Wenn Sie eine Dokumentation Ihres Arbeitstages benötigen, finden Sie im Menüpunkt Berichte eine chronologische Auflistung aller Berichte, die Sie in portatour® eingegeben haben. So können Sie übersichtlich kontrollieren, ob alles eingetragen wurde und bei Bedarf noch Berichte nachbearbeiten.
Klicken Sie auf eine Zeile, um den betroffenen Kunden zu öffnen, alle Berichte des betroffenen Kunden zu sehen oder den Bericht zu bearbeiten. Ein Klick auf öffnet die jeweilige Funktion in einem separaten Browser-Tab.
Klicken Sie oben auf das Lupen-Symbol, um Ihre Berichte zu durchsuchen. Die Suche funktioniert analog zur Kundensuche - siehe dazu Kunden Schnellsuche, Erweiterte Kundensuche und Gespeicherte Suchen.
Wenn Sie das Berichtssystem von portatour® auch zur Erfassung Ihrer Arbeitszeiten verwenden, klicken Sie oben auf Arbeitszeit protokollieren und wählen dann Arbeitsbeginn oder Arbeitsende. Besuchsfreie Tage (z.B. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, ...) halten Sie mittels des Knopfes Freier Tag fest. Protokolleinträge scheinen auch im portatour® Report auf.
portatour® erlaubt auch die Erfassung von Besuchsberichten zu Terminen bei manuell eingegebenen Adressen, d.h. ohne Bezug zu einem Kunden bzw. zu Meine Orte. Ein Klick auf Wahrgenommen beim Termin reicht, und Sie können bereits den Bericht dazu eingeben.
Möchten Sie einen neuen Bericht ohne Kundenbezug anlegen, klicken Sie oben auf Neuer sonstiger Bericht und erfassen Ihre Notizen.
Durch einen Klick auf Mehr gelangen Sie zum Kalender bzw. können Sie den portatour® Report anfordern (siehe Report anfordern), Berichte importieren (für Hinweise siehe auch Termine importieren) oder die Liste der Berichte exportieren.
Exportieren Sie entweder alle Berichte (Auswahl Gesamt) oder wählen Sie Eingeschränkt und geben einen Zeitraum ein, damit nur Berichte aus diesem Zeitraum exportiert werden. Dies reduziert die Dateigröße und beschleunigt den Vorgang.
Berichte durch Massenbearbeitung löschen
Wollen Sie mehrere Berichte in einem Schritt löschen, z.B. um sehr alte Berichte zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie oben auf Suche und wählen Sie Erweitert. Führen Sie eine erweiterte Suche durch (analog zu Erweiterte Kundensuche).
- Scrollen Sie nach unten und prüfen Sie die Berichtsliste exemplarisch, ob die Filterung korrekt ist.
- Klicken Sie Alle X löschen.
- Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Berichte gelöscht.
Möchten Sie die erweiterte Suche nicht verwenden und lieber manuell einzelne Berichte auswählen, die gelöscht werden sollen:
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie Markiermodus einschalten (siehe auch Markiermodus und Massenbearbeitung).
- Haken Sie die gewünschten Berichte an.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie Markierte löschen.
- Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Berichte gelöscht.
Alle Berichte eines Kunden anzeigen und bearbeiten
- Öffnen Sie die Kundendetailseite des betreffenden Kunden (z.B. Kunden > Klick auf Kundennamen).
- Im Abschnitt Letzter Bericht klicken Sie Alle anzeigen... Der jüngste Eintrag wird ganz oben dargestellt:
- Klicken Sie das Stift-Symbol rechts neben der Aktivität, um diese zu bearbeiten.