Pour établir le rapport portatour®, notre serveur analyse vos clients, vos paramètres de visites et les visites clients documentées. Veuillez noter que seules les visites clients que vous avez saisies en créant un compte rendu de visite peuvent être prises en compte (voir à ce sujet Documenter des visites clients et d'autres activités)
Si vous voulez que le rapport ne contienne pas les heures de visites ou si vous ne voulez pas afficher le plan de visites, changez les paramètres correspondants dans les options portatour® (voir section Reporting).
Le rapport portatour® vous offre le contenu suivant:
Plan de visites
Le rapport contient le plan de visites actuel au moment de la création du rapport. Chaque jour est affiché sur son propre onglet. Par un clic sur le lien du numéro, vous aurez la vue de carte du client. Si vous voulez imprimer tous les jours du plan, cochez la case en dessous. Les jours individuels seront affichés un en dessous de l'autre quand imprimés. Utilisez la fonction d'imprimer de votre navigateur pour imprimer le plan de visites.
Comptes rendus
Les comptes rendus de visite et activités que vous avez saisis dans portatour® au cours des sept derniers jours sont affichés dans le rapport. Les récapitulatifs et chiffres clés établis à la suite se basent également sur ces données.
Pour filtrer les comptes rendus en fonction de leur type, cliquez sur l'icône en forme d' entonnoir noir. Une ligne supplémentaire apparait, permettant de filtrer les comptes rendus en fonction de leur type. Le nombre de comptes rendus concernés par chaque type de compte renduest affiché entre parenthèses. Décochez la case d'un type de compte rendu si vous ne souhaitez pas que les visites clients de ce type soient prises en compte dans les statistiques situées en dessous. Toutes les valeurs représentées en bleu dans les statistiques sont affectées par le filtrage.
Chaque jour est représenté dans un onglet séparé. Le champ Commentaire contient les informations entrées dans le champ Note du compte rendu.
Pour les jours où aucun compte-rendu n'a été créé, les éventuels rendez-vous sont affichés. Ceci est particulièrement utile pour identifier les absences (congés, jour férié, ...).
Si vous souhaitez Imprimer tous les jours, cochez la case située en dessous. Les différents jours seront alors listés les uns en dessous des autres pour l'impression.
Récapitulatif journalier
Les jours de travail des semaines actuelle et précédente sont affichés par ligne. Les heures de début et fin correspondent à la première et à la dernière visite entrée – et pas au départ du ou à l'arrivée au domicile. L'itinéraire affiché est le résultat des adresses des clients visités ce jour-là.
Chiffres clés des 90 derniers jours
Les visites des 90 derniers jours seront analysées par jour de la semaine. La dernière ligne correspond à la somme ou la moyenne de tous les jours de la semaine. Le nombre de jours de travail réel est calculé – c'est-à-dire les jours où au moins une visite a eu lieu, le nombre total de visites réalisées, la moyenne du nombre de visites par jour de travail, l'heure moyenne de la première et la dernière visite client, le temps de visites moyenne par jour de travail, la durée de visite moyenne.
Échéance
Les clients enregistrés dans portatour® seront classifiés et comptés selon leur échéance. portatour® différencie entre des clients qui ont été visités au moins une fois (avec date de dernière visite connue) et de nouveaux clients où ce champ est encore vide.
L'échéance des clients est calculée par une comparaison entre l'intervalle de visite désiré en jours et les jours réellement passés depuis la dernière visite. Pour de nouveaux clients, la date d'activation est prise en compte.
Il y a trois classes:
- Pas échu: le nombre de jours écoulés depuis la dernière visite client - en pourcentage de l'intervalle de visite - est plus bas que le pourcentage d'échéance défini dans les paramètres de visites (par défaut 70%, voir Réglages de visites des clients).
- Échu maintenant: Le nombre de jours passés depuis la dernière visite est déjà plus élevé que le pourcentage entré dans les réglages de visites (standard 70%). Si le temps passé depuis la dernière visite correspond exactement à l'intervalle de visite, l'échéance est exactement 100%.
- En retard: Le temps passé depuis la dernière visite est nettement plus élevé que l'intervalle de visite (échéance de ~130% ou plus).
Comme aide pour votre planification de visites, portatour® affiche les clients en retard dans une liste séparées. Dans cette liste, vous trouvez l'intervalle de visite désiré (jours cible) ainsi que les jours passés depuis la dernière visite (jours réels). Si portatour® identifie une raison pour laquelle les clients ne sont pas automatiquement planifiés, cela sera affiché dans la colonne à droite.
Structure de la clientèle
Classification par intervalle de visite
Les clients enregistrés dans portatour® sont classifiés et comptés selon leur intervalle de visite. C'est à partir de l'intervalle de visite qu'est calculé le nombre de visites à effectuer par an, dont on retrouve le total pour tous les clients sous 'somme'. Cette somme correspond au nombre de visites client que vous devez effectuer en un an afin de respecter les intervalles de visite affectés aux clients. En complément vous trouverez sous ce tableau le nombre de visites clients à effectuer par jour - en fonction du nombre de jours par an dédiés aux visites clients.
Comparez ces chiffres cibles avec les résultats du passé ou avec les visites clients documentés dans portatour® (par jour de visite au cours des 90 derniers jours (voir Chiffres clés des 90 derniers jours). Vous constaterez ainsi facilement si vos objectifs sont réalisables et pourrez, le cas échéant, procéder rapidement aux adaptations nécessaires.
Classification par durée de visite
Les clients enregistrés dans portatour® sont classifiés et comptés selon durée de visite prévue. En dessous, vous voyez la durée de visite moyenne et la durée totale que vous allez passer chez vos clients.
Heures d'ouverture
Le tableau vous dit combien de clients sont ouverts aux heures spécifiques le jour de semaine respectif. Le temps est affiché par heure en colonnes – p.ex. la colonne 9h affiche la période de temps de 9h00 à 9h59.
Classification par heures d'ouverture hebdomadaires
Les clients enregistrés dans portatour® sont classifiés et comptés en fonction de leur durée d'ouverture hebdomadaire. En principe, plus les durées d'ouverture hebdomadaires d'un client sont brèves, plus il est difficile d'optimiser la planification des tournées, car les clients ayant des plages d'ouverture courtes laissent peu de marge de manœuvre pour la planification et ils ont un impact majeur sur le parcours de la tournée.
Analyse de la zone
Pour l'analyse de la zone, des distances et temps de trajet sont mesurés dans votre zone de vente. La valeur Ø du domicile au client vous dit combien de temps vous mettez en moyenne pour arriver chez le premier client ou pour rentrer au domicile le soir. La valeur Ø entre 4 clients à proximité peut être interprétée comme temps de trajet minimal entre les visites individuelles. La Distance maximale dans zone correspond à la distance ou au temps de trajet entre les deux clients les plus éloignés dans votre zone.