No menu principal, você pode acessar a lista de tarefas clicando em Tarefas.
Na categoria Em aberto, estão listadas as tarefas que ainda não foram concluídas, classificadas por data. Tarefas vencidas com datas no passado serão exibidas em vermelho.
Ao clicar na linha da tarefa, você pode editá-la, excluí-la ou marcá-la como concluída. Ao clicar na marca de verificação à direita, você pode marcar a tarefa diretamente como concluída.
Alternativamente, ao finalizar tarefas, é possível criar um relatório. Acesse Opções > Geração de relatórios> Relatórios para tarefas (ver Geração de relatórios. Também é possível visualizar essa opção em 'Outros relatórios' na visualização de detalhes do cliente, para os casos em que haja uma referência ao cliente.
Tarefas concluídas estão disponíveis pelos próximos 90 dias na lista de tarefas, sob a designação Concluídas. Depois desse prazo, são automaticamente excluídas.
Clique no ícone de lupa para pesquisar na lista de tarefas. As funções de pesquisa são executadas da mesma forma que para busca de clientes. Consulte Pesquisa rápida de clientes, Pesquisa avançada de clientes e Pesquisas salvas.
Com o botão Nova tarefa ou Nova tarefa para cliente, crie uma nova tarefa, de acordo com a necessidade.
Indique o assunto da tarefa, por exemplo, 'apresentar proposta' e selecione a data de conclusão desejada. Na seção Informações são indicados os campos de dados opcionais para a tarefa. Esses podem ser ajustados em Opções > Campos personalizados (consulte a Visão geral de campos definidos pelo usuário). Salve.
Na página de detalhes do cliente, as tarefas existentes são exibidas. Também é possível criar nessa área uma nova tarefa para o usuário em questão (consulte Página de detalhes do cliente). Informações sobre as tarefas existentes podem ser consultadas no Roteiro por meio de uma linha de indicação amarela e no Calendário, por meio da exibição do símbolo de tarefas . Clique nele para ver uma lista de tarefas para o dia (consulte também o capítulo calendário).
Para editar a referência ao cliente de uma tarefa posteriormente, clique na tarefa em questão e selecione Editar tarefa. Na parte superior, será exibida a referência ao cliente. Clique no símbolo de lápis para criar, alterar ou excluir uma referência ao cliente.
Clique em Mais para importar ou exportar as tarefas. A importação/exportação ocorre do mesmo modo que compromissos e relatórios na interface de usuário e na API (ver Importar compromissos).
Particularidades de tarefas
Tarefas recorrentes: ao criar uma tarefa, essa pode ser criada como evento recorrente, por exemplo, semanalmente às quartas-feiras. A configuração e edição é feita do mesmo modo que para Compromissos recorrentes.
Tarefas com expiração automática: se o campo Conclusão de uma tarefa for definido de obrigatória para opcional, essa tarefa vence automaticamente, caso até a data não tenha sido marcada como concluída. Em vez de ser exibida como vencida na lista de tarefas, essa tarefa muda automaticamente para Expirada e será excluída depois de 90 dias.
Tarefas sem data: se uma tarefa for criada sem data, essa não será mais listada na seção Em aberto, mas terá sua própria rubrica. A tarefa não terá vencimento e, portanto, não expirará. Você pode marcá-la como concluída quando desejar. Se a tarefa refere-se a um cliente, você pode, por exemplo, interpretá-la como 'a ser executada no próximo atendimento ao cliente'.