En el menú principal, haga clic en Usuario > Más y seleccione Importar para importar datos de usuario desde un archivo Excel, CSV u ODS. Como alternativa, abra Opcionesen toda la organización en el menú y haga clic en Importar datos > Usuario en la sección Gestión de datos.
Enlace directo a portatour > opciones de la empresa
Al igual que con la importación de clientes, los nombres de las columnas en el archivo Excel pueden ser diferentes a los del nombre del campo en portatour®:
El procedimiento es similar al de la importación de clientes (véase Iniciar importación de clientes). Realice la asignación de campos, compruebe la vista previa de la importación y, a continuación, inicie el proceso de importación:
Consejos para la importación de usuarios:
- Al crear usuarios, los campos Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico son obligatorios. La dirección de correo electrónico se utiliza para enviar el enlace de activación. Para las importaciones de actualización, utilice la dirección de correo electrónico o el número de empleado, si está disponible, como campo clave.
- Importe el nivel de autorización correspondiente del usuario: 0 = usuario, 1 = supervisor, 2 = administrador. Para obtener más información sobre los niveles de autorización, consulte Mostrar lista de usuarios. Si deja el campo vacío o no se realiza ninguna asignación, se asumirá Usuario.
- A través de la importación, determine qué usuarios necesitan su propio plan de visitas, es decir, cuáles trabajan en el equipo comercial, véase Mostrar lista de usuarios. Si deja el campo vacío o no realiza ninguna asignación, se asumirá Sí.
- También se puede importar la pertenencia a grupos de usuarios (disponible a partir de 10 usuarios). Para obtener información sobre la asignación manual a grupos de usuarios, consulte Asignar usuarios a un grupo de usuarios. En la imagen de ejemplo anterior, Markus Müller, como supervisor del grupo Este, solo trabaja en el servicio interno.
Establezca valores predeterminados para todo el equipo en las opciones de la empresa. Si las opciones varían según el usuario, también es posible importarlas. Entre ellas se incluyen: horarios laborales, pausas, velocidades de conducción, parámetros de programación estándar de los clientes del usuario, horarios de apertura estándar de los clientes del usuario, así como normas de pernoctación, por ejemplo:
Los campos vacíos adoptan los ajustes predeterminados de las opciones de la empresa.
Notas:
- Exporte la lista de usuarios en Opciones > Exportar datos > Usuario para obtener una plantilla para la importación.
- Las nuevas cuentas de usuario se activan de forma predeterminada, es decir, se les asigna un nombre de usuario y un enlace de acceso. Sin embargo, los usuarios solo recibirán su enlace de acceso por email o SMS cuando usted envíe el enlace de acceso correspondiente en la lista de usuarios haciendo clic en Enviar enlace de acceso (véase Mostrar lista de usuarios).
- Si establece el campo Tiene plan de visitas propio en No para un usuario existente, se eliminarán los datos (clientes, citas, informes, etc.) de esa cuenta de usuario. Si es necesario, utilice un punto de restablecimiento (véase Restablecimiento).
- Por motivos de seguridad, no es posible eliminar cuentas de usuario de forma masiva mediante la importación. En su lugar, las cuentas de usuario se desactivan (modo de importación «Actualizar usuarios, incluyendo la eliminación de las opciones de inicio de sesión»). Por lo tanto, las cuentas de usuario desactivadas deben eliminarse manualmente de vez en cuando, tras transferir o descargar previamente los datos que contienen, para evitar exceder las licencias.