Besuchsplan bearbeiten

Besuchsvorschläge bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, manuell in die portatour®-Besuchsplanung einzugreifen, indem Sie im Besuchsplan bei einem Kunden das Kontextmenü öffnen - entweder durch Klick auf den Pfeil nach unten-Knopf am rechten Rand der Zeile, durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Zeile oder auf Geräten mit Touchscreen durch ca. 1-sekündiges Antippen der Zeile.

• In fixen Termin umwandeln: Der Besuchsvorschlag wird zum vorgeschlagenen Besuchszeitpunkt in einen fixen Termin umgewandelt. Dadurch wird bei folgenden Besuchsplanaktualisierungen der Besuch nicht mehr verschoben. Dies empfiehlt sich, wenn Sie Datum und Uhrzeit bereits mit dem Kunden abgestimmt haben.
• In Termin beliebig am Tag umw.: Der Besuchsvorschlag wird in einen Termin umgewandelt, allerdings bleibt die Uhrzeit variabel. D.h. bei folgenden Besuchsplanaktualisierungen kann im Sinne der Optimierung der Zeitpunkt des Termins noch verschoben werden – der Tag bleibt aber jedenfalls fixiert.
• In Termin beliebig in Woche umw.: Der Besuchsvorschlag wird in einen Termin umgewandelt - bei dieser Terminart bleiben aber Wochentag und Uhrzeit variabel, d.h. bei folgenden Besuchsplanaktualisierungen können Tag und Uhrzeit innerhalb der gewählten Woche noch verschoben werden – die Woche bleibt aber fixiert. Ihre Arbeitszeiten und die Kundenöffnungszeiten werden dabei berücksichtigt.
• In Termin umw. und bearbeiten: Der Besuchsvorschlag wird in einen Termin umgewandelt, den Sie selbst sofort in einem Pop-up-Fenster nachbearbeiten können (siehe auch Termin bearbeiten). Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie den vorgeschlagenen Kunden grundsätzlich besuchen wollen, aber mit dem Kunden einen anderen Tag bzw. anderen Zeitpunkt vereinbaren.
• Vormerkung entfernen: Wenn Sie einen Kunden für den Besuchsplan vorgemerkt haben (siehe Vormerkungen), ihn nun aber doch nicht zwingend besuchen wollen, löschen Sie so die Vormerkung.
• Neue Besuchssperre: Wenn Sie einen Kunden nicht besuchen möchten bzw. können – z.B. Ansprechpartner in Urlaub – so erstellen Sie hiermit eine Besuchssperre für einen bestimmten Zeitraum (siehe auch Besuchssperren). Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist danach notwendig, um die Sperre zu berücksichtigen.
• Jetzt besucht: Nachdem Sie den Kunden besucht haben, protokollieren Sie dies mittels Jetzt besucht. Beim Kunden wird automatisch das aktuelle Datum unter Letzter Besuch eingetragen. Optional geben Sie einen Besuchsbericht ein. Mehr dazu unter Kundendetailseite.
• Jetzt nicht angetroffen: Wenn Sie einen Kunden nicht angetroffen haben, protokollieren Sie dies mittels Jetzt nicht angetroffen. Mehr dazu unter Kundendetailseite.

Durch Klick auf einen Übernachtungsvorschlag öffnet sich das Kontextmenü zur Bearbeitung der Übernachtung. Hier können Sie auch ein Hotelzimmer über Booking.com buchen (siehe Übernachtungsort ändern oder fixieren und Hotel suchen).

Termine bearbeiten

Verwenden Sie die rechte Maustaste oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten-Knopf am rechten Rand der Terminzeile, um das Kontextmenü des Termins zu öffnen:

• Kunde öffnen: Öffnet die Kundendetailseite des betreffenden Kunden.
• Termin bearbeiten: Öffnet ein Pop-up-Fenster zur Bearbeitung des Termins.
• Termin löschen: Löscht den Termin.
• Termin aus Besuchsplan ausschließen: Wählen Sie diese Option, wenn der Termin keinen Einfluss auf Ihre Tagestour haben soll. Der Termin wird bei der nächsten Besuchsplanaktualisierung nicht berücksichtigt. Verwenden Sie diese Option für z.B. für Termine, die nur informativen Charakter haben.
• Termin in Besuchsplan berücksichtigen: Der ausgeschlossene Termin wird bei der nächsten Planaktualisierung wieder berücksichtigt.
• Uhrzeit fixieren: Fixiert die Datum und Uhrzeit eines Termin von Beliebig am Tag oder Beliebig in Woche auf den derzeit geplanten Zeitpunkt.
• In „Beliebig am Tag“ umwandeln: Die Uhrzeit des Termins wird innerhalb eines Tages variabel, d.h. bei zukünftigen Planaktualisierungen kann sich die Uhrzeit im Sinne der Optimierung ändern.
• In "Beliebig in Woche" umwandeln: Der Tag und die Uhrzeit des Termins werden innerhalb einer Woche variabel und können sich bei folgenden Besuchsplanaktualisierungen ändern.
• Jetzt wahrgenommen: Klicken Sie diesen Punkt, nachdem Sie einen Termin absolviert haben. Sollte der Termin bei einem Kunden gewesen sein, wird bei diesem automatisch das aktuelle Datum unter Letzter Besuch eingetragen. Optional geben Sie einen Besuchsbericht ein (siehe Termin wahrnehmen).
• Jetzt nicht angetroffen: Wenn der Ansprechpartner nicht zum Termin erschienen ist, klicken Sie diesen Punkt.

Mehr

Ein Klick auf den Mehr-Knopf oberhalb des Besuchsplans führt Sie zu weiteren Optionen zur Bearbeitung des aktuellen Tages bzw. des Besuchsplans.

• Ein Klick auf Kalender öffnet die Kalenderansicht (siehe Kalender).
• Export erlaubt das Exportieren bzw. Drucken des Besuchsplans (siehe Plan exportieren).
• Um einen Termin für den aktuellen Tag zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Termin. Ein Kontextmenü mit den Optionen zum Erstellen von Terminen erscheint (siehe Termin erstellen).
• Tag bearbeiten lässt Sie in weiterer Folge alle vorgeschlagenen Besuche des Tages in fixe Termine, in Termine beliebig am Tag in Termine beliebig in der Woche umwandeln. Außerdem können Sie hier den Tag verschieben oder tauschen (siehe Tag verschieben oder tauschen).
• Wählen Sie Besuchsplan bearbeiten, wenn Sie nicht nur den den Tag, sondern alle vorgeschlagenen Besuche des aktuell berechneten Besuchsplans in fixe Termine, in Termine beliebig am Tag oder in Termine beliebig in der Woche umwandeln möchten.
• Mit Klick auf Besuchsplan löschen entfernen Sie den gesamten Besuchsplan inklusive aller Vormerkungen (siehe Vormerkungen). Termine werden im Besuchsplan nicht mehr angezeigt, bleiben aber im Kalender erhalten. Bei der nächsten Besuchsplanberechnung werden die Termine wieder angezeigt.