Um Kundendaten für mehrere Benutzer auf einmal zu importieren, benötigen Sie nur eine Importdatei mit allen Daten der gewünschten Außendienstmitarbeiter. Wichtig dafür ist, dass in der Datei bei jedem Kunden der zugehörige Außendienstmitarbeiter in einer eigenen Spalte vermerkt ist – entweder mittels E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer.
Für den Import folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie im Arbeitsbereich Firma zu Optionen > Daten importieren und wählen die gewünschte Entität aus: Kunden, Termine, Aufgaben oder Berichte.
- Folgen Sie den Schritten des Import-Assistenten, den Sie bereits aus dem Import der Daten für einen einzelnen Benutzer kennen (mehr dazu siehe Importmodus wählen). Wenn Sie bereits Importeinstellungen dafür gespeichert haben, können Sie diese verwenden (siehe Importeinstellungen herunterladen und verwenden).
- Auf der Seite Benutzerzuordnung wählen Sie unter Zuordnung aus, ob die Benutzerzuordnung anhand E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer durchgeführt werden soll. Wählen Sie dann unter Spalte in Datei die entsprechende Spalte Ihrer Importdatei aus.
- Kontrollieren Sie auf der Seite Benutzerauswahl, ob die gefundenen Benutzer und die Anzahl der zu importierenden Zeilen korrekt sind.
- Prüfen Sie die korrekte Schreibweise der E-Mail-Adressen bzw. Mitarbeiternummern sowohl in der Importdatei als auch in der Benutzerverwaltung, wenn die Zuordnung nicht wie gewünscht gefunden wurde.
- Entfernen Sie gegebenenfalls das Importieren-Häkchen bei jenen Benutzern, die Sie vom Import ausschließen wollen.
- E-Mail-Adressen bzw. Mitarbeiternummern, für die kein dazugehöriger Benutzer in portatour® gefunden wird, werden unter Benutzer in portatour® mit nicht gefunden markiert.
- Sie erhalten unterhalb der Tabelle einen Hinweis, wenn für Benutzer, die in portatour® angelegt sind, keine Zeilen in Ihrer Importdatei vorhanden sind.
- Folgen Sie den weiteren Schritten des Import-Assistenten, analog zum Einzel-Import (siehe Feldzuordnung).
- Am Ende des Import-Assistenten sehen Sie die Vorschau für den ersten Benutzer. Kontrollieren Sie die Daten.
- Entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten:
- Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie Probleme in der Vorschau erkennen und Änderungen an den Einstellungen durchführen wollen.
- Klicken Sie auf Importieren, wenn die Vorschau korrekt ist und Sie die Daten für diesen Benutzer importieren möchten. Das Ergebnis des Imports für diesen Benutzer sehen Sie in einer Zusammenfassung. Es folgt danach die Vorschau für den nächsten Benutzer.
- Klicken Sie auf Überspringen, wenn Sie den Import für diesen Benutzer nicht durchführen und mit der Vorschau des nächsten Benutzers fortfahren wollen.
- Klicken Sie auf Alle Benutzer importieren, wenn Sie den Import für diesen und für alle weiteren Benutzer durchführen wollen, ohne die Vorschau pro Benutzer zu kontrollieren.
- Nach dem letzten Benutzer bzw. dem Gesamtimport sehen Sie eine Gesamtzusammenfassung. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, die Importeinstellungen durch Klick auf Importeinstellungen herunterladen... herunterzuladen.
- Klicken Sie auf Schließen, um den Import-Assistenten zu verlassen und zu den firmenweiten Optionen zurückzukehren.
Bitte beachten Sie:
- Wenn Sie Mitarbeiternummern verwenden, stellen Sie sicher, dass diese in der Benutzerverwaltung von portatour® bei den allen Benutzern korrekt hinterlegt sind (siehe Benutzerliste anzeigen).
- Bei der Verwendung von E-Mail-Adressen achten Sie bitte auf die korrekte Schreibweise - auch Groß- und Kleinschreibung muss übereinstimmen.
- Wenn Sie eine Excel- oder ODS-Datei hochladen, müssen sich alle Zeilen auf einem einzigen Tabellenblatt befinden. Die Zuordnung zu Benutzern muss wie beschrieben durch eine Spalte (E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer) erfolgen, nicht durch separate Tabellenblätter.
- Die Limits für den Import betragen 100.000 Zeilen sowie 100 Benutzerkonten. Bei Überschreitung wird der Vorgang abgebrochen. Teilen Sie in diesem Fall die Importdatei manuell auf mehrere Dateien auf oder verwenden Sie unsere API-Skripte zum automatischen Aufteilen und Hochladen.
- Vor dem Importvorgang wird ein firmenweiter Wiederherstellungspunkt für alle Benutzerkonten erstellt (siehe Wiederherstellung). Sollte der Importvorgang zu einem unerwarteten Ergebnis führen – z.B. aufgrund einer fehlerhaften Importdatei oder falscher Feldzuordnung – setzen Sie auf diesen Wiederherstellungspunkt zurück, entweder firmenweit für alle Benutzer oder für einzelne betroffene Benutzerkonten. Berücksichtigen Sie dabei, dass dadurch auch etwaige zwischenzeitliche Dateneingaben durch die Benutzer verloren gehen.