Optional kann beim Besuchsbericht durch portatour® vermerkt werden, wo Sie ihn erstellt haben. Sie können damit Ihrem Auftraggeber ohne zusätzlichen Aufwand zeigen, dass Sie vor Ort beim Kunden waren. Außerdem hilft Geotagging beim Belegen von Steuerfreibezügen (Verpflegungspauschalen / Diäten) und dient auch zur Fehlervermeidung, weil Sie erkennen, dass ein Bericht zum falschen Kunden eingegeben wird. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Bericht unmittelbar nach dem Kundenbesuch erstellen, d.h. solange Sie sich noch in der Nähe des Kunden aufhalten.
Geotagging ist standardmäßig ausgeschaltet. Um die Funktion einzuschalten, gehen Sie zu Optionen > Berichtswesen. Siehe dazu Berichtswesen.
Erstellen eines Besuchsberichts mit Geotag
Wenn Sie in den Optionen Automatisch hinzufügen eingestellt haben, wird beim Erstellen eines neuen Besuchsberichts – z.B. durch Klick auf Jetzt besucht beim Kunden – Ihr Standort automatisch ermittelt und als Geotag zum Bericht hinzugefügt. Die Standortermittlung durch Ihr Gerät dauert typischerweise 1 bis 10 Sekunden. Sie können in dieser Zeit bereits mit dem Ausfüllen der Berichtsfelder beginnen. Das Geotag wird im Berichtsformular unten angezeigt:
Folgende Informationen finden Sie zusätzlich im Besuchsbericht:
Adresse
Die Berichtsadresse, also die Adresse des Kunden bzw. Termins wird angezeigt.
Geotag
- Entfernung Ihres Standorts zur Berichtsadresse: Dieser Wert zeigt, wie weit Sie bei der Erstellung des Berichts von der eigentlichen Besuchsadresse entfernt sind.
Werte bis zu einigen hundert Metern sind dabei vollkommen normal – z.B. aufgrund eines größeren Firmengeländes, eines weiter entfernten Parkplatzes oder der Ungenauigkeit der Geokodierung der Kundenadresse bzw. der Standortermittlung. Sollte die Entfernung deutlich größer sein, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Sie den Bericht nicht für den korrekten Kunden eingeben! - Genauigkeit der Standortermittlung: Der Standort wird durch Ihr Gerät ermittelt, wobei die Genauigkeit aufgrund der genutzten Technologien und etwaiger Signalbehinderungen schwanken kann. Die obige Entfernungsangabe ist mit diesem Genauigkeitswert zu relativieren. Sollte Ihnen die Genauigkeit zu schlecht sein, können Sie mit dem Knopf „Aktualisieren“ eine neue Ermittlung des Standorts starten.
- Adresse Ihres Standorts: Berücksichtigen Sie, dass die Straße und Hausnummer nur selten exakt mit der Besuchsadresse übereinstimmen wird. Bereits geringe Entfernungen bzw. Ungenauigkeiten können zur Quer- bzw. Parallelstraße oder zu einer anderen Hausnummer führen.
Wenn die Adresse des Berichts nicht mit der derzeitigen Kundenadresse übereinstimmt, also z.B. im Falle von Kundenterminen, die nicht an der Kundenadresse stattfinden, wird eine zusätzliche Zeile im Geotag angezeigt: die Entfernung Ihres Standortes zur Kundenadresse.
Sie sehen dann also:
- Adresse: die Berichtsadresse (z.B. die Adresse des Termins)
- Geotag
- ca. X km entfernt: Entfernung Ihres Standortes zur Berichtsadresse
- ca. Y km vom Kunden entfernt: Entfernung Ihres Standortes zur Kundenadresse
- Adresse Ihres Standortes
Wenn Sie in den Optionen Optional hinzufügen eingestellt haben, wird die Ermittlung des Geotags nicht automatisch beim Erstellen des Berichts gestartet. Es bedarf eines Klicks auf den Knopf Hinzufügen, damit der Besuchsbericht um ein Geotag ergänzt wird.
Tipp: Sollten Sie unmittelbar nach dem Kundenbesuch wenig Zeit haben, empfehlen wir, trotzdem sofort einen Besuchsbericht anzulegen und zu speichern. Dies dauert nur wenige Sekunden und funktioniert auch im Offline-Modus. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe die restlichen Informationen (z.B. Notizen) nachtragen.
Hinweise zur Erstellung von Besuchsberichten mit Geotags
- Nur bei der Erstellung eines Besuchsberichts kann dieser mit einem Geotag versehen werden. Ein nachträgliches Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Geotags im Besuchsbericht ist nicht möglich.
- Für die Standortermittlung muss auf Ihrem Gerät die Standort-Funktion eingeschaltet sein. Des Weiteren müssen Sie im Web-Browser erlauben, dass portatour® diese Standort-Funktion auch tatsächlich nutzen darf. Sollten bei der Standortermittlung Probleme auftreten, erhalten Sie nach spätestens 30 Sekunden eine Fehlermeldung, die im Geotag des Besuchsberichts gespeichert wird.
- Geotags sind nur bei Berichten vom Typ „Besuch“ und „Nicht angetroffen“ möglich. Bei allen anderen Berichtstypen („Arbeitsbeginn“, „Arbeitsende“, „Freier Tag“, „Sonstige“) sind keine Geotags möglich.
Besuchsberichte mit Geotags anzeigen
Geotags werden in portatour® an drei Stellen angezeigt:
- Besuchsbericht: Wenn Sie einen Besuchsbericht zur Bearbeitung öffnen, wird das Geotag angezeigt – ohne Bearbeitungsmöglichkeit.
- portatour® Report: Die Geotags können auch im portatour® Report zu den Besuchsberichten der letzten 7 Tage angezeigt werden.
Aktivieren Sie die Funktion einmalig unter Optionen > Berichtswesen (siehe Berichtswesen).
- Excel/CSV-Export der Besuchsberichte: Sie finden dort Spalten, welche die oben angeführten Geotag-Informationen enthalten.