Sehr geehrte Außendienstmitarbeiterin,
sehr geehrter Außendienstmitarbeiter,
wir freuen uns, einen wesentlichen Beitrag zur Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit zu leisten:
Von jetzt an reduziert sich Ihr persönlicher Aufwand für die Tourenplanung deutlich. Sie verbringen künftig weniger Zeit im Auto und besuchen dabei mehr Kunden.
Mit portatour® verfügen Sie über einen mobilen Echtzeit-Tourenplaner, der Ihre bisherige Tourenplanung revolutionieren wird. Denn portatour® ist:
- schnell
portatour® erstellt einen automatischen Tourenvorschlag innerhalb von wenigen Sekunden. Ein Knopfdruck genügt und Sie erhalten einen optimierten Tourenplan für die nächsten Tage, inkl. exakten Zeitangaben.
- intelligent
portatour® berücksichtigt bei der Berechnung Ihrer Tour neben Kundendaten (Adresse, Öffnungszeiten, Besuchsdringlichkeit) gewählte Start- und Übernachtungsorte, Termine in Ihrem Kalender und die für Kundenbesuche zur Verfügung stehende Arbeitszeit.
- dynamisch
Reagieren Sie jederzeit auf Änderungen im Besuchsplan. Egal, ob Sie einen dringenden Termin einschieben oder einen geplanten Kundenbesuch absagen müssen, portatour® übernimmt die geänderten Anforderungen und verarbeitet sie binnen Sekunden zu einem neuen optimierten Tourenplan.
- mobil
portatour® läuft auch am Smartphone oder Tablet. Wenn Sie künftig Ihr Smartphone in die Jackentasche stecken, haben Sie die wichtigsten Kundeninformationen immer griffbereit, von der Adresse mit optionaler Straßenkarte über die Öffnungszeiten bis zu ausgewählten Besuchsdaten.
Bevor Sie loslegen
Unser Hilfe-Zentrum erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie portatour® einrichten und im Außendienst-Alltag effektiv einsetzen. Uns ist besonders wichtig, dass Sie mit der Verwendung von portatour® mehr Zeit für die Kundenbetreuung haben. Daher wollen wir Ihnen vorab einige Tipps geben.
Sie profitieren von portatour® am meisten, wenn die Qualität der Datenbasis für die Berechnung Ihres Tourenplanes stimmt. Unsere Empfehlung lautet:
- Stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Kunden vollständig und aktuell sind.
- Pflegen Sie Ihren elektronischen Terminkalender.
Ihre gut investierte Vorbereitungszeit bei der Einrichtung von portatour® erhalten Sie mit automatischer, optimierter Tourenplanung tagtäglich zurück.
Kundendaten
Sie importieren Ihre Kundendaten, diese dienen als Basis für die Tourenplanung.
Als Außendienstkraft kennen Sie Ihre Kunden natürlich am besten und wissen um die individuellen Betreuungsanforderungen. Überprüfen und aktualisieren Sie daher die Daten für die einzelnen Kunden:
- Je exakter die Kundenadressen sind, desto genauer wird Ihr Zeitplan.
- Verwenden Sie die Eingabeoption Öffnungszeiten auch für den Fall, dass ein Kunde zwar durchgängig geöffnet hat, aber für Lieferantenbesuche ein Zeitfenster vorgesehen hat.
- Aus dem festgelegten Besuchsintervall und dem letzten Besuch errechnet portatour® die Dringlichkeit des Besuches. In den seltensten Fällen empfiehlt es sich, alle Kunden im gleichen Abstand zu besuchen. Nehmen Sie daher portatour® zum Anlass, die vorhandene Kundenklassifikation auf Plausibilität zu prüfen bzw. eine neue Klassifikation mit entsprechenden Besuchsintervallen zu erstellen.
- Geben Sie die geschätzte Besuchsdauer für Ihre Kunden ein. Überprüfen Sie die Angaben im Alltag und passen Sie diese gegebenenfalls an.
Elektronischer Kalender
Verwenden Sie künftig den portatour® Kalender für alle Termine - auch außerhalb Ihrer Kundenbesuchstätigkeit, wie z.B.:
- Geschäftliche Termine (Besprechungen im Büro, Werbemittel im Lager ausfassen,…)
- Erledigungen während des Tages (Arztbesuch, …)
- Länger dauernde Telefonate (Telefonkonferenz, ...)
- Treffpunkte nach Arbeitsschluss bzw. geplante Auswärtsübernachtungen (Hotel, ...)
Sie werden angenehm überrascht sein, wie viel Fahrzeit Ihnen die konsequente und lückenlose Nutzung Ihres Kalenders künftig spart.
Wir sind zuversichtlich, dass Sie mit vorliegendem Benutzerhandbuch über eine gute Orientierung und Einschulung zu portatour® verfügen. Sollten Sie darüber hinaus Fragen oder Anregungen für uns haben, so steht Ihnen das portatour®-Team gerne unter support.hc@portatour.com zur Verfügung.
Wir wünschen Ihnen, dass portatour® als täglicher Wegbegleiter nicht nur Ihre Arbeit erleichtert, sondern durch eine noch effektivere Kundenbetreuung auch mehr Umsatz bringt.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr portatour®-Team