Abonnez-vous à un calendrier Outlook ou Google

Vous voulez retrouver dans portatour® les rendez-vous et jours fériés que vous gérez déjà dans Outlook ou Google Calendar, sans double saisie manuelle ? La fonction d’abonnement aux calendriers transfère automatiquement et régulièrement vos rendez-vous vers portatour®.

Gérer les abonnements de calendriers

S'abonner à de nouveaux calendriers

Voici comment ajouter un abonnement de calendrier :

1. Accédez aux Options depuis le menu principal.
2. Choisissez Abonnements de calendrier > Ajouter.
3. Cliquez sur Connectez-vous avec Microsoft ou Connectez-vous avec Google. Connectez-vous avec les identifiants du compte concerné.
4. Acceptez la demande d’accès aux données du calendrier. Si l’accès est bloqué par votre organisation, contactez votre administrateur informatique. Si l'accès est autorisé, une fenêtre dédiée à la configuration de l’abonnement de calendrier s’ouvre alors.
5. Saisissez un nom de votre choix pour décrire l’abonnement (ex. « Compte Outlook professionnel »). La liste de tous les calendriers associés à ce compte apparaît en dessous.

6. Pour chaque calendrier dans la liste, sélectionnez le type d’abonnement souhaité dans la boîte de sélection :

   1. Ne pas s'abonner, pour ne pas importer les rendez-vous de ce calendrier (par exemple, les anniversaires).
   2. S’abonner aux rendez-vous, pour importer les rendez-vous, à l'exception de ceux qui couvrent une journée complète.
   3. S'abonner comme jours de congépour importer uniquement les événements couvrant une journée entière et qui ont un impact sur portatour® en tant que 'jours de congé' - typiquement pour les calendriers de jours fériés.
   4. S'abonner avec des paramètres personnalisés, afin de définir vos propres options de configuration (consultez les détails ci-après S'abonner avec des paramètres personnalisés).

   

7. Cliquez sur enregistrer.
8. Accédez au calendrier portatour® pour vérifier si les rendez-vous et événements de l’abonnement ont bien été importés. L’opération peut durer jusqu’à une minute selon le nombre d’événements à synchroniser.

Modifier ou supprimer des abonnements aux calendriers

Pour modifier ou supprimer un abonnement de calendrier :

1. Allez dans Options > Abonnements de calendrier, cliquez sur le nom de l’abonnement souhaité.
2. Choisissez ensuite Modifier ou Supprimer :
   1. Modifier ouvre la fenêtre d’édition de l'abonnement, identique à celle dédiée à l’ajout d'un abonnement.
   2. Supprimer supprime tous les rendez-vous provenant de cet abonnement dans portatour®.

Référence client des rendez-vous abonnés

Il est essentiel que les rendez-vous clients provenant des abonnements de calendrier soient associés aux clients correspondants dans portatour®. Cela garantit que les clients ne soient pas proposés plusieurs fois dans le plan de visite et que la documentation de la visite soient parfaitement associée à la fiche client correspondante.

Par défaut, portatour® tente d’identifier automatiquement la référence client des rendez-vous abonnés en comparant les adresses e-mail. Pour ce faire, le système recherche dans les adresses e-mail de vos clients portatour® celles des participants ou de l’organisateur du rendez-vous. Tous les champs personnalisés de type « adresse e-mail » sont pris en compte.

Dès le moment où une correspondance exacte avec un seul client est identifiée, la référence client est définie automatiquement.

Si aucun client n’est trouvé, le rendez-vous est signalé par un avertissement — identifiable visuellement par un point d’interrogation rouge et l'avertissement également en rouge Aucun client trouvé pour la référence client. Si plusieurs clients sont associés à l'adresse e-mail, le rendez-vous est également marqué d’un avertissement et les différents clients trouvés sont proposés pour sélection.

Utilisez le menu contextuel ou la vue détaillée du rendez-vous :

• Cliquez sur Sélectionnez le client… pour sélectionner un client et associer manuellement la référence client.
• Cliquez sur Supprimer la référence client pour supprimer la référence client manquante et faire disparaître l’avertissement.

Adresses des rendez-vous abonnés

Voici comment portatour® procède par défaut pour déterminer l’adresse d’un rendez-vous :

1. L’adresse est reprise directement depuis le rendez-vous original dans Outlook ou Google et géocodée. Si le géocodage n’est pas précis, un avertissement de géocodage est associé au rendez-vous.
2. Si l’adresse est vide mais que la référence client est identifié, l’adresse du client est utilisée comme adresse du rendez-vous.
3. Si cela ne fonctionne pas non plus, le rendez-vous sera marqué d’une erreur de géocodage.
4. Si le rendez-vous est défini comme étant une réunion en ligne, il est créé sans adresse.

Étant donné qu'une adresse précise est essentielle pour une bonne planification des tournées, vous pouvez vous-même modifier et géocoder l'adresse comme pour les rendez-vous saisis directement dans portatour®. Cependant, une adresse ainsi modifiée n'est pas resynchronisée vers Outlook ou Google. La modification est conservée dans portatour® tant que l'adresse du rendez-vous ne change pas dans le rendez-vous original.

S'abonner avec des paramètres personnalisés

Lorsque vous ajoutez ou modifiez un abonnement de calendrier, sélectionnez S'abonner avec des paramètres personnalisés pour définir une configuration personnalisées. Vous pouvez ainsi ajuster séparément les différentes options d’abonnement, en partant des paramètres de S’abonner aux rendez-vous.

Période

Modifiez si nécessaire la période des rendez-vous à importer. La période maximale s’étend de 3 mois dans le passé à un an à l’avance.

Filtre

Sélectionnez ici les rendez-vous que vous souhaitez inclure dans l’abonnement :

• Tous les rendez-vous : Tous les rendez-vous du calendrier concerné sont importés.
• Uniquement les rendez-vous de type Jour(s) entier(s): Seuls les rendez-vous couvrant la journée entière sont importés.
• Tout sauf les rendez-vous de type Jour(s) entier(s) seuls les rendez-vous qui ne couvrent pas de jour entier sont importés.

• Pour tous les jours : Les rendez-vous sont importés pour tous les jours, y compris ceux pour lesquels aucune plage horaire de travail n’est définie dans portatour® (par exemple, le samedi et le dimanche). Il s’agit du paramètre par défaut pour le type d’abonnement « S’abonner aux rendez-vous ».
• Uniquement pour les jours ouvrés : Seuls les rendez-vous ayant lieu les jours définis comme jours de travail dans portatour® sont importés. Il s’agit du paramètre par défaut pour le type d’abonnement « S’abonner comme jours de congé ».

Référence client :

Sélectionnez Déterminer à partir des adresses e-mail si vous souhaitez que portatour® établisse automatiquement la référence client des rendez-vous en comparant les adresses e-mail (voir ci-dessus Référence client des rendez-vous abonnés).

Si portatour® ne trouve aucun client correspondant et ne peut donc pas établir la référence client automatiquement, vous avez la possibilité d’être informé automatiquement par un avertissement. Pour cela, sélectionnez sous Si aucun client n’est trouvé l’une des options suivantes :

• Ne pas créer d’avertissement : portatour® ne vous alerte pas si aucune référence client n’a pu être établie.
• Créer un avertissement : portatour® affiche systématiquement un avertissement si aucune référence client n’a pu être établie. Cela signifie que des avertissement seront également affichés pour les rendez-vous internes à votre organisation (organisateur/participant ayant une adresse e-mail avec le même domaine que le vôtre).
• Créer un avertissement si l'organisateur/participant provient d'un autre domaine: l'avertissement est créé pour un rendez-vous sans référence client uniquement si l'organisateur ou un participant n'appartient pas à votre organisation (adresse e-mail provenant d'un autre domaine).

Choisissez Pas de détermination automatique si vous préférez établir la référence client manuellement. portatour® n’effectuera aucune vérification des adresses e-mail.

Adresse

Pour la recherche d’adresse des rendez-vous abonnés, vous disposez de différentes options de configuration.

Sélectionnez sous Détermination automatique si vous souhaitez que l’adresse du rendez-vous soit identifiée automatiquement et, le cas échéant, quelle source doit être utilisée à cet effet :

• De la référence client: Si le rendez-vous a une référence client, alors l'adresse du client dans portatour® sera utilisée pour le rendez-vous.
• Adresse du rendez-vous: L'adresse de rendez-vous saisie dans Outlook ou Google est utilisée par portatour® pour la planification des tournées.
• De la référence client, sinon adresse du rendez-vous : Si le rendez-vous est associé à un client, l’adresse du client enregistrée dans portatour® est utilisée. Sinon, c’est l’adresse indiquée dans le rendez-vous abonné (Outlook ou Google) qui est prise en compte.
• Adresse du rendez-vous, sinon adresse de la référence client: portatour® utilise l’adresse indiquée dans le rendez-vous abonné (Outlook ou Google). Si celle-ci est manquante, l’adresse du client associé est utilisée, si disponible
• Aucune : Aucune détermination automatique de l’adresse n’est effectuée. Sélectionnez ci-dessous, sous Si non déterminé automatiquement, la méthode adaptée à vos besoins.

Sous Si non déterminée automatiquement, définissez comment portatour® doit gérer l’absence d’adresse pour le rendez-vous lorsque celle-ci n’a pas pu être identifiée automatiquement :

• Erreur de géocodage : Une adresse vide avec une erreur de géocodage est attribuée au rendez-vous. Celui-ci ne sera pas pris en compte dans le plan de visite tant que l’adresse n’aura pas été corrigée. Ouvrez le rendez-vous et cliquez sur Modifier l’adresse pour rectifier rapidement l’adresse du rendez-vous (voir Géocoder une adresse).
• Sans adresse: Le rendez-vous est enregistré sans adresse. Aucune alerte n’est générée. portatour® planifie le rendez-vous comme un appel téléphonique, sans lieu spécifique.
• Adresse de domicile : L’adresse de domicile saisie pour l'utilisateur concerné est utilisée comme adresse du rendez-vous.
• A 'mon endroit'… : Sélectionnez l'un de vos 'Mes endroits' pour associer son adresse aux rendez-vous concernés. Pour cela, cliquez sur le champ Sélectionnez….
• A une adresse manuelle… : Définissez une adresse spécifique où les rendez-vous concernés doivent être planifiés. Pour ce faire, cliquez sur le champ Entrez... et géocodez l'adresse souhaitée (voir Géocoder une adresse).

Définissez sous S'il s'agit d'une réunion en ligne la procédure à appliquer pour les réunions en ligne :

• Ne pas écraser l'adresse : Pour tous les rendez-vous, y compris les réunions en ligne, les règles de détermination d’adresse définies ci-dessus sont appliquées. Par exemple, vous avez choisi De la référence client pour la recherche automatique et vous choisissez Ne pas écraser l'adresse pour les réunions en ligne. Si vous avez une réunion en ligne avec un client, portatour® planifiera tout de même le déplacement chez le client, comme s’il s’agissait d’un rendez-vous sur place.
• Écraser l'adresse avec … : Pour les réunions en ligne, les règles concernant l'adresse du rendez-vous sont différentes. , précisez comment ou où portatour® doit planifier les réunions en ligne :
  • Sans adresse : Le rendez-vous est planifié comme un appel téléphonique, sans lieu spécifique.
  • domicile: Les rendez-vous marqués comme réunions en ligne sont toujours planifiés au domicile de l'utilisateur.
  • Mon endroit : Choisissez l'un de vos 'Mes endroits' où vous organisez systématiquement vos réunions en ligne, par exemple le siège de l'entreprise. Pour ce faire, cliquez sur le champ Sélectionnez….
  • Adresse manuelle… : Définissez une adresse spécifique où vous souhaitez organiser vos réunions en ligne. Pour ce faire, cliquez sur le champ Entrez... et géocodez l'adresse souhaitée (voir Géocoder une adresse).

Mise à jour des rendez-vous issus d’un abonnement de calendrier

L’importation régulière des rendez-vous depuis l’abonnement de calendrier se fait entièrement automatiquement. Si vous utilisez activement portatour® et qu’une heure s’est écoulée depuis la dernière mise à jour, la synchronisation est effectuée automatiquement en arrière-plan.

En cas d’erreur lors de cette opération, un avertissement rouge s’affiche dans le menu principal.

Pour savoir quand la dernière mise à jour a eu lieu, cliquez sur l’icône roue dentée en haut à droite dans la vue du calendrier. Si des erreurs sont survenues lors de la mise à jour, elles s’affichent à cet endroit.

Lancez une mise à jour manuelle à tout moment si nécessaire. Pour cela, cliquez sur Mise à jour des abonnements de calendrier.

Travailler avec les rendez-vous abonnés

Dans toutes les vues (calendrier, liste des rendez-vous, plan de visite), les rendez-vous issus d’un abonnement sont signalés par le logo Microsoft ou Google.

De plus, vous trouverez dans la vue détaillée une section affichant les informations spécifiques sur le rendez-vous abonné.

Pour les réunions en ligne, vous trouverez un bouton « Rejoindre la réunion ».

Comparés aux rendez-vous habituels, les rendez-vous abonnés sont limités sur deux points essentiels :

• Il n’est pas possible de modifier le sujet, la date ou l’heure dans portatour®.
• La suppression n’est pas possible dans portatour®.

Effectuez plutôt ces opérations directement dans Outlook ou Google Calendar. Pour ouvrir le rendez-vous dans l’application concernée, cliquez sur Ouvrir dans Outlook ou Ouvrir dans Google Agenda depuis le menu contextuel ou la vue détaillée. Les modifications ou suppressions effectuées seront synchronisées dans portatour® lors de la prochaine mise à jour de l’abonnement au calendrier.

Prise en compte des rendez-vous dans la planification des tournées

Par défaut, les rendez-vous auxquels vous êtes abonné sont pris en compte dans le plan de visites. Pour exclure un rendez-vous, car il ne doit pas impacter votre tournée :

1. Cliquez sur le rendez-vous concerné.
2. Dans le menu contextuel ou dans la vue détaillée du rendez-vous, sous Actions, choisissez l’option Exclure le rendez-vous du plan de visite. Dans le calendrier, ces rendez-vous s’affichent en gris, accompagnés d’un symbole spécifique.
   
3. Pour réintégrer le rendez-vous dans le plan de visite, cliquez sur Tenir compte du rendez-vous dans le plan de visites.

Remarques sur les abonnements de calendrier

• Par défaut, les rendez-vous abonnés sont importés sur une période allant d'un mois dans le passé à 3 mois dans le futur. Pour personnaliser cette période de temps pour un calendrier, cliquez sur Afficher les paramètres sous le calendrier dans la gestion des abonnements, puis sur Utiliser comme paramètres personnalisés et modifier et personnalisez ensuite la période voir ci-dessus S'abonner avec des paramètres personnalisés).
• Tous les rendez-vous sont repris, quel que soit leur statut (par ex. provisoire, privé, brouillon, ...).
• Les rendez-vous faisant partie d’une série sont également importés. Dans portatour®, ils sont cependant traités comme des rendez-vous individuels distincts.
• L’export des rendez-vous depuis portatour® intègre aussi les rendez-vous abonnés. Vous pouvez les identifier par la valeur « 4 » dans le champ « Méthode de création – ID » ou par la mention « Abonnement au calendrier » dans le champ « Méthode de création – Nom ».
• L’import de rendez-vous dans portatour® ne permet pas de modifier ou de supprimer les rendez-vous abonnés existants. Les lignes associées dans le fichier d’import sont exclues du traitement.
• Si vous utilisez Microsoft Dynamics CRM comme système source, les abonnements aux calendriers ne sont pas disponibles. Assurez-vous que les calendriers souhaités soient synchronisés directement vers Dynamics, puis importés régulièrement et automatiquement dans portatour®.