Der portatour® Server analysiert für den portatour® Report Ihre Kunden, Ihre Besuchseinstellungen und Ihre getätigten Besuche. Bitte beachten Sie, dass nur jene Besuche berücksichtigt werden können, die Sie durch Anlage eines Besuchsberichtes erfasst haben (siehe dazu Kundenbesuche und andere Aktivitäten protokollieren).
Falls Sie den Report ohne Auswertungen von Uhrzeiten erstellen oder den Besuchsplan nicht angezeigt haben möchten, setzen Sie in den portatour® Optionen die entsprechenden Einstellungen (siehe Berichtswesen).
Konkret bietet der portatour® Report folgende Inhalte:
Besuchsplan
Der Report enthält den zum Zeitpunkt der Reporterstellung aktuellen Besuchsplan. Jeder Tag ist auf einem separaten Reiter dargestellt. Durch Klick auf den Positionsnummernlink erhalten Sie die Landkartendarstellung des Kunden. Wenn Sie Alle Planungstage ausdrucken wollen, kreuzen Sie das darunter befindliche Kästchen an. Die einzelnen Tage werden in diesem Fall beim Ausdruck untereinander aufgelistet. Nutzen Sie die Druck-Funktion Ihres Browsers, um auszudrucken.
Besuchsberichte
Die durch Sie in portatour® manuell festgehaltenen Besuchsberichte und Aktivitäten der letzten sieben Kalendertage werden im Report erfasst. Auf diesen Daten bauen auch die nachfolgenden Zusammenfassungen und Kennzahlen auf.
Um einen Filter auf bestimmte Berichtstypen zu aktivieren, klicken Sie auf das schwarze Trichter-Symbol. Es erscheint eine zusätzliche Zeile mit den Berichtstypen, nach denen eine Filterung möglich ist. In Klammer finden Sie jeweils die Anzahl der betroffenen Berichte je Berichtstyp. Entfernen Sie das Häkchen bei einem Berichtstyp, wenn Sie die Besuche dieses Typs nicht in der darunterliegenden Statistik berücksichtigt haben wollen. Auf alle in blau dargestellten Werte der Statistik wirkt sich die Filterung aus.
Jeder Tag ist auf einem separaten Reiter dargestellt. Im Feld Kommentar sind die im Feld Notizen erstellten Aufzeichnungen enthalten.
Für Tage, an denen kein einziger Bericht existiert, werden etwaige Termine angezeigt. Dies ist besonders für freie Tage (Urlaub, Feiertag, …) nützlich.
Wenn Sie Alle Tage ausdrucken wollen, kreuzen Sie das darunter befindliche Kästchen an. Die einzelnen Tage werden in diesem Fall untereinander aufgelistet.
Tageszusammenfassung der letzten und der laufenden Woche
Die Arbeitstage der aktuellen und letzten Woche werden zeilenweise aufgelistet. Der Beginn- und Endzeitpunkt entspricht dem ersten und letzten eingetragenen Kundenbesuch – nicht der Abfahrt bzw. Ankunft vom bzw. am Heimatort. Die Fahrtroute ergibt sich anhand der Adressen der am jeweiligen Tag besuchten Kunden.
Meine Kennzahlen der letzten 90 Tage
Die Besuche der letzten 90 Tage werden nach Wochentag aufgeschlüsselt analysiert. Die Fußzeile entspricht der Summe bzw. dem Durchschnitt aller Wochentage. Ermittelt wird die tatsächliche Anzahl an Arbeitstagen – d.h. Tage, an denen zumindest ein Besuch stattgefunden hat, die Gesamtanzahl der absolvierten Besuche, die durchschnittliche Anzahl der Besuche pro Arbeitstag, die durchschnittliche Uhrzeit des ersten und letzten Kundenbesuchs, die durchschnittliche Besuchszeit pro Arbeitstag, die durchschnittliche Dauer eines Kundenbesuchs.
Besuchsfälligkeit
Die in portatour® abgelegten Kunden werden gemäß Besuchsfälligkeit klassifiziert und gezählt. portatour® separiert in dieser Fälligkeitsstatistik zwischen Bestandskunden, bei denen bereits ein letzter Besuch eingetragen ist, und Neukunden, bei denen dieses Feld noch leer ist.
Die Fälligkeit eines Bestandskunden errechnet sich aus einem Vergleich des gewünschten Besuchsintervalls in Tagen und den seit dem Datum des letzten Besuchs tatsächlich verstrichenen Tagen. Bei Neukunden wird stattdessen das Aktivierungsdatum herangezogen.
Es gibt drei Klassen:
- Nicht fällig: Die seit dem letzten Besuch vergangenen Tage machen in Prozent des Besuchsintervalls weniger aus als der in den Besuchseinstellungen definierte Fälligkeits-Prozentsatz (standardmäßig 70%, siehe Planungsparameter der Kunden).
- Jetzt fällig: Die Anzahl der seit dem letzten Besuch vergangenen Tage ist bereits höher als der in den allgemeinen Besuchseinstellungen eingegebene Prozentsatz (standardmäßig 70%). Wenn die Zeit seit dem letzten Besuch exakt dem vorgegebenen Besuchsintervall entspricht, ist die Fälligkeit genau 100%.
- Überfällig: Die Zeit seit dem letzten Besuch ist deutlich länger als das Besuchsintervall (Fälligkeit ~130% oder höher).
Klicken Sie auf das schwarze Trichter-Symbol und entfernen Sie das Häkchen bei Ohne Besuchsintervall, um Kunden ohne Besuchsintervall in der Tabelle nicht zu berücksichtigen. Kunden ohne Besuchsintervall sind immer "nicht fällig". Die Werte in der Tabelle sind so gegebenenfalls aussagekräftiger, da Kunden ohne Besuchsintervall nicht mitgezählt werden.
Als Hilfestellung für Ihre Besuchsplanung führt portatour® überfällige Kunden in einer separaten Liste an, in der sowohl das gewünschte Besuchsintervall (Tage Soll) als auch die seit dem letzten Besuch vergangenen Tage (Tage Ist) angezeigt werden. Sollte portatour® einen Grund erkennen, warum der Kunde nicht automatisch eingeplant werden kann, wird dieser in der Info-Spalte rechts dargestellt.
Kundenstruktur
Klassifikation meiner Kunden nach Besuchsintervall
Die in portatour® abgelegten Kunden werden gemäß Besuchsintervall klassifiziert und gezählt. Aus dem Besuchsintervall resultiert die Anzahl der geplanten Besuche pro Jahr, die unter "Summe" für alle Kunden aufsummiert wird. Diese Summe entspricht der Anzahl der Besuche, die Sie in einem Jahr absolvieren müssen, um die bei den Kunden hinterlegten Besuchsintervalle einzuhalten. Unter der Tabelle finden Sie als Orientierungshilfe die dafür notwendige Anzahl der Besuche pro Tag – abhängig davon, wie viele Tage Sie jährlich für Besuche zur Verfügung haben.
Vergleichen Sie diese Soll-Zahlen mit Ihren Erfahrungswerten oder den tatsächlich durchgeführten Besuchen pro Besuchstag der letzten 90 Tage (siehe Kennzahlen der letzten 90 Tage). So stellen Sie einfach fest, ob Ihre Vorgaben erreichbar sind und können gegebenenfalls notwendige Adaptionen zeitnah durchführen.
Klassifikation meiner Kunden nach Besuchsdauer
Die in portatour® abgelegten Kunden werden gemäß geplanter Besuchsdauer klassifiziert und gezählt. Zusätzlich sehen Sie darunter die durchschnittliche Besuchsdauer und die gesamte Zeit, die Sie in einem Jahr direkt bei Ihren Kunden verbringen werden.
Tagesöffnungszeiten meiner Kunden
Der Tabelle entnehmen Sie, wie viele Kunden zu bestimmten Uhrzeiten an den jeweiligen Wochentagen tatsächlich geöffnet haben. Die Uhrzeiten sind spaltenweise nach Stunden aufgeschlüsselt – z.B. gibt die Spalte 9h den Zeitraum von 9:00 bis 9:59 Uhr wieder.
Klassifikation meiner Kunden nach Wochenöffnungszeit
Die in portatour® abgelegten Kunden werden gemäß Wochenöffnungszeit klassifiziert und gezählt. Grundsätzlich gilt: Je kürzer ein Kunde pro Woche geöffnet hat, umso schwieriger gestaltet sich die optimierte Tourenplanung, da Kunden mit kurzen Öffnungszeitfenstern wenig Planungsspielraum lassen und sehr bestimmend für den Verlauf der Tour sind.
Gebietsanalyse
Bei der Gebietsanalyse werden die Entfernungen und Fahrzeiten in Ihrem Betreuungsgebiet gemessen. Der Wert Ø vom Heimatort zu Kunden sagt Ihnen, wie lange Sie im Schnitt täglich für die Anfahrt zu Ihrem ersten Kunden bzw. am Abend für die Rückfahrt zu Ihrem Heimatort benötigen. Die Angabe Ø zwischen 4 benachbarten Kunden können Sie als minimale Fahrzeit zwischen Ihren einzelnen Kundenbesuchen betrachten. Die Maximale Gebietsausdehnung entspricht der Entfernung bzw. Fahrzeit zwischen den zwei am weitesten auseinanderliegenden Kunden in Ihrem Gebiet.