Kalender aus Outlook abonnieren

Möchten Sie Termine und Feiertage, die Sie in Outlook verwalten, auch in portatour® für die Besuchsplanung nutzen, ohne sie manuell doppelt erfassen zu müssen? Die Kalenderabonnement-Funktion übernimmt automatisch Termine regelmäßig nach portatour®.

Kalenderabonnements verwalten

Kalenderabonnements hinzufügen

Um ein Kalenderabonnement hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Hauptmenü die Optionen.
2. Wählen Sie Kalenderabonnements > Hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Login mit Microsoft. Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des jeweiligen Kontos an.
4. Erlauben Sie den Zugriff auf die Kalenderdaten. Falls der Zugriff durch Ihre Organisation blockiert ist, kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator. Es öffnet sich ein Fenster zur Konfiguration des Kalenderabonnements.
5. Vergeben Sie einen frei wählbaren Namen für das Abonnement (z.B. “Firmenkonto“). Darunter werden alle Kalender aufgelistet, die in Ihrem Konto vorhanden sind.

6. Wählen Sie für jeden Kalender in der Auswahlbox jeweils die gewünschte Abo-Art:

   1. Nicht abonnieren, um die Termine in diesem Kalender nicht zu abonnieren (z.B. Geburtstage).
   2. Termine abonnieren, um Termine, die nicht ganztägig sind, zu importieren.
   3. Als freie Tage abonnieren, um nur Ganztagestermine zu importieren, die sich in portatour® als „freie Tage“ auswirken – typischerweise bei Feiertagskalendern.
   4. Benutzerdefiniert abonnieren, um Einstellungen selbst zu konfigurieren (für Details siehe unten Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden).

   

7. Klicken Sie Speichern.
8. Wechseln Sie zum Kalender, um zu prüfen, ob Termine aus dem Abonnement erfolgreich importiert wurden. Beachten Sie, dass der automatische Importvorgang bei vielen Terminen bis zu einer Minute in Anspruch nehmen kann.

Kalenderabonnements bearbeiten oder löschen

Um ein Kalenderabonnement zu bearbeiten oder zu löschen:

1. Klicken Sie in Optionen > Kalenderabonnements auf den Namen des gewünschten Abonnements.
2. Wählen Sie dann Bearbeiten bzw. Löschen:
   1. Bearbeiten öffnet das vom Hinzufügen bekannte Bearbeitungsfenster.
   2. Löschen entfernt alle abonnierten Termine des betreffenden Abonnements aus portatour®.

Kundenbezug von abonnierten Terminen

Es ist wichtig, dass Termine, die bei Kunden stattfinden, auch einen Bezug zu den entsprechenden Kunden in portatour® haben. So wird sichergestellt, dass Kunden nicht mehrfach im Besuchsplan vorgeschlagen werden bzw. das letzte Besuchsdatum der Kunden korrekt aktualisiert wird.

Standardmäßig versucht portatour® bei abonnierten Terminen den Kundenbezug anhand von E-Mail-Adressen automatisch zu ermitteln. Dazu wird in den E-Mail-Adressen Ihrer portatour®-Kunden nach den E-Mail-Adressen des Termins (Organisator, Teilnehmer) gesucht. Alle benutzerdefinierten Felder mit dem Datentyp „E-Mail-Adresse“ werden berücksichtigt.

Wird auf diese Weise genau ein Kunde gefunden, wird der Kundenbezug automatisch gesetzt.

Wird kein Kunde gefunden, wird der Termin mit einer Warnung versehen – visuell durch ein rotes Fragezeichen und die rote Warnung Keinen Kunden für Kundenbezug gefunden zu erkennen. Kommen mehrere Kunden in Frage, wird der Termin ebenso mit einer Warnung versehen. Die gefundenen Kunden werden zur Wahl angeboten.

Nutzen Sie das Kontextmenü oder die Termindetailansicht:

• Klicken Sie auf Kunde auswählen..., um einen Kunden auszuwählen und so manuell einen Kundenbezug herzustellen.
• Klicken Sie auf Kundenbezug entfernen, um den fehlenden Kundenbezug und die Warnung zu entfernen.

Adresse von abonnierten Terminen

Bei der Ermittlung der Terminadresse geht portatour® standardmäßig folgendermaßen vor:

1. Die Adresse wird direkt aus dem Termin in Outlook übernommen und geokodiert. Falls die Geokodierung nicht exakt möglich ist, wird beim Termin eine Geokodierungswarnung hinterlegt.
2. Sollte die Adresse leer sein, jedoch ein Kundenbezug gefunden werden, wird die Adresse des Kunden als Terminadresse verwendet.
3. Sollte dies auch nicht gelingen, wird der Termin mit einem Geokodierungsfehler versehen.
4. Ist der Termin als Online-Meeting gekennzeichnet, wird der Termin ohne Ortsbezug angelegt.

Da eine genaue Adresse wichtig für die Tourenplanung ist, können Sie die Adresse wie bei normalen Terminen selbst bearbeiten und geokodieren. Eine so geänderte Adresse wird allerdings nicht nach Outlook zurück synchronisiert. Die Änderung bleibt in portatour® so lange erhalten, solange sich die Terminadresse in Outlook nicht ändert.

Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden

Wählen Sie beim Hinzufügen oder beim Bearbeiten eines Kalenderabonnements die Abo-Art Benutzerdefiniert abonnieren, um individuelle Einstellungen zu verwenden. Ausgehend von den Einstellungen von Termine abonnieren, haben Sie so die Möglichkeit, die verschiedenen Abonnement-Einstellungen einzeln abzuändern.

Zeitspanne

Ändern Sie bei Bedarf die Zeitspanne der zu übernehmenden Termine. Die maximale Zeitspanne geht von 3 Monaten in die Vergangenheit bis zu ein Jahr im Voraus.

Filter

Wählen Sie hier, welche Termine abonniert werden sollen:

• Alle Termine: Alle Termine im betreffenden Kalender werden importiert.
• Nur ganztägige Termine: Nur als ganztägige Ereignisse in Outlook angelegte Termine werden importiert.
• Nur nicht-ganztägige Termine: Nur Termine, die nicht ganztägig sind, werden importiert.

Kundenbezug

Wählen Sie Aus E-Mail-Adressen ermitteln, wenn portatour® durch Vergleich der E-Mail-Adressen automatisch einen möglichen Kundenbezug der Termine herstellen soll (siehe oben Kundenbezug von abonnierten Terminen).

Falls portatour® keinen passenden Kunden findet und somit keinen Kundenbezug automatisch herstellen kann, haben Sie die Möglichkeit, durch eine Warnmeldung automatisch benachrichtigt zu werden. Wählen Sie dafür unter Falls keine Kunden gefunden eine der folgenden Optionen:

• Keine Warnung erstellen: portatour® benachrichtigt Sie nicht, wenn kein Kundenbezug hergestellt werden konnte.
• Warnung erstellen: portatour® zeigt in jedem Fall eine Warnmeldung an, wenn kein Kundenbezug hergestellt werden konnte. Das bedeutet, dass auch Warnmeldungen bei firmeninternen Terminen (= Organisator/Teilnehmer mit E-Mail-Adresse mit gleicher Domäne) angezeigt werden.
• Warnung erstellen wenn Organisator/Teilnehmer aus anderer Domäne: Es wird nur dann eine Warnung bei einem Termin ohne Kundenbezug erstellt, wenn der Organisator oder ein Teilnehmer nicht aus Ihrem Unternehmen stammen (E-Mail-Adresse endet nicht mit '@example.com').

Wählen Sie Keine automatische Ermittlung, wenn Sie es bevorzugen, den Kundenbezug manuell herzustellen. portatour® nimmt dann keinen Abgleich der E-Mail-Adressen vor. 

Adresse

Für die Adressfindung der abonnierten Termine haben Sie verschiedene Einstellungsoptionen.

Wählen Sie unter Automatische Ermittlung, ob die Terminadresse automatisch ermittelt werden soll und, wenn ja, welche Quelle dafür herangezogen werden soll:

• Aus Kundenbezug: Hat der Termin einen Kundenbezug, dann wird die Adresse des portatour®-Kunden für den Termin verwendet.
• Aus abonniertem Termin: Die in Outlook eingegebene Terminadresse wird von portatour® für die Tourenplanung verwendet.
• Aus Kundenbezug, sonst aus abonniertem Termin: Hat der Termin einen Kundenbezug, dann wird die Adresse des portatour®-Kunden für den Termin verwendet. Andernfalls wird die Adresse aus dem abonnierten Termin aus Outlook verwendet.
• Aus abonniertem Termin, sonst aus Kundenbezug: Die in Outlook eingegebene Terminadresse wird verwendet, wenn vorhanden. Andernfalls wird die Adresse aus dem Kundenbezug verwendet, wenn es diesen gibt.
• Keine: Keine automatische Adressermittlung wird vorgenommen. Wählen Sie hier darunter unter Wenn nicht automatisch ermittelt die für Sie passende Vorgehensweise.

Unter Wenn nicht automatisch ermittelt legen Sie fest, wie portatour® die fehlende Terminadresse behandeln soll, wenn keine Adresse automatisch ermittelt wurde oder ermittelt werden konnte:

• Geokodierungsfehler: Für den Termin wird eine leere Adresse mit Geokodierungsfehler übernommen. Der Termin wird bis zur Korrektur der Adresse nicht im Besuchsplan berücksichtigt. Öffnen Sie den Termin und klicken Sie auf Adresse bearbeiten, um die Terminadresse zeitnah richtigzustellen (siehe Adresse geokodieren).
• Kein Ortsbezug: Der Termin wird ohne Ortsbezug gespeichert. Sie erhalten keine Warnmeldung. portatour® plant den Termin wie ein Telefonat an einem beliebigen Ort ein.
• Heimatort: Als Terminadresse wird der hinterlegte Heimatort verwendet.
• Bei einem "mein Ort"...: Wählen Sie einen Ihrer "Meine Orte", an dem betroffene Termine eingeplant werden sollen. Klicken Sie dafür in das Feld Auswählen....
• Bei manueller Adresse...: Hinterlegen Sie eine spezifische Adresse, an dem betroffene Termine eingeplant werden sollen. Klicken Sie dafür in das Feld Eingeben... und geokodieren Sie die gewünschte Adresse (siehe Adresse geokodieren).

Legen Sie unter Wenn als Online-Meeting gekennzeichnet die Vorgehensweise für Online-Meetings fest:

• Adresse nicht überschreiben: Es werden für alle Termine die oben festgelegten Regeln zur Adressermittlung befolgt, auch für Online-Meetings. Ein Beispiel: Sie haben für die automatische Ermittlung Aus Kundenbezug gewählt und wählen hier für Online-Meetings Adresse nicht überschreiben. Haben Sie mit einem Kunden ein Online-Meeting, plant portatour® trotzdem die Fahrt zum Kunden ein, als wäre es ein Vor-Ort-Termin.
• Adresse überschreiben mit...: Für Online-Meetings gelten andere Regeln, was die Adresse des Termins betrifft. Legen Sie in der nächsten Auswahlbox fest, wie bzw. wo portatour® Online-Meetings einplanen soll.
  • Kein Ortsbezug: Der Termin wird wie ein Telefonat an einem beliebigen Ort eingeplant.
  • Heimatort: Als Online-Meetings gekennzeichnete Termine werden immer am Heimatort eingeplant.
  • Mein Ort...: Wählen Sie einen Ihrer "Meine Orte", an denen Sie immer Online-Meetings halten, z.B. die Firmenzentrale. Klicken Sie dafür in das Feld Auswählen....
  • Manuelle Adresse...: Hinterlegen Sie eine spezifische Adresse, an der Sie Ihre Online-Meetings halten möchten. Klicken Sie dafür in das Feld Eingeben... und geokodieren Sie die gewünschte Adresse (siehe Adresse geokodieren).

Aktualisieren der Termine aus einem Kalenderabonnement

Der regelmäßige Import der Termine aus dem Kalenderabonnement passiert vollautomatisch. Wenn Sie portatour® aktiv nutzen und seit der letzten Aktualisierung eine Stunde vergangen ist, wird automatisch im Hintergrund die Aktualisierung durchgeführt.

Tritt dabei ein Fehler auf, erhalten Sie im Hauptmenü eine rote Warnung.

Um zu sehen, wann die letzte Aktualisierung stattgefunden hat, klicken Sie in der Kalender-Ansicht auf das Zahnrad rechts oben. Sind Fehler bei der Aktualisierung aufgetreten, werden diese hier angezeigt.

Starten Sie bei Bedarf jederzeit eine Aktualisierung manuell. Klicken Sie dazu auf Kalenderabonnements aktualisieren.

Arbeiten mit abonnierten Terminen

Abonnierte Termine erkennen Sie in allen Ansichten (Kalender, Terminliste, Besuchsplan) anhand des Microsoft-Logos.

Zusätzlich finden Sie in der Detailansicht einen Abschnitt, der Informationen zum abonnierten Termin enthält.

Bei Online-Meetings finden Sie einen „Jetzt teilnehmen“-Knopf.

Abonnierte Termine sind im Vergleich zu normalen Terminen in zwei wesentlichen Punkten eingeschränkt:

• Das Bearbeiten von Betreff, Datum und Zeit ist in portatour® nicht möglich.
• Das Löschen ist in portatour® nicht möglich.

Führen Sie diese Vorgänge stattdessen in Outlook durch. Um dort direkt den Termin zu öffnen, klicken Sie im Kontextmenü oder in der Detailansicht des Termins auf In Outlook öffnen. Dort durchgeführte Änderungen bzw. Löschungen werden bei der nächsten Aktualisierung des Kalender-Abonnements nach portatour® übernommen.

Berücksichtigung von Terminen bei der Besuchsplanung

Abonnierte Termine werden standardmäßig bei der Besuchsplanung berücksichtigt. Wollen Sie dies bei einem Termin nicht, weil er keinen Einfluss auf Ihre Tagestour haben soll:

1. Klicken Sie auf den betreffenden Termin.
2. Wählen Sie im Kontextmenü oder in der Termindetailansicht unter Aktionen die Option Termin aus Besuchsplan ausschließen. Im Kalender werden diese Termine grau mit entsprechendem Symbol dargestellt.
   
3. Um den Termin doch wieder einzuplanen, klicken Sie auf Termin in Besuchsplan berücksichtigen.

Hinweise zu Kalenderabonnements

• Standardmäßig werden abonnierte Termine in der Zeitspanne von einem Monat in der Vergangenheit bis 3 Monate in die Zukunft übernommen. Um diesen Zeitraum für einen Kalender anzupassen, klicken Sie in der Verwaltung der Kalenderabonnements unterhalb des Kalenders auf Einstellungen anzeigen, dann auf Als benutzerdefiniert übernehmen und bearbeiten und passen dann die Zeitspanne an (siehe oben Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden).
• Es werden alle Termine unabhängig vom Status (z.B. mit Vorbehalt, Privat, Entwurf, …) übernommen.
• Termine einer Serie werden ebenso übernommen. In portatour® werden sie jedoch als separate Einzeltermine gehandhabt.
• Wenn Sie Termine aus portatour® exportieren, sind abonnierte Termine ebenso in der Exportdatei enthalten. Sie erkennen sie daran, dass im Feld „Erstellungsmethode – ID“ der Wert 4 bzw. im Feld „Erstellungsmethode – Name“ „Kalenderabonnement“ steht.
• Wenn Sie Termine in portatour® importieren, sind bestehende abonnierte Termine weder bearbeitbar noch werden sie gelöscht. Entsprechende Zeilen der Importdatei werden ignoriert.
• Wenn sie Microsoft Dynamics CRM als Quellsystem verwenden, dann sind Kalenderabonnements nicht möglich. Sorgen Sie dafür, dass die gewünschten Kalender direkt nach Dynamics synchronisiert werden und von dort regelmäßig automatisch in portatour® importiert werden.