Dans toutes les vues (calendrier, liste des rendez-vous, plan de visites), les rendez-vous issus d’un abonnement sont signalés par le logo Microsoft ou Google.
De plus, vous trouverez dans la vue détaillée une section affichant les informations spécifiques sur le rendez-vous abonné.
Pour les réunions en ligne, vous trouverez un bouton « Rejoindre la réunion ».
Comparés aux rendez-vous habituels, les rendez-vous abonnés sont limités sur deux points essentiels :
- Il n’est pas possible de modifier le sujet, la date ou l’heure dans portatour®.
- La suppression n’est pas possible dans portatour®.
Effectuez plutôt ces opérations directement dans Outlook ou Google Calendar. Pour ouvrir le rendez-vous dans l’application concernée, cliquez sur Ouvrir dans Outlook ou Ouvrir dans Google Agenda depuis le menu contextuel ou la vue détaillée. Les modifications ou suppressions effectuées seront synchronisées dans portatour® lors de la prochaine mise à jour de l’abonnement au calendrier.
Référence client des rendez-vous abonnés
Il est essentiel que les rendez-vous clients provenant des abonnements de calendrier soient associés aux clients correspondants dans portatour®. Cela garantit que les clients ne soient pas proposés plusieurs fois dans le plan de visite et que la documentation de la visite soient parfaitement associée à la fiche client correspondante.
Par défaut, portatour® tente d’identifier automatiquement la référence client des rendez-vous abonnés en comparant les adresses e-mail. Pour ce faire, le système recherche dans les adresses e-mail de vos clients portatour® celles des participants ou de l’organisateur du rendez-vous. Tous les champs personnalisés de type « adresse e-mail » sont pris en compte.
Dès le moment où une correspondance exacte avec un seul client est identifiée, la référence client est définie automatiquement.
Si aucun client n’est trouvé, le rendez-vous est signalé par un avertissement — identifiable visuellement par un point d’interrogation rouge et l'avertissement également en rouge Aucun client trouvé pour la référence client. Si plusieurs clients sont associés à l'adresse e-mail, le rendez-vous est également marqué d’un avertissement et les différents clients trouvés sont proposés pour sélection.
Utilisez le menu contextuel ou la vue détaillée du rendez-vous :
- Cliquez sur Sélectionnez le client… pour sélectionner un client et associer manuellement la référence client.
- Cliquez sur Supprimer la référence client pour supprimer la référence client manquante et faire disparaître l’avertissement.
Adresses des rendez-vous abonnés
Voici comment portatour® procède par défaut pour déterminer l’adresse d’un rendez-vous :
- L’adresse est reprise directement depuis le rendez-vous original dans Outlook ou Google et géocodée. Si le géocodage n’est pas précis, un avertissement de géocodage est associé au rendez-vous.
- Si l’adresse est vide mais que la référence client est identifié, l’adresse du client est utilisée comme adresse du rendez-vous.
- Si cela ne fonctionne pas non plus, le rendez-vous sera marqué d’une erreur de géocodage.
- Si le rendez-vous est défini comme étant une réunion en ligne, il est créé sans adresse.
Étant donné qu'une adresse précise est essentielle pour une bonne planification des tournées, vous pouvez vous-même modifier et géocoder l'adresse comme pour les rendez-vous saisis directement dans portatour®. Cependant, une adresse ainsi modifiée n'est pas resynchronisée vers Outlook ou Google. La modification est conservée dans portatour® tant que l'adresse du rendez-vous ne change pas dans le rendez-vous original.
Prise en compte des rendez-vous dans la planification des tournées
Par défaut, les rendez-vous auxquels vous êtes abonné sont pris en compte dans le plan de visites. Pour exclure un rendez-vous, car il ne doit pas impacter votre tournée :
- Cliquez sur le rendez-vous concerné.
- Dans le menu contextuel ou dans la vue détaillée du rendez-vous, sous Actions, choisissez l'option Exclure le rendez-vous du plan de visites. Dans le calendrier, ces rendez-vous s'affichent en gris, accompagnés d'un symbole spécifique.
- Pour réintégrer le rendez-vous dans le plan de visite, cliquez sur Tenir compte du rendez-vous dans le plan de visites.
Mise à jour des rendez-vous issus d’un abonnement de calendrier
L’importation régulière des rendez-vous depuis l’abonnement de calendrier se fait entièrement automatiquement. Si vous utilisez activement portatour® et qu’une heure s’est écoulée depuis la dernière mise à jour, la synchronisation est effectuée automatiquement en arrière-plan.
En cas d’erreur lors de cette opération, un avertissement rouge s’affiche dans le menu principal.
Pour savoir quand la dernière mise à jour a eu lieu, cliquez sur l’icône roue dentée en haut à droite dans la vue du calendrier. Si des erreurs sont survenues lors de la mise à jour, elles s’affichent à cet endroit.
Lancez une mise à jour manuelle à tout moment si nécessaire. Pour cela, cliquez sur Mise à jour des abonnements de calendrier.
Informations complémentaires
- Pour savoir comment ajouter l'abonnement au calendrier, suivez les instructions étape par étape sous Abonnez-vous à un calendrier Outlook ou Google.