Kalender

portatour® stellt Ihnen einen Terminkalender zur Verfügung, in den Sie alle Termine eintragen können – z.B. fest vereinbarte Kundenbesuche, Firmenmeetings, Werkstatttermine, geplante Telefonate. Diese Termine werden bei der automatischen Besuchsplanung mit höchster Priorität berücksichtigt.

Lassen Sie sich den Besuchsplan, Ihre fixen Termine und Ihre Besuchsberichte übersichtlich in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht darstellen. Sie gelangen auf drei Wegen zum Kalender:

• Hauptmenüpunkt Kalender
• Hauptmenüpunkt Besuchsplan > Mehr > Kalender
• Auf der Kundendetailseite im Abschnitt Kommende Termine auf Geeigneten Tag finden klicken

Farben und Symbole im Kalender

Zukünftige Einträge im Kalender sind blau umrandet und unterschiedlich gefärbt:

• Weiß: automatisch optimierte Besuchsvorschläge von portatour® anhand des Besuchsintervalls der Kunden
• Hellblau: Kundenbesuche bei von Ihnen vorgemerkten Kunden
• Mittelblau: Termine beliebig am Tag und beliebig in der Woche
• Dunkelblau: Termine zu einer bereits fixierten Uhrzeit
• Grau: Übernachtungsvorschläge (am Heimatort oder Auswärtsübernachtung)

Allgemein gilt: Je dunkler die Färbung, desto genauer wurde der zeitliche Spielraum für diesen Besuch bereits festgelegt. Während ein weißer Besuchsvorschlag lediglich eine mögliche Empfehlung für Tag und Zeit ist, die noch verschoben werden kann, muss ein dunkelblauer Termin genau zum angezeigten Zeitpunkt stattfinden.

Weitere Färbungen im Kalender:

• Grau umrandete Einträge mit grauer Schrift stellen Besuchsberichte dar.
• Der aktuelle Tag ist hellgelb hinterlegt.
• Die orange Färbung in der Kopfzeile zeigt jene Tage, für die aktuell ein Besuchsplan existiert.
• Kollisionen werden durch rote und gelbe Warnmarkierungen bei Terminen (siehe dazu Termine erstellen) angezeigt.

Symbole im Termin gibt es folgende:

• ist ein Termin beliebig am Tag.
• symbolisiert einen Termin beliebig in der Woche.
• ist ein Termin, der Teil einer Serie ist.
• bedeutet, dass dieser Termin mit einem anderen kollidiert.

In der Tages- und Wochenansicht werden Fahrten durch graue Straßen dargestellt, Mittagspausen durch ein „Gabel/Messer“-Symbol. Bei Zeiten, die nicht verplant sind – z.B. Wartezeiten vor fixen Terminen – ist anstatt der Straße eine weiße Fläche zu sehen.

Navigation im Kalender

Ein Klick auf die Datumsanzeige ganz oben öffnet ein "Gehe zu"-Fenster, um schnell zu einem anderen Datum zu wechseln:

In der Kopfzeile des Kalenders werden die Landkartendarstellung und das Vorhandensein von Aufgaben mit Symbolen dargestellt. Der kleine Pfeil nach unten visualisiert, dass sich bei Klick ein Menü öffnet. Dieses Menü enthält Links zum Besuchsplan des Tages und zur Landkartendarstellung, sowie Funktionen zur Aufgabenverwaltung und Terminerstellung (siehe Aufgaben). Außerdem können Sie hier auch den Tag bearbeiten (siehe Tag verschieben oder tauschen).

Wenn Sie Ihre Besuchsberichte nur mit Datum aber ohne Uhrzeit speichern (festlegbar unter Optionen > Berichtswesen > Besuchszeiten), werden diese untereinander aufgelistet:

Termine erstellen

Einen neuen Termin erstellen Sie durch Anklicken des Knopfes Neuer Termin oder des gewünschten Terminzeitpunkts im Kalender. Es erscheint das Menü Neuer Termin, wo Sie die gewünschte Terminart auswählen (siehe auch Termin erstellen).

Sofort nach dem Speichern eines Termins prüft portatour®, ob der Termin womöglich mit anderen Terminen kollidiert. Dabei werden auch notwendige Fahrzeiten zwischen den Terminen berücksichtigt. Als Benutzer erkennen Sie kollidierende Termine anhand des vorangestellten roten Blitz-Symbols - und das überall in portatour®, wo Termine angezeigt werden. Termine, die im Besuchsplan aufgrund einer Kollision durch portatour® automatisch verkürzt wurden, werden im Kalender gelb markiert.

Neue bzw. bearbeitete Termine werden im Kalender solange mit einer roten Linie versehen, bis sie auch korrekt im Besuchsplan vorhanden sind. Erkennt portatour®, dass der Besuchsplan 'veraltet' ist, weil Sie im Planungszeitraum Termine erstellt oder bearbeitet haben, wird aus dem portatour®-Logo in der Menüzeile ein rotes Besuchsplan aktualisieren-Symbol. Klicken Sie auf dieses und der Besuchsplan wird unter Berücksichtigung der aktuellen Terminsituation neu berechnet.

Ist während der hinterlegten Arbeitszeiten (siehe Optionen > Arbeitszeiten) nicht genug Zeit für alle angelegten Termine (z.B. bei vielen Terminen beliebig am Tag) oder ragt ein fixer Termin über Arbeitsbeginn oder Arbeitsende hinaus, dann werden die Arbeitszeiten automatisch von portatour® ausgeweitet. Ein Beispiel: Bei einem sehr frühen Kundentermin plant portatour® die Abfahrtszeit entsprechend dem Terminbeginn früher als üblich.

Terminliste

Ein Klick auf das Symbol rechts oben führt Sie zur Terminliste (siehe Terminliste).

Kalenderoptionen

Durch Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts oben im Kalender gelangen Sie zu den Optionen der Kalenderansicht (siehe Kalenderoptionen).

Kalender freigeben

Nutzen Sie die Kalenderfreigabe in den Optionen, um Ihre Fixtermine, den Besuchsplan oder Ihre Besuchsberichte auch in anderen Programmen (z.B. Google Kalender oder Outlook) zu sehen oder anderen Personen zur Verfügung zu stellen (Details siehe Kalenderfreigabe).