Aperçu des champs personnalisés

Cliquez sur Options et Champs personnalisés afin de personnaliser et d'adapter portatour® à vos besoins.

Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les clients, rendez-vous, tâches et comptes rendus. Pour cela, sélectionnez l'option respective dans le menu pour accéder au formulaire de saisie désiré :

Utilisez l'icône crayon modifier pour créer des champs existants.

Utilisez les bouton flèche en haut/bas afin de changer l'ordre des champs. Cela fonctionne aussi pour les groupes de champs.

Supprimez des champs ou des groupes de champs en cliquant sur le symbole corbeille. Veuillez noter qu'une fois la suppression enregistrée, toutes les données qui se trouvaient dans ces champs seront également supprimées.

Créer des groupes de champs personnalisés

Pour plus de clarté, répartissez vos champs personnalisés en plusieurs groupes. Par exemple, pour les clients : un groupe pour les informations de contact générales, un autre pour les interlocuteurs, et un autre encore pour les indicateurs clés.

Pour créer un groupe :

1. Cliquez sur Nouveau groupe.
2. Saisissez un nom de groupe dans nom de groupe.
3. Position des noms de champs vous permet d'ajuster l'affichage des noms des champs.
   • Toujours à gauche affiche les noms des champs toujours à gauche du contenu du champ, même pour les textes longs.
     
   • Au-dessus pour les champs de texte multilignes affiche les noms des champs au-dessus pour les textes longs afin d’optimiser la largeur de l’écran.
     
   • Toujours au-dessus utilise systématiquement une ligne distincte pour le nom du champ. Cela nécessite donc plus de lignes pour l’affichage.
     
4. Optionnel pour les comptes rendus: voir ci-dessous dans champs personnalisés pour comptes rendus.
5. Cliquez sur la coche à droite pour confirmer le nom du groupe. Continuez ensuite avec la création des champs (voir ci-dessous créer des champs personnalisés Créer).

Champs personnalisés des comptes rendus

En plus des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, il est possible de rendre certains champs personnalisés des comptes rendus visibles uniquement pour un ou plusieurs types de comptes rendus, ou même uniquement pour des groupes de clients spécifiques. Si vous souhaitez restreindre l'affichage des champs concernés, procédez comme suit.

Restriction par type de comptes rendus

1. Dans le menu de sélection Afficher pour tous les types de compte rendus, sélectionnez Non.
2. Dans Seulement afficher pour sélectionnez les types de comptes rendus pour lesquels les champs de ce groupe doivent être affichés (maintenez la touche Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs type de comptes rendus) :

portatour® fait la distinction entre les types de comptes rendus suivants :

• Visite : cliquez sur Visité maintenant pour un client ou Réalisé maintenantpour un rendez-vous client
• Visité en vain : Cliquez sur Visité en vain pour un client ou un rendez-vous client
• Autre compte rendu : Pour des rendez-vous sans localisation (=Appel) ou sans référence client, dans 'Mes endroits' et en cliquant sur Nouveau compte rendu dans une fiche client
• Pointage d'entrée : Cliquez sur Signaler horaires de travail > Pointage d'entrée
• Pointage de sortie : Cliquez sur Signaler horaires de travail > Pointage de sortie
• Jour de congé. Cliquez sur Signaler horaires de travail; Jour de congé

Vous pouvez également identifier le type d'un compte rendu pendant la saisie par la barre de titre de la fenêtre du compte rendu.

Restriction par groupe de clients

Pour utiliser cette fonction, vous devez avoir sauvegardé une ou plusieurs recherches clients à l'échelle de l'organisation (pour plus de détails, voir Créer des champs dynamiques pour les comptes rendus de visite).

1. Dans le menu de sélection Afficher pour tous les clients, sélectionnez Non.
2. Sous Seulement afficher pour, sélectionnez pour quel groupe de clients (= Recherches enregistrées à l'échelle de l'organisation) les champs de ce groupe doivent être affichés (maintenez la touche Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs groupe de clients ).

Créer des champs personnalisés

Cliquez sur Nouveau champ pour créer un nouveau champ dans le groupe souhaité, puis indiquez les paramètres désirés :

Nom du champ

Saisissez un Nom de champ court et explicite.

Type de données

Sous Type de données, sélectionnez le type de données autorisé dans le champ de saisie :

• Texte : Champ de saisie sur une seule ligne pour du texte libre. Maximum 1000 caractères.
• Texte multiligne : Champ de saisie sur plusieurs lignes pour du texte libre. Maximum 1000 caractères.
• Nombre entier: Nombre sans décimales.
• Nombre: Nombre avec décimales (p.ex. pour des montants d'argent).
• Date: Saisie de date, p.ex. 15/10/2020.
• Heure: Saisie de l'heure, p.ex. 08:25.
• Date & Heure: Saisie de date avec l'heure, p.ex. 15/10/2015 08:25.
• Oui/Non: Boîte de sélection Oui/Non.
• Numéro de téléphone: Champ de saisie sur une seule ligne pour un numéro de téléphone. Lors de l'affichage, le numéro est cliquable pour lancer l'appel sur l'appareil (par exemple, un smartphone).
• Adresse e-mail: Champ de saisie sur une seule ligne pour une adresse e-mail. Lors de la saisie, une vérification de la syntaxe est effectuée. Lors de l'affichage, l'adresse est cliquable pour ouvrir l'éditeur d'e-mail sur l'appareil.
• lien: champ de saisie sur une seule ligne pour adresse Internet (URL). Lors de l'affichage, le lien est cliquable et permet de démarrer le navigateur Internet sur l'appareil. Voir lien.
• Sélection: Champ de sélection multiligne dans lequel un élément peut être sélectionné. Voir section Sélection et sélection multiple.
• Sélection multiple: Champ de sélection multiligne dans lequel plusieurs éléments peuvent être sélectionnés. Voir section Sélection et sélection multiple.
• Fichier externe: Charger un fichier. Voir section Fichiers externes.
• Fichiers externes: Charger plusieurs fichiers. Voir section Fichiers externes.

Mode

Dans la boîte de sélection Mode, vous définissez si le champ est modifiable:

• Masquer : Le champ n'est pas affiché dans le masque à l'écran, mais les données qu'il contient restent présentes et sont disponibles via l'exportation. Cela peut être utile si vous souhaitez afficher temporairement un champ sans le supprimer.
• Lecture seule: Le champ est seulement affiché et ne peut pas être modifié dans la fenêtre de dialogue. Le champ peut être rempli/modifié/supprimé seulement que via l'importation (voir section Importer des clients).
• Écrire : Le champ est affiché et modifiable à la fois via le masque à l'écran et l'importation.
• Écrire, formulaire de création: Le champ est affiché dans le formulaire de création de clients (ou de rendez-vous, tâches, comptes rendus). C'est recommandé pour les champs importants qui doivent être remplis immédiatement.
• Écrire, formulaire de création, obligatoire : Le champ est un champ obligatoire dans le formulaire de création, c'est-à-dire qu'il est impossible de sauvegarder le nouveau client (ou rendez-vous, rapport) sans avoir rempli ce champ. Les champs obligatoires sont signalés par une barre rouge à gauche.

Afficher dans nom de client

Des champs personnalisés clients peuvent être affichés entre parenthèses après le nom du client si vous mettez l'option Afficher dans nom de client sur Oui. Cette option d'affichage s'applique, entre autres, aux listes de clients (y compris les fonctions de recherche), au plan de visites et au rapport portatour®. Utilisez cette fonctionnalité pour les champs importants que vous souhaitez voir affichés partout, par exemple le numéro de client ou la classification. Exemple d'affichage : « Entreprise exemple (C01300, A) ».

Description

La Description est facultative. Ce texte s'affiche en cliquant sur le nom du champ souligné. Il est également affiché dans l'assistant d'importation (voir attribution des champs) en cliquant sur l'icône (i) à côté de nom du champ.

Enregistrez la saisie en cliquant sur le bouton en forme de coche à côté du nom du champ.

Le bouton X à côté du nom de champ vous permet d'annuler la saisie.

Remarques Astuces générales:

• Vous pouvez créer jusqu'à 250 champs personnalisés par entité (client, rendez-vous, tâche, compte rendu). Afin de ne pas limiter la clarté et l'utilisabilité de l'interface, nous vous recommandons d'importer uniquement les champs utiles à l'activité des utilisateurs.
• Après avoir créé vos champs personnalisés, vous pouvez les renseigner via l'importation (voir section Démarrer l'importation de clients). Lors de l'attribution des champs dans l'assistant d'importation, ces champs seront automatiquement disponibles.
• Les noms de champ doivent être différents, y compris entre les groupes. Ceci est important pour l'import/export.
• Si votre compte portatour® est un accès entreprise avec plusieurs utilisateurs, les champs personnalisés s'appliquent automatiquement à tous les utilisateurs de manière identique.
• Lors de la modification des champs personnalisés, un point de restauration est automatiquement créé. Vous pouvez rétablir à ce point de restauration si vous avez supprimé des champs par erreur.