portatour® vous munit d'un calendrier dans lequel vous pouvez entrer tous vos rendez-vous – p.ex. des rendez-vous clients, des réunions d'entreprise, un rendez-vous au garage, des appels téléphoniques planifiés. Ces rendez-vous ont la plus haute priorité pour la planification de tournées automatique.
Affichez le plan de visites, vos rendez-vous et vos comptes rendus dans une vue journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Il y a trois chemins pour accéder au calendrier:
- Calendrier dans le menu principal
- Plan de visites > Plus > Calendrier dans le menu principal
- Sur la page détails du client, dans la section Rendez-vous à venir, cliquez le bouton Trouver jour approprié
Les entrées futures dans le calendrier sont représentées de différentes couleurs:
- Bleu foncé: rendez-vous à une heure fixe
- Bleu médium: rendez-vous flexibles durant la journée
- Bleu clair: visites clients chez des clients inscrits par vous dans le plan de tournée
- Blanc: propositions de visites de portatour® basées sur l'intervalle de visite du client
- Gris : propositions de nuitée (au domicile ou nuitée en route)
La règle générale : plus la couleur est foncée, plus la marge de manœuvre pour cette visite est restreinte. Alors qu'une proposition de visite en blanc n'est qu'une recommandation factultative proposée pour tel jour et telle heure et peut être décalée à tout moment, un rendez-vous bleu foncé doit se dérouler exactement à l'heure affichée.
D'autres couleurs dans le calendrier:
- Les entrées grisées (texte et bordure) correspondent aux comptes rendus.
- Le jour actuel est mis en avant à l'aide d'un fond jaune clair.
- La couleur orange dans l'en-tête affiche les jours pour lesquels existe un plan de visites.
- Les collisions sont signalées par des marquages d'avertissements rouge et jaune pour des rendez-vous (voir à ce sujet Créer rendez-vous)
Dans les vues jour et semaine du calendrier, les trajets sont représentés par des routes grises et les pauses déjeuner avec un symbole 'fourchette/couteau'. Les périodes pas encore planifiées sont représentées par une surface blanche, p. ex. des temps d’attente avant des rendez-vous fixes.
En cliquant sur l'affichage de la date en haut, une fenêtre 'Aller à' s'ouvre pour passer rapidement à un autre jour:
Dans l'en-tête du calendrier, l'affichage de la carte et la présence de tâches sont indiqués à l'aide d'un symbole. La petite flèche vers le bas indique qu'un menu s'ouvre lorsque vous cliquez dessus. Ce menu contient les liens vers le plan de visites du jour et vers l'affichage de la carte, ainsi que des fonctions de gestion des tâches et de création de rendez-vous (voir Tâches). En outre, vous pouvez également modifier le jour ici (voir Déplacer ou échanger jour).
Si vous enregistrez vos comptes rendus uniquement avec la date mais sans l'heure (à définir sous Options > Reporting > Heures de visite) , ils seront listés les uns en dessous des autres :
Créer des rendez-vous
Vous créez un nouveau rendez-vous en cliquant sur le bouton Nouveau rendez-vous ou sur la date et l'heure désirée dans le calendrier. Le menu Nouveau rendez-vous apparait où vous pouvez sélectionner le type de rendez-vous souhaité (voir aussi Créer un rendez-vous).
Dès que vous avez enregistré le rendez-vous, portatour® vérifie si le rendez-vous est éventuellement en collision avec d'autres. Lors de cette vérification les temps de trajet entre les rendez-vous sont également pris en compte. Comme utilisateur, vous reconnaissez les collisions entre des rendez-vous à l'aide du symbole 'éclair rouge' qui s'affiche dans la case des rendez-vous concernés. Les rendez-vous qui ont été automatiquement écourtés par portatour® à cause d'une collision sont reconnaissable par une marque jaune dans le calendrier.
Les nouveaux rendez-vous ou ceux qui ont été modifiés sont marqués d'une ligne rouge dans calendrier jusqu'à ce qu'ils soient intégrés correctement dans le plan de visites. Si portatour® identifie que le plan de visites est obsolète car vous avez créé ou modifié un rendez-vous dans la période de planification en cours, le logo portatour® dans la barre de menu est remplacé par un symbole rouge Actualiser plan. Cliquez sur celui-ci et le plan de visites sera recalculé en tenant compte des rendez-vous actuels.
Liste de rendez-vous
Un clic sur le symbole vous mène à la liste des rendez-vous (voir Liste des rendez-vous).
Options du calendrier
En cliquant sur le symbole de roue dentée en haut à droite du calendrier, vous ouvrez les options d'affichage du calendrier.
Vous déterminez ici quelle période de temps (jour, semaine, mois) vous souhaitez afficher.
Si la durée de vos visites est souvent inférieure à 30 minutes et vous aimez travailler avec l'affichage du jour ou de la semaine du calendrier, nous conseillons de changer l’échelle de temps du calendrier de 30 à 15 minutes. Ainsi, les rendez-vous sont affichés deux fois plus grand dans le calendrier et contiennent donc plus de texte.
Sélectionnez également le type de vue :
- Plan: Vous ne voyez que le plan de visites et les rendez-vous fixes.
- Comptes rendus: Vous ne voyez que les comptes rendus.
- Combiné: les rendez-vous, propositions de visites et comptes rendus de visite sont affichés ensemble. Un rendez-vous ou une proposition de visite chez un client est affiché dans le calendrier que jusqu’à ce qu’un compte rendu de visite ait été créé ce jour-là pour ce client – c’est-à-dire que le client ait été réellement visité. Dès lors, seul le compte rendu sera affiché.
Dans la section Libellé vous décidez comment et dans quel ordre les différents rendez-vous, propositions de visites et comptes rendus de visite seront libellés dans le calendrier. Choisissez entre Objet en premier, Endroit en premier ou Endroit seul. « Objet » contient aussi le nom du client.
Partager le calendrier
Utilisez le partage du calendrier dans les Options afin de voir vos rendez-vous, le plan de visites ou vos comptes rendus dans d'autres logiciels (p.ex. Google Agenda ou Outlook) ou afin de rendre votre calendrier disponible à d'autres personnes (pour plus de détails consultez Partage du calendrier).