Cliquez sur Options et Champs personnalisés afin d'adapter mieux portatour® à vos processus professionnels individuels.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les clients, rendez-vous, tâches et comptes rendus. Pour cela, sélectionnez l'option respective dans le menu pour accéder au formulaire de saisie désiré :
Utilisez l'icône crayon modifier pour créer des champs existants.
Utilisez les bouton flèche en haut/bas afin de changer l'ordre des champs. Ceci est aussi possible pour les groupes.
Vous supprimez des champs ou groupes en cliquant sur le symbole corbeille. Veuillez noter que toutes les données des champs supprimés seront supprimées en permanence dès que vous avez enregistré.
champs personnalisés créer
Vous pouvez subdiviser les champs personnalisés en groupes si vous voulez. Par exemple, un groupe pour les coordonnées générales, un autre groupe pour les personnes de contact et encore un autre pour les chiffres clés.
Pour créer un groupe, cliquez sur Nouveau groupe. Entrez un nom de groupe et cliquez sur la coche à droite pour confirmer le nom du groupe.
Cliquez sur Nouveau champ afin de créer un nouveau champ dans le groupe désiré.
Nom du champ
Entrez un Nom de champ court et pertinent.
Type de données
Allez à Type de données afin de sélectionner le type de données permis dans le champ d'entrée:
- Texte: Champ d'entrée d'une ligne pour texte libre. Maximum de 1.000 caractères.
- Texte de plusieurs lignes: Champ d'entrée de plusieurs lignes pour texte libre. Maximum de 1.000 caractères.
- Nombre entier: Nombre sans décimales.
- Nombre: Nombre avec décimales (p.ex. pour des montants d'argent).
- Date: Entrée de date, p.ex. 15/10/2020.
- Heure: Entrée de l'heure, p.ex. 08:25.
- Date & Heure: Entrée de date avec heure, p.ex. 15/10/2015 08:25.
- Oui/Non: Boîte de sélection Oui/Non.
- Numéro de téléphone: Champ d'entrée d'une ligne pour un numéro de téléphone. Quand affiché, vous pouvez cliquer sur le numéro de téléphone afin de démarrer la numérotation sur votre périphérique (p.ex. smartphone).
- Adresse e-mail: Champ de saisie d'une seule ligne pour une adresse e-mail. Lors de la saisie, un contrôle de syntaxe est effectué. Lorsqu'elle s'affiche, il est possible de cliquer sur l'adresse pour ouvrir l'éditeur d'e-mails sur l'appareil.
- lien: champ de saisie d'une ligne pour l'adresse Internet (URL). Lorsqu'il s'affiche, le lien est cliquable et permet de démarrer le navigateur Internet sur l'appareil. Voir lien.
- Sélection: Champ de sélection multiligne dans lequel un élément peut être sélectionné. Voir section Sélection et sélection multiple.
- Sélection multiple: Champ de sélection multiligne dans lequel plusieurs éléments peuvent être sélectionnés. Voir section Sélection et sélection multiple.
- Fichier externe: Charger un fichier. Voir section Fichiers externes.
- Fichiers externes: Charger plusieurs fichiers. Voir section Fichiers externes.
Mode
Dans la boîte de sélection Mode, vous définissez si le champ est modifiable:
- Masquer : Le champ n'est pas affiché dans le masque d'écran, mais les données qu'il contient sont toujours présentes et disponibles via l'exportation. Cela peut être utile si vous souhaitez afficher temporairement un champ sans l'envoyer à supprimer.
- Lecture seule: Le champ est seulement affiché et ne peut pas être modifié dans la fenêtre de dialogue. Le champ peut être rempli/modifié/supprimé seulement par une importation (voir section Importer des clients).
- Écrire: Le champ est affiché et peut être modifié dans la masque d'écran ainsi que par import.
- Écrire, formulaire de création: Le champ est affiché dans le formulaire de création de clients (ou de rendez-vous, tâches, comptes rendus). On recommande cela pour des champs importants qui sont à remplir immédiatement.
- Écrire, formulaire de création, obligatoire : dans le formulaire de création, ce champ est défini comme obligatoire, cela signifie que si ce champ n'est pas renseigné, le nouveau client (ou rendez-vous, ou compte rendu) ne peut pas être enregistré. Les champs obligatoires sont signalés par une barre rouge à gauche.
Afficher dans nom de client
Des champs personnalisés pour les clients peuvent être affichés entre parenthèses après le nom du client si vous cliquez sur Oui à l'option Afficher dans nom de client. Cette possibilité de l'affichage est appliquée, entre autres, dans les listes de clients (incl. la recherche), le plan de visites et le rapport portatour®. Utilisez cette option pour les champs importants que vous voulez voir partout, p.ex. numéro de client ou notation ABC. Exemple d'affichage: 'Entreprise exemple (21300, A)'.
Description
La Description est facultative. Ce texte s'affiche en cliquant sur le nom du champ souligné. Il est également affiché dans l'assistant d'importation (voir attribution des champs) en cliquant sur l'icône (i) à côté de nom du champ.
Enregistrez votre entrée en cliquant sur le bouton coche à côté du nom de champ.
Par le bouton X à côté du nom de champ vous annulez l'entrée.
Astuces générales:
- Vous pouvez créer jusqu'à 250 champs personnalisés par entité (client, rendez-vous, tâche, compte rendu). On recommande de limiter l'usage des champs personnalisés à des champs importants afin de ne pas limiter la clarté et l'opérabilité.
- Après avoir créé vos champs personnalisés, vous pouvez les renseigner via l'importation (voir section Démarrer l'importation de clients). Ces champs sont automatiquement disponibles pour l'attribution des champs dans l'assistant d'import.
- Les noms de champ doivent être différents, même en delà des groupes. Ceci est important pour l'import/export.
- Des champs personnalisés sont automatiquement appliqués à tous les utilisateurs si votre compte portatour® est un compte d'entreprise avec plusieurs utilisateurs.
- Lors de la modification des champs personnalisés, un point de restauration est automatiquement créé. Vous pouvez rétablir à ce point de restauration si vous avez supprimé des champs par erreur.
Champs personnalisés des comptes rendus
En plus des fonctions mentionnées plus haut, les champs personnalisés des comptes rendus permettent d'afficher certains champs que pour un ou plusieurs types de compte rendus. Si vous souhaitez limiter l'affichage des champs concernés, sélectionnez Non dans le menu de sélection 'Afficher pour tous les types de comptes rendus '. Sélectionnez ensuite par groupe de champs pour quel(s) type(s) de comptes rendus les champs doivent être affichés (pour plusieurs types de comptes rendus, maintenez la touche Ctrl enfoncée) :
portatour® fait la distinction entre les types de comptes rendus suivants :
- Visite : cliquez sur Visité maintenant pour un client ou Réalisé maintenantpour un rendez-vous client
- Visité en vain : Cliquez sur Visité en vain pour un client ou un rendez-vous client
- Autre compte rendu : Pour des rendez-vous sans localisation (=Appel) ou sans référence client, dans 'Mes endroits' et en cliquant sur Nouveau compte rendu dans une fiche client
- Pointage d'entrée : Cliquez sur Signaler horaires de travail > Pointage d'entrée
- Pointage de sortie : Cliquez sur Signaler horaires de travail > Pointage de sortie
- Jour de congé. Cliquez sur Signaler horaires de travail; Jour de congé
Vous pouvez reconnaître le type d'un compte rendu pendant la saisie grâce à la barre de titre de la fenêtre du compte rendu.