Documentare le visite e altre attività

I rapporti visita sono facoltativi e possono essere creati con un clic su Appena visitato, per esempio sulla scheda cliente o su Appena concluso per gli appuntamenti. È preferibile fare clic su Appena visitato o Non disponibile subito dopo la visita al cliente per un uso ottimale di portatour®. In questo modo, il programma è sempre aggiornato e, quando aggiorni l'agenda, la pianificazione continua dall'indirizzo dell'ultimo cliente visitato.

Puoi documentare anche altre attività con i rapporti (telefonate, per esempio).

Documentare visite

A seconda delle impostazioni in Opzioni > Gestione dei rapporti > Rapporti visite (vedi Gestione dei rapporti), con un clic su Appena visitato o Non disponibile ti sarà richiesto di inserire un rapporto:

• Data, ora di inizio e di fine e l'oggetto sono precompilati. L'orario di fine corrisponde all'ora in cui fai clic su Appena visitato o Non disponibile.
• Fai clic sull'icona [...] a destra dell'ora di inizio, per utilizzare gli orari dell'agenda per il rapporto. Questo è utile se si registra la visita al cliente più tardi nel corso della giornata e si vogliono inserire gli orari previsti:
  
• Usa il campo Nota per inserire appunti, sono disponibili fino a 1000 caratteri.
• I campi contrassegnati in rosso sono obbligatori.
• Nel campo Promemoria in basso è possibile inserire un breve promemoria su informazioni importanti da considerare per la visita successiva. Il tasto X elimina il promemoria.

Con Salva il rapporto viene salvato e lo si può consultare nella scheda cliente alla voce Ultimo rapporto (vedi Ultimo rapporto). Con Annulla cancelli i dati e la data dell'ultima visita non sarà aggiornata.

Documentare altre attività

Se vuoi documentare altre attività che non siano visite relative a un cliente, vai alla scheda del rispettivo cliente e fai clic sul tasto Nuovo rapporto nella sezione Ultimo rapporto. Potrai selezionare il tipo di rapporto desiderato:

• Visita: come per Appena visitato, la data è inserita in Visita precedente.
• Non disponibile: come per non disponibile nella sezione Visita precedente, la data dell'ultima visita rimane invariata. portatour® non programmerà più il cliente nella giornata in corso quando si aggiorna l'agenda.
• Per telefono invece che di persona: se vuoi sostituire un visita al cliente con una telefonata e la cadenza di visita deve ricominciare da capo, seleziona Per telefono invece che di persona. Come per il rapporto visita, la data dell'ultima visita è aggiornata per il cliente. Questo rapporto non influisce invece sul punto di partenza, nel caso in cui si aggiorni l'agenda.
• Per telefono: documenta una conversazione telefonica oltre alla visita al cliente.
• Altro rapporto: per ulteriori appunti, per esempio nel caso di compiti completati, usa Altro rapporto.

Fai clic sul rapporto desiderato per aprire la pagina in cui inserire i dati. Compila il modulo o modifica le voci, se necessario. Visualizzi la stessa pagina se vuoi modificare o eliminare un rapporto esistente (vedi Mostrare e modificare tutti i rapporti di un cliente).

Con Salva i dati inseriti o le modifiche vengono salvate. Con Elimina il rapporto viene cancellato dopo una richiesta di conferma.

Documentare le attività senza riferimento cliente

Su portatour® puoi documentare anche attività non correlate ai clienti. Per creare un rapporto senza riferimento cliente:

1. Vai su Rapporti.
2. Fai clic su Nuovo altro rapporto.
3. Compila come al solito l'oggetto e la nota e salva il rapporto.

Panoramica su creazione, modifica e proprietà dei rapporti

Ecco dove creare rapporti di visita in portatour®:

• Agenda > clic a destra sulla freccia verso il basso > Appena visitato/Appena concluso
• Calendario > clic sulla proposta di visita/appuntamento > Appena visitato/Appena concluso
• Scheda cliente > Appena visitato
• Scheda cliente > Nuovo rapporto > Visita
• Scheda appuntamento > Appena concluso

Ecco dove modificare i rapporti di visita:

• Calendario > clic sul rapporto > Modifica rapporto
• Scheda cliente > Ultimo rapporto > icona della matita
• Scheda cliente > Mostra tutti... > icona della matita
• Rapporti > clic sul rapporto > Modifica rapporto

Ecco una tabella che riassume le caratteristiche dei diversi rapporti per i clienti:

Maggiori informazioni

• Se ha domande su Geotag a rapporto visita, legga Geotagging facoltativo per i rapporti visita.