Termine importieren

Klicken Sie im Kalender auf die Terminliste . Klicken Sie dort auf Mehr und wählen Sie Import, um Termine aus einer Excel-, CSV- oder ODS-Datei zu importieren. Alternativ öffnen Sie im Menü die Optionen und klicken dann im Abschnitt Datenmanagement auf Daten importieren > Termine.

Die Vorgangsweise ist analog zum Kundenimport (siehe Kundenimport starten). Erledigen Sie die Feldzuordnung, kontrollieren Sie die Import-Vorschau und starten Sie anschließend den Import-Vorgang.

Bitte achten Sie beim Termin-Import auf folgende Punkte:

• Kundenbezug: Termine bei bestehenden Kunden müssen gleich beim Import den betreffenden Kunden zugeordnet werden. Nur so wird sichergestellt, dass die automatische Besuchsplanung einwandfrei funktioniert und in der Folge Besuchsberichte bei den korrekten Kunden angefügt werden. Die Zuordnung eines Termins zu einem Kunden funktioniert über die Portatour ID oder die externe ID des Kunden.
• Zeitpunkt: Der Zeitpunkt des Termins wird über die drei Felder frühester Beginn, spätestes Ende und Dauer in Minuten festgelegt, wobei Sie wahlweise spätestes Ende oder Dauer weglassen können. Wenn Sie alle drei Felder setzen und die Dauer kürzer als die Zeitspanne zwischen frühester Beginn und spätestes Ende ist, hat portatour® bei der Planung Optimierungsspielraum. Wenn Sie einen Termin als beliebig am Tag definieren wollen, setzen Sie frühester Beginn auf 00:00 Uhr, spätestes Ende auf 23:59 Uhr und die Dauer auf die gewünschte Termindauer, z.B. 30 Minuten. Ihre Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Kunden berücksichtigt portatour® automatisch.
• Adresse: Bei Terminen mit Kundenbezug wird beim Import automatisch die Adresse des Kunden als Terminadresse herangezogen. Sie brauchen also nur dann Adressen bei Terminen importieren, wenn der Termin keinen Kundenbezug hat (z.B. interne Schulung) oder an einer anderen Adresse als der Kundenadresse stattfinden soll. Adressen werden beim Importvorgang automatisch geokodiert.

Noch einige Tipps zum Termin-Import:

• Nutzen Sie den Termin-Export, um eine Dateivorlage für den Import zu erhalten. Wenn Sie Ihre Termine als Excel-Datei exportieren, können Sie diese bearbeiten und wieder importieren. Dies erlaubt eine Massenbearbeitung von Terminen.
• Klicken Sie beim Import auf das blaue (i) Symbol neben den einzelnen Feldnamen, um Erklärungen und Importhinweise zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
• Auch Termine, die mehrere Tage dauern, sind möglich, z.B. für Messen oder Urlaub. In diesem Fall ist aber kein Spielraum erlaubt. Der Einfachheit halber lassen Sie in solchen Fällen die Dauer in Minuten weg.
• Vor jedem Importvorgang wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Sollte ein Import nicht das von Ihnen erwartete Ergebnis bringen, können Sie in den Optionen unter Datenmanagement > Wiederherstellung auf den Datenstand vor dem Import zurücksetzen, d.h. sämtliche Dateneingaben seit diesem Zeitpunkt werden verworfen.