Sie haben die Möglichkeit, manuell in die portatour®-Besuchsplanung einzugreifen, indem Sie im Besuchsplan bei einem Kunden das Kontextmenü öffnen - entweder durch Klick auf den Pfeil nach unten-Knopf am rechten Rand der Zeile, durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Zeile oder auf Geräten mit Touchscreen durch ca. 1-sekündiges Antippen der Zeile.
- In fixen Termin umwandeln: Der Besuchsvorschlag wird zum vorgeschlagenen Besuchszeitpunkt in einen fixen Termin umgewandelt. Dadurch wird bei folgenden Besuchsplanaktualisierungen der Besuch nicht mehr verschoben. Dies empfiehlt sich, wenn Sie Datum und Uhrzeit bereits mit dem Kunden abgestimmt haben.
- In Termin beliebig am Tag umw.: Analog zu In fixen Termin umwandeln, allerdings bleibt hierbei die Uhrzeit noch variabel, d.h. bei folgenden Besuchsplanaktualisierungen kann im Sinne der Optimierung der Zeitpunkt des Termins noch verschoben werden – der Tag bleibt jedenfalls fixiert.
- In Termin umwandeln und bearbeiten: Der Besuchsvorschlag wird in einen Termin umgewandelt, den Sie selbst sofort in einem Popup-Fenster nachbearbeiten können (siehe auch Termin bearbeiten). Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie den vorgeschlagenen Kunden grundsätzlich besuchen wollen, aber mit dem Kunden einen anderen Tag bzw. anderen Zeitpunkt vereinbaren.
- Vormerkung entfernen: Wenn Sie einen Kunden für den Besuchsplan vorgemerkt haben (siehe Vormerkungen), ihn nun aber doch nicht zwingend besuchen wollen, löschen Sie so die Vormerkung.
- Neue Besuchssperre: Wenn Sie einen Kunden nicht besuchen möchten bzw. können – z.B. Ansprechpartner in Urlaub – so erstellen Sie hiermit eine Besuchssperre für einen bestimmten Zeitraum (siehe auch Besuchssperren). Eine Aktualisierung des Besuchsplans ist danach notwendig, um die Sperre zu berücksichtigen.
- Jetzt besucht: Nachdem Sie den Kunden besucht haben, protokollieren Sie dies mittels Jetzt besucht. Beim Kunden wird automatisch das aktuelle Datum unter Letzter Besuch eingetragen. Optional geben Sie einen Besuchsbericht ein. Mehr dazu unter Kundendetailseite.
- Jetzt nicht angetroffen: Wenn Sie einen Kunden nicht angetroffen haben, protokollieren Sie dies mittels Jetzt nicht angetroffen. Mehr dazu unter Kundendetailseite.
In gleicher Weise öffnen Sie das Kontextmenü für Termine:
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Kunde öffnen: Öffnet die Kundendetailseite des betreffenden Kunden.
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Termin bearbeiten: Öffnet ein Popup-Fenster zur Bearbeitung des Termins.
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Termin löschen: Löscht den Termin.
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Uhrzeit fixieren: Fixiert die Uhrzeit eines Termin von Beliebig am Tag auf die derzeit geplante Zeit.
- In „beliebig am Tag“ umwandeln: Die Uhrzeit des Termins wird innerhalb eines Tages variabel, d.h. bei zukünftigen Planaktualisierungen kann sich die Uhrzeit im Sinne der Optimierung ändern.
- Jetzt wahrgenommen: Klicken Sie diesen Punkt, nachdem Sie einen Termin absolviert haben. Sollte der Termin bei einem Kunden gewesen sein, wird bei diesem automatisch das aktuelle Datum unter Letzter Besuch eingetragen. Optional geben Sie einen Besuchsbericht ein (siehe Termin wahrnehmen).
- Jetzt nicht angetroffen: Wenn der Ansprechpartner nicht zum Termin erschienen ist, klicken Sie diesen Punkt.
Durch Klick auf einen Übernachtungsvorschlag öffnet sich das Kontextmenü zur Bearbeitung der Übernachtung. Hier können Sie auch ein Hotelzimmer über Booking.com buchen (siehe Übernachtungsort ändern oder fixieren und Hotel suchen).
Ein Klick auf den Mehr-Knopf oberhalb des Besuchsplans führt Sie zu weiteren Optionen zur Bearbeitung des aktuellen Tages bzw. des Besuchsplans.
- Um einen Termin für den aktuellen Tag zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Termin. Ein Kontextmenü mit den Optionen zum Erstellen von Terminen erscheint (siehe Kapitel Termin erstellen).
- Tag bearbeiten lässt Sie in weiterer Folge alle vorgeschlagenen Besuche des Tages In fixe Termine umwandeln oder In Termine beliebig am Tag umwandeln. Außerdem können Sie hier den Tag verschieben oder den Tag tauschen (siehe Punkt Tag verschieben oder tauschen).
- Wählen Sie Besuchsplan bearbeiten, wenn Sie alle vorgeschlagenen Besuche des aktuell berechneten Besuchsplans In fixe Termine umwandeln oder In Termine beliebig am Tag umwandeln möchten.
- Mit Klick auf Besuchsplan löschen entfernen Sie den gesamten Besuchsplan inklusive aller Vormerkungen (siehe Vormerkungen). Termine werden im Besuchsplan nicht mehr angezeigt, bleiben aber im Kalender erhalten. Bei der nächsten Besuchsplanberechnung werden die Termine wieder angezeigt.