuez l'attribution des champs (voir aussi attribution des champs).
Lors de l'attribution des champs, une colonne supplémentaire nomméemise à jour apparait. Veuillez tenir compte des éléments suivants :
- Le regroupement de clients du fichier d'importation avec des clients existants s'effectue à l'aide d'un ou plusieurs champs-clés que vous déterminez lors de l'attribution des champs dans la ligne correspondante de la boîte de sélection:
Le champ-clé peut être par exemple le numéro de client ou l'ID externe (voir Champs-clés (ID)). Il est indispensable que le champ-clé soit renseigné par des identifiants uniques. Si vous n'avez pas de champ clé offrant cette unicité des identifiants, sélectionnez plusieurs champs comme champs-clés - par exemple la raison sociale, la rue et le code postal. Dans ce cas, la combinaison de ces champs doit se référer clairement à un client et offrir un résultat unique. Un maximum de 8 champs-clés est autorisé. Si, au cours de processus de mise à jour, portatour® ne trouve pas de client existant avec la clé correspondante, un Nouveau client est créé.
Remarque : si le fichier d'importation a été préalablement exporté de portatour® au format Excel ou Open Document (voir
Exporter clients), toutes les attributions de champs sont déjà réalisées et les colonnes
ID externe et
ID portatour contenant des identifiants uniques sont utilisées (voir
Champs-clés (ID)).
- Pour les autres champs attribués, déterminez dans la boîte de sélection si la valeur du client existant doit être gardée ou si elle doit être écrasée par la valeur du fichier d'importation :
Si, par exemple, vous ne souhaitez mettre à jour que l' intervalle de visite pour vos clients et que vous souhaitez garder toutes les autres valeurs, sélectionnez Écraser pour l'intervalle de visite et Garder pour les autres champs. Dans ce cas, les autres champs ne sont renseignés lors de l'importation que si le client est nouvellement créé, car il n'existe pas de client existant avec la clé correspondante.
- Pour les champs Dernière visiteet Dernière tentative, le mode de mise à jour écraser si plus grand est disponible en plus de garder et d'écraser. Ce mode est pertinent lorsque vous saisissez les visites client non seulement dans portatour® mais aussi dans d'autres systèmes (par ex. système CRM) et que vous actualisez régulièrement les données client sur portatour®.
Lors de l'importation du client, la dernière date de visite client est écrasée ou gardée en fonction de la date de visite la plus récente (la dernière date de visite du fichier d'importation ou celle de portatour). Cette vérification est effectuée pour pour chaque client à importer. On évite ainsi également que la dernière date de visite la plus récente ne soit réinitialisée par erreur à une ancienne date. - Si vous voulez uniquement actualiser les clients existants, il suffit que votre fichier d'importation ne contienne que la colonne clé (p. ex. numéro de client) et le champ à mettre à jour (p. ex. intervalle de visite).
La dernière étape avant l'import est un récapitulatif rappelant le nombre de clients du fichier d'importation pouvant être attribué à des clients existant. Vérifiez si ce nombre correspond à votre attente afin de détecter d'éventuelles erreurs dans la sélection du champ-clé (voir Aperçu et Import).
Démarrez l'actualisation des données en cliquant sur Importer.
Astuce: Un point de restauration sera créé avant l'import. Au cas où l'import ne mène pas au résultat désiré – p.ex. à cause d'une attribution de champ erronée – rétablissez sur ce point de restauration (voir
Restauration).
Astuce: Si vous avez sélectionné plusieurs champs comme clés, des champs clés vides seront utilisés comme garde-place ('joker'), c'est-à-dire ces champs vides n'ont pas besoin de correspondre. Ceci permet, par exemple, de compléter un des champs clés lors d'un import ultérieur.