Besuchsberichte werden optional bei Klick auf Jetzt besucht z.B. auf der Kundendetailseite bzw. Jetzt wahrgenommen bei Terminen erstellt. Der Klick auf Jetzt besucht bzw. Nicht angetroffen, am besten direkt nach dem Kundenbesuch, ist zentral in der Verwendung von portatour®. portatour® ist so jederzeit am aktuellen Stand und plant bei Besuchsplanaktualisierung von der Adresse des zuletzt besuchten Kunden weiter.
Außerdem ist es möglich, weitere Aktivitäten mit Berichten zu protokollieren (z.B. Telefonate).
Besuche protokollieren
Je nach Einstellung unter Optionen > Berichtswesen > Besuchsberichte (siehe Berichtswesen) werden Sie bei Klick auf Jetzt besucht bzw. Nicht angetroffen zur Eingabe eines Besuchsberichts aufgefordert:
- Datum, Startzeit, Endzeit und Betreff sind automatisch vorausgefüllt. Die Endzeit entspricht dem Zeitpunkt, an dem Sie auf Jetzt besucht bzw. Nicht angetroffen klicken.
- Klicken Sie auf das […]-Symbol rechts neben der Startzeit, um die Uhrzeiten aus dem Besuchsplan für den Besuchsbericht zu übernehmen. Dies ist nützlich, wenn sie den Besuch erst im Laufe des Tages protokollieren, aber die geplanten Zeiten eintragen möchten:
- Nutzen Sie das Feld Notiz für stichwortartige Eintragungen bis maximal 1000 Zeichen.
- Rot markierte Felder sind Pflichtfelder.
- Im Feld Besuchshinweis am unteren Ende können Sie eine kurze Erinnerung an wichtige Aufgaben, die Sie beim nächsten Kundenbesuch berücksichtigen wollen, eingeben. Der Knopf X löscht diesen Hinweis.
Mit Speichern wird der Besuchsbericht gespeichert und steht auf der Kundendetailseite unter Letzter Bericht zur späteren Ansicht bereit (siehe Letzter Bericht). Mit Abbrechen verwerfen Sie Ihre Eingaben - auch das Datum des letzten Besuchs wird so nicht aktualisiert.
Weitere Aktivitäten protokollieren
Möchten Sie andere Aktivitäten als Besuche in Verbindung mit einem Kunden protokollieren, gehen Sie zur Kundendetailseite des jeweiligen Kunden und klicken den Knopf Neuer Bericht im Abschnitt Letzter Bericht. Ein Auswahlmenü wird angezeigt:
- Besuch: Analog zu Jetzt besucht wird das aktuelle Datum unter Letzter Besuch eingetragen.
- Nicht angetroffen: Wie beim Klick auf Nicht angetroffen bleibt das Datum des letzten Besuchs unverändert. portatour® plant den Kunden am aktuellen Tag nicht mehr ein, wenn Sie den Besuchsplan aktualisieren.
- Telefonat statt Besuch: Soll ein Telefonat einen Besuch ersetzen und das Besuchsintervall danach von Neuem zu laufen beginnen, wählen Sie Telefonat statt Besuch. Analog zum Besuchsbericht wird beim Kunden das Datum des letzten Besuchs aktualisiert. Dieser Bericht hat aber keinen Einfluss auf den Abfahrtsort, falls der Besuchsplan danach aktualisiert wird.
- Telefonat: Protokollieren Sie so ein Telefongespräch, das Sie zusätzlich zu Ihren Besuchen führen.
- Sonstiger Bericht: Für weitere Notizen, z.B. für erledigte Aufgaben, verwenden Sie Sonstiger Bericht.
Klicken Sie auf den gewünschten Bericht, um zur Eingabeseite zu gelangen. Vervollständigen Sie das Formular bzw. ändern Sie gegebenenfalls Einträge. Die gleiche Seite erscheint, wenn Sie einen bestehenden Bericht bearbeiten oder löschen wollen (siehe Alle Berichte eines Kunden anzeigen und bearbeiten).
Mit Speichern speichern Sie den neuen Eintrag bzw. die Änderung. Mit Löschen wird der Bericht nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Aktivitäten ohne Kundenbezug protokollieren
Es ist auch möglich Aktivitäten, die keinen Bezug zu Kunden haben, in portatour® zu protokollieren. Um einen Bericht ohne Kundenbezug zu erstellen:
- Gehen Sie zu Berichte.
- Klicken Sie oben auf Neuer sonstiger Bericht.
- Befüllen Sie wie gewohnt Betreff und Notiz und speichern Sie den Bericht.
Übersicht über Erstellung, Bearbeitung und Eigenschaften der Berichte
Besuchsberichte erstellen Sie in portatour® an folgenden Stellen:
- Besuchsplan > Klick rechts auf Pfeil nach unten > Jetzt besucht/Jetzt wahrgenommen
- Kalender > Klick auf den Besuchsvorschlag/Termin > Jetzt besucht/Jetzt wahrgenommen
- Kundendetailseite > Jetzt besucht
- Kundendetailseite > Neuer Bericht > Besuch
- Termindetailseite > Jetzt wahrgenommen
Eine Bearbeitung von (Besuchs-) Berichten ist hier möglich:
- Kalender > Klick auf den Bericht > Bericht bearbeiten
- Kundendetailseite > Letzter Bericht > Stift-Symbol
- Kundendetailseite > Alle anzeigen... > Stift-Symbol
- Berichte > Klick auf den Bericht > Bericht bearbeiten
Zusammenfassend eine Tabelle zu den Eigenschaften der unterschiedlichen Berichte für Kunden:
| Besuch | Nicht angetroffen | Telefonat statt Besuch | Telefonat | Sonstiger Bericht | |
| Berichtstyp | Besuch | Nicht angetroffen | Sonstiger Bericht | Sonstiger Bericht |
Sonstiger Bericht |
| Betreff | "Besuch" | "Nicht angetroffen" | "Telefonat statt Besuch" | "Telefonat" | (leer) |
| Datum des letzten Besuchs | wird aktualisiert | bleibt unverändert | wird aktualisiert | bleibt unverändert | bleibt unverändert |
| Abfahrtsort für nächsten Besuchsplan | wird ggf. aktualisiert | wird ggf. aktualisiert | bleibt unverändert | bleibt unverändert | bleibt unverändert |
| Geotag | möglich | möglich | nicht möglich | nicht möglich | nicht möglich |
Weitere Informationen
- Haben Sie Fragen zum Geotag im Besuchsbericht, dann lesen Sie Optionales Geotagging für Besuchsberichte.