Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Einträge im Kalender zu bearbeiten.
Durch Klick auf einen Kalendereintrag erscheint ein Menü zur Bearbeitung. Die Bearbeitung erfolgt analog zur Bearbeitung des Besuchsplans (siehe Besuchsplan bearbeiten).
Wollen Sie einen Besuchsvorschlag oder einen Termin im Kalender auf einen anderen Tag bzw. Zeitpunkt verschieben, ist dies auch über Drag & Drop möglich. Ziehen Sie ihn einfach mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Stelle im Kalender. Beim Loslassen der Maustaste erscheint eine Sicherheitsabfrage, bei der Sie den neuen Terminzeitpunkt bestätigen. Alternativ geben Sie portatour® durch Auswahl von Beliebig am Tag den Freiraum zur automatischen Ermittlung einer geeigneten Uhrzeit, um den Termin kilometeroptimiert am entsprechenden Tag einzuplanen. Handelt es sich ursprünglich um einen Besuchsvorschlag, wird dieser nun in einen Termin umgewandelt.
Ist nach dem Verschieben eines Termins eine Aktualisierung des Besuchsplans empfehlenswert, erscheint links oben das rote „Aktualisieren“-Symbol. Klicken Sie auf dieses, um den Besuchsplan neu optimieren zu lassen.
Während des Verschiebens ist auch das Scrollen nach oben und unten innerhalb der Arbeitszeiten möglich. Ziehen Sie dazu den Termin an den oberen bzw. unteren Rand des Kalenders, ohne den Termin loszulassen – der Kalender beginnt automatisch langsam zu scrollen.
Tipp: Auch auf Geräten mit Touchscreen (Smartphone, Tablet) wird Drag & Drop unterstützt. Beachten Sie dabei, dass Sie vor dem Wegziehen eines Termins auf diesen mindestens eine ½ Sekunde lang drücken müssen, um in den Drag & Drop-Modus zu gelangen. Der Termin erhält rundum einen Schatten, sobald er bereit zum Verschieben ist.
Tag verschieben oder tauschen
Finden Sie die Besuchsvorschläge für einen bestimmten Tag gut, möchten diese jedoch an einem anderen Tag abfahren, ist dies mit portatour® möglich.
Klicken Sie am gewünschten Tag in die Kopfzeile des Tages und dann auf den Menüpunkt Tag bearbeiten. Wählen Sie Tag verschieben, um den Tag auf ein anderes Datum zu verlegen. Es folgt ein Fenster, wo Sie das Zieldatum auswählen:
Im Falle von Tag tauschen wählen Sie die beiden zu tauschenden Tage aus:
Zu beachten:
- Verschobene bzw. getauschte Besuchsvorschläge werden bei einer Aktualisierung des Besuchsplans wieder verworfen. Um diese Besuchsvorschläge am gewünschten Tag zu fixieren, ist eine Umwandlung in Termine erforderlich. Wählen Sie in der Auswahlbox zwischen fixen Terminen oder Terminen beliebig am Tag.
- Es können nur jene Tage verschoben bzw. getauscht werden, die am Heimatort starten und enden. D.h. der Tag darf keine Auswärtsübernachtung haben. Ebenso dürfen noch keine Besuche bzw. Termine an diesem Tag erledigt worden sein.
- Wenn Sie bei Tag verschieben einen Zieltag wählen, an dem es bereits vorgeschlagene Besuche gibt, dann werden diese gelöscht. Termine bleiben jedenfalls erhalten, können aber zu Konflikten führen. Deshalb werden Sie in solchen Fällen rechtzeitig gewarnt und gefragt, ob Sie die Verschiebung trotzdem durchführen wollen. Überlegen Sie, ob in solchen Fällen eventuell ein Tausch besser wäre.
- Außerdem werden Sie gewarnt, wenn der Besuch eines Kunden am Zieltag nicht planbar wäre, z.B. wegen eingeschränkter Öffnungszeiten, Besuchssperren, Kundenurlaub oder Planungseinschränkungen.
Sie finden die Funktion Tag bearbeiten auch im Besuchsplan (siehe Besuchsplan bearbeiten).
Arbeitszeiten ändern
Wenn Sie für einen Tag ausnahmsweise die Arbeitszeiten abändern wollen, dann erledigen Sie dies einfach im Kalender, indem Sie den Übernachtungseintrag am Tagesbeginn bzw. Tagesende verschieben. Nutzen Sie die Drag&Drop-Funktionalität, d.h. Kalendereintrag drücken, verschieben und an der gewünschten Uhrzeit wieder loslassen. Sie sehen folgend eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen.
Der Übernachtungsvorschlag wird dabei in einen fixen Termin umgewandelt, der im Kalender dunkelblau gefärbt ist. Aktualisieren Sie danach den Besuchsplan z.B. mittels Klick auf das rote Aktualisieren-Symbol links oben, damit die geänderte Arbeitszeit bei der Tourenplanung berücksichtigt wird.
Übernachtungsort ändern oder fixieren
Möchten Sie den Übernachtungsort für einen Tag ändern oder fixieren, klicken Sie auf den jeweiligen Übernachtungsvorschlag. Ein Menü erscheint:
Wählen Sie In fixen Termin umwandeln, um den vorgeschlagenen Zeitpunkt und Ort der Übernachtung zu fixieren, oder Übernachtungsort ändern, wenn Sie an diesem Tag an einem anderen Ort übernachten möchten. Sie haben in weiterer Folge die Möglichkeit, eine Adresse aus Meine Orte, Ihren Heimatort oder eine manuelle Adresse auszuwählen. Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist notwendig, damit der geänderte Übernachtungsort auch bei der Tourenplanung berücksichtigt wird.
Hotel suchen
Möchten Sie in der Nähe eines Übernachtungsvorschlages oder Übernachtungstermins direkt über Booking.com ein Hotel buchen, klicken Sie auf den Vorschlag oder Termin und wählen Hotel suchen. Ein Fenster erscheint:
Durch Bestätigung mittels Klick auf Hotel suchen werden Sie in einem neuen Fenster auf die Booking.com Webseite weitergeleitet, wo Hotels in der Nähe des Übernachtungsortes vorgeschlagen werden. Sie sehen die Verfügbarkeiten und Preise für das Datum der Übernachtung. Die Zimmersuche folgt den Kriterien „1 Erwachsener“ und „Geschäftsreisender“. Auf Booking.com können Sie dann weitere Suchkriterien einstellen.
Nachdem Sie auf Booking.com ein Hotel gebucht haben, nutzen Sie die Funktion Übernachtungsort ändern in portatour®, um die Hoteladresse in portatour® einzutragen.
Dadurch wird ein neuer Übernachtungstermin erstellt, der den alten Übernachtungsvorschlag bzw. Übernachtungstermin ersetzt.
Tipp: Wenn Sie in einem Hotel öfters übernachten möchten bzw. portatour® dieses Hotel bei Übernachtungstouren eigenständig vorschlagen soll, legen Sie es via Menü > Meine Orte > Neuer Übernachtungsort an (siehe Meine Orte).
Sie finden die Funktion Hotel suchen auch im Besuchsplan und in der Termindetailansicht eines Übernachtungstermins (siehe Besuchsplan bearbeiten und Termindetailseite).