Klicken Sie im Hauptmenü auf Berichte > Mehr und wählen Sie Import, um Berichte aus einer Excel-, CSV- oder ODS-Datei zu importieren. Alternativ öffnen Sie im Menü die firmenweiten Optionen und klicken dann im Abschnitt Datenmanagement auf Daten importieren > Berichte.
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Die Vorgangsweise ist analog zum Kundenimport (siehe Kundenimport starten). Erledigen Sie die Feldzuordnung, kontrollieren Sie die Import-Vorschau und starten Sie anschließend den Import-Vorgang.
Beispiel einer Importdatei:
Bitte achten Sie beim Berichtsimport auf folgende Punkte:
- Kundenbezug: Berichte von bestehenden Kunden müssen gleich beim Import den betreffenden Kunden zugeordnet werden. Nur so wird sichergestellt, dass die Besuchsberichte bei den korrekten Kunden angefügt werden. Die Zuordnung eines Berichts zu einem Kunden funktioniert über die Portatour ID oder die externe ID des Kunden, also das Feld Kunde - Externe ID auf der Seite Kundenbezug im Importassistenten (siehe Schlüsselfelder (IDs)).
-
Zeitpunkt:
- Der Zeitpunkt und die Dauer des Berichts wird über die Felder Datum, Startzeit, Endzeit und Dauer in Minuten festgelegt. Die Felder Datum und Startzeit sind Pflichtfelder.
- Entweder Endzeit oder Dauer können fehlen; eines der beiden Felder muss aber befüllt sein (siehe Beispiele oben).
- Wenn Sie alle Felder setzen und die Dauer kürzer als die Zeitspanne zwischen Startzeit und Endzeit ist, wird die Endzeit verwendet.
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Berichtstyp: Es ist möglich, sechs verschiedene Berichtstypen zu importieren:
- 0: Besuch - für Kundenbesuche
- 1: Nicht angetroffen - für Kundenbesuche, bei denen der Ansprechpartner abwesend war.
- 2: Sonstiger Bericht - z.B. um ein Telefonat zu protokollieren.
- 3: Arbeitsbeginn
- 4: Arbeitsende
- 5: Freier Tag
- Ist die Zelle Berichtstyp in der Exceldatei leer oder nehmen Sie für das Feld Berichtstyp keine Zuordnung vor, werden die Berichte als Besuchsberichte angelegt.
Hinweise zum Berichtsimport:
- Nutzen Sie den Berichtsexport, um eine Dateivorlage für den Import zu erhalten. Wenn Sie Ihre Berichte als Excel-Datei exportieren, können Sie diese bearbeiten und wieder importieren. Dies erlaubt eine Massenbearbeitung von Berichten.
- Klicken Sie beim Import auf das blaue (i) Symbol neben den einzelnen Feldnamen, um Erklärungen und Importhinweise zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
- Vor jedem Importvorgang wird automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt. Sollte ein Import nicht das von Ihnen erwartete Ergebnis bringen, können Sie unter Optionen > Wiederherstellung auf den Datenstand vor dem Import zurücksetzen, d.h. sämtliche Dateneingaben seit diesem Zeitpunkt werden verworfen.
Weitere Informationen
- Für alle Details zu Berichten gehen Sie zu Berichte.
- Wie Sie Kundenbesuche und andere Aktivitäten wie Telefonate in portatour® protokollieren, erfahren Sie unter Kundenbesuche und andere Aktivitäten protokollieren.