La fonction Trouver jour approprié vous aide à proposer à un client plusieurs dates pour un rendez-vous où vous vous trouverez déjà à la proximité. Comme cela vous évitez les détours au mieux.
Procédez comme suit:
Ouvrez la page détails du client désiré. Dans la section Rendez-vous à venir, cliquez sur le bouton Trouver jour approprié.
La vue calendrier apparaîtra avec quelques extensions:
- Dans le titre, le nom du client pour lequel vous cherchez des dates de rendez-vous appropriées apparaît.
- Pour chaque jour calendaire, le « détour » en temps de trajet et en distance est affiché que ce client causerait ce jour.
- Des couleurs (vert, jaune, rouge) visualisent aussi le détour pour une meilleure vue d’ensemble. Vert indique un détour de moins de 30 minutes, jaune indique un détour de 30 à 90 minutes, rouge correspond à un détour de plus de 90 minutes.
- Si le client est fermé un jour – p.ex. pas d’heures d’ouverture, congé ou période de blocage – cela est aussi affiché. La couleur est grise dans ce cas.
- Un clic sur une cellule dans le calendrier propose directement la création d’un nouveau rendez-vous pour le client souhaité sans que l’on ait à le chercher de nouveau.
Vous trouverez l’affichage du détour pour jusqu’à un an à l’avance et il fonctionne dans la vue quotidienne, hebdomadaire et mensuelle (Astuce: Utilisez le bouton roue dentée en haut à droite pour changer).
Les jours pour lesquels portatour® a déjà calculé un plan de visites concret, le lien Carte vous mènera directement à l’affichage de la tournée quotidienne sur la carte. De plus, le client souhaité sera aussi affiché sur la carte afin de montrer de quelle distance il se trouve par rapport à l’itinéraire. Astuce: Utilisez le bouton roue dentée en haut à droite afin de changer l’affichage de l’itinéraire en ligne aérienne à route.
Les jours qui se trouvent plus lointain dans l’avenir et pour lesquels il n’y a pas encore de plan de visites concret, les rendez-vous déjà entrés dans le calendrier seront la base pour le calcul du détour. Dans ce cas, il s’agit d’une bonne estimation car il n’y a pas encore d’itinéraire quotidien concret.
Les jours vides – c’est-à-dire pas de plan de visites et aucun rendez-vous existant – le détour signifie le trajet du domicile au client souhaité et retour. Dans ce cas, aucune couleur ne sera affichée.
Veuillez noter:
- Lors du calcul du détour, il n’y a pas de vérification temporelle effectuée pour voir si le client souhaité aurait de la place en considérant les rendez-vous déjà existants pour un jour. Dès que vous entrez le rendez-vous dans le calendrier pour le client souhaité et que vous actualisez le plan de visites, portatour® optimisera le temps au mieux. Dans le cas de conflit, vous pouvez décider vous-même de décaler d’autres rendez-vous ou d’écourter les durées de rendez-vous afin de créer assez de place.
- Si un jour n’a que des propositions de visites de portatour® – c’est-à-dire aucun rendez-vous fixe existant – l’indication du détour est moins importante. Dès que vous entrez le rendez-vous pour le client souhaité et que vous actualisez le plan de visites, portatour® s’aligne de toute façon sur ce nouveau rendez-vous et propose éventuellement des clients plus proches pour remplir ce jour-là.