Aggiornare i clienti

Per aggiornare i clienti esistenti:

1. Avvia l'importazione di clienti come al solito tramite Clienti > Più funzioni > Importa o Opzioni > Importa dati > Clienti (vedi Avviare l'importazione dei clienti).
2. Seleziona la modalità di importazione desiderata: Aggiorna clienti o Aggiorna clienti con eliminazione (vedi Selezionare la modalità di importazione).
3. Assegna i campi (vedi anche Assegnazione dei campi).

Durante l'assegnazione dei campi vedrai la colonna aggiuntiva Aggiornamento. Tieni conto che:

• La combinazione di clienti dal file di importazione con quelli esistenti avviene grazie a uno o più campi chiave che puoi determinare durante l'assegnazione dei campi. Imposta la riga in questione come campo chiave con il menu a discesa: Il campo chiave può essere, per esempio, il numero cliente o l'ID esterno (vedi Campi chiave (ID)). Il campo chiave deve essere univoco. Se non sono presenti campi univoci, seleziona più campi come campo chiave, per esempio ragione sociale, via e CAP. In questo caso la combinazione di questi campi dovrà essere univoca per un cliente. Sono consentiti un massimo di 8 campi chiave. Se, durante l'aggiornamento, portatour® non trova un cliente esistente corrispondente alla chiave, ne sarà creato uno nuovo.

• Per gli altri campi assegnati stabilisci con il menu a discesa se mantenere il valore del cliente esistente o sovrascriverlo con quello del file di importazione: Se, per esempio, aggiorni solo la cadenza di visita dei tuoi clienti e vuoi mantenere tutti gli altri valori, seleziona Sovrascrivi per la cadenza di visita e Mantieni per gli altri campi. In questo caso, gli altri campi saranno utilizzati solo per i nuovi clienti per i quali non esiste un campo chiave corrispondente.
• Per i campi Visita precedente e Precedente tentativo, oltre a mantieni e sovrascrivi, c'è anche la modalità di aggiornamento sovrascrivi se più grande. Usa questa modalità se le visite vengono inserite non solo in portatour® ma anche in altri sistemi (il CRM, per esempio) e trasferisci regolarmente i dati cliente su portatour®.
  A seconda che sia più attuale la data dell'ultima visita del file di importazione o quella di portatour® , questa viene sovrascritta o mantenuta. Ciò sarà valutato per ciascun cliente da importare. In questo modo si evita che la data dell'ultima visita venga erroneamente sostituita con una data precedente da un'importazione.
• Se vuoi aggiornare solo i clienti esistenti senza aggiungerne di nuovi, è sufficiente che il file di importazione contenga i campi chiave (p.es. il numero cliente) e il campo da aggiornare (p.es. la cadenza di visita).

L'ultimo passo prima dell'avvio dell'importazione è un riepilogo del numero dei clienti del file associati ai clienti esistenti. Verifica se la quantità rispecchia le tue aspettative per individuare eventuali errori nella selezione del campo chiave (vedi Anteprima e importazione).

Con un clic su Importa si avvia l'aggiornamento.