Se vuoi aggiornare clienti esistenti, seleziona Clienti> Importa > Aggiorna clienti o Aggiorna clienti con eliminazione (vedi anche Modalità di importazione).
Con la modalità Aggiorna clienti con eliminazione, oltre ad aggiornare i clienti esistenti, tutti quelli non contenuti nel file di importazione saranno spostati nel cestino di portatour® (vedi Eliminare il cliente. 'I miei luoghi' saranno mantenuti (vedi I miei luoghi). Utilizza questa modalità per fare in modo che i dati di portatour® e quelli del tuo sistema CRM/ERP corrispondano.
L'associazione dei clienti dal file di importazione a quelli esistenti avviene grazie a uno o più campi chiave, stabiliti durante l'attribuzione dei campi nel menù a discesa della riga in questione:
Un campo chiave può essere, per esempio, il numero cliente. Il campo chiave deve essere univoco. Se non hai un campo del genere, contrassegna più campi come chiave: per esempio, il nome dell'azienda, la via, il CAP. In questo caso dovrà essere la combinazione dei campi a essere univoca per un cliente. È consentito un massimo di 8 campi chiave. Se, durante l'aggiornamento, portatour® non riconosce alcun cliente con il campo chiave corrispondente, ne creerà uno nuovo.
Per gli altri campi assegnati stabilisci nel menù a discesa se mantenere il valore del cliente esistente o se sostituirlo con quello del file di importazione:
Se, per esempio, vuoi aggiornare solo il campo della cadenza di visita e vuoi assicurarti che le note esistenti non siano sovrascritte, seleziona Sovrascrivi solo per la cadenza di visita e Mantieni per gli altri campi. Il campo delle note del file di importazione sarà utilizzato solo nel caso di nuovi clienti, dato che non ci sono clienti esistenti con la chiave corrispondente.
Per il campo 'Visita precedente' oltre a Mantieni e Sovrascrivi, è disponibile la modalità di aggiornamento 'Sovrascrivi se più grande. Questa modalità è utile se le visite clienti vengono inserite non solo in portatour®, ma anche in altri sistemi (p. es. nel proprio sistema CRM) e se i dati cliente vengono importati regolarmente in portatour®.
Durante l'importazione clienti, a seconda che la data dell'ultima visita più recente sia in portatour® o nel file di importazione, questa sarà sovrascritta o mantenuta. Questo valore sarà analizzato per ogni cliente importato. In questo modo si evita di ripristinare per errore delle date non aggiornate.
Se vuoi aggiornare solo i clienti esistenti senza aggiungerne di nuovi, è sufficiente che il file di importazione contenga i campi chiave (p.es. il numero cliente) e il campo da aggiornare (p.es. la cadenza di visita).
L'ultimo passo prima dell'avvio dell'importazione è una sintesi del numero dei clienti del file associati ai clienti esistenti. Verifica se la quantità rispecchia le tue aspettative per individuare eventuali errori nella selezione del campo chiave.
Con il comando Importa si avvia l'aggiornamento.