Vous disposez de plusieurs options pour modifier les entrées dans le calendrier.
En cliquant sur une entrée de calendrier, un menu de modification s'ouvre. La modification s'effectue analogue à la modification du plan de visites (voir Modifier plan de visites).
Il est également possible par Glisser-déposer pour déplacer une proposition de visite ou un rendez-vous à un autre jour ou heure. Faites-le simplement glisser vers la plage horaire désirée dans le calendrier en cliquant et maintenant le bouton gauche de la souris. Lorsque vous le relâchez, vous êtes demandé à confirmer la nouvelle plage horaire du rendez-vous. En alternative, laissez portatour® choisir le temps le plus approprié vu d’une perspective d’optimisation de tournée, en sélectionnant Flexible durant la journée. S'il s'agit originalement d'une proposition de visite, celle-là sera maintenant transformée en rendez-vous.
Si une mise à jour du plan de visites est recommandée après le déplacement d’un rendez-vous, l’icône rouge pour actualiser le plan s’affiche en haut à gauche. Cliquez-le pour ré-optimiser votre plan de visites.
Le défilement vers le haut et vers le bas dans les limites des heures de travail est également possible, tout en déplaçant les éléments de calendrier. Pour faire cela, faites glisser le rendez-vous vers le haut ou le bas du calendrier sans le relâcher – le calendrier commence automatiquement à défiler lentement.
Astuce: Le glisser-déposer est également supporté sur les appareils à écran tactile (smartphones, tablettes). Notez qu’avant de déplacer un rendez-vous, vous devez l’appuyer pendant au moins ½ seconde pour activer le mode glisser-déposer. Le rendez-vous s’affiche avec une ombre autour de lui dès qu’il est prêt à être déplacé.
Déplacer ou échanger jour
Si vous aimez les propositions de visite pour un certain jour, mais que vous souhaitez les suivre un autre jour, c'est possible avec portatour®.
Le jour souhaité, cliquez sur l'en-tête du jour, puis sur l'élément de menu Modifier le jour . Sélectionnez Déplacer jour afin de déplacer ce jour à une autre date. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous sélectionnez la date cible:
En cas de Échanger jour, sélectionnez les deux jours à échanger.
A considérer:
- Des propositions de visites déplacées ou échangées sont écartées lors d'une mise à jour du plan de visites. Pour fixer ces propositions de visites au jour souhaité, elles doivent être converties en rendez-vous. Dans la boîte de sélection, choisissez entre des rendez-vous fixes ou des rendez-vous flexibles durant la journée.
- Seuls les jours qui commencent et se terminent au domicile peuvent être déplacés ou échangés. Cela signifie que la journée peut ne pas avoir de nuitée en route. De même, aucune visite client ou rendez-vous ne peut avoir été accompli ce jour-là.
- Lorsque vous sélectionnez un jour cible pour Déplacer jour sur lequel il y a déjà des visites proposées, ces propositions seront supprimées. Des rendez-vous seront gardés mais peuvent mener à des conflits. C'est pour cela que vous sera averti à temps et demandé si vous souhaitez faire déplacer le jour de toute façon. Considérez si un échange ne serait pas la meilleure solution dans ces cas-là.
- En outre, vous serez averti si la visite d’un client le jour prévu ne serait pas possible, par exemple en raison d’heures d’ouverture restreintes, de périodes de blocage, de congés de clients ou de restrictions de planification.
Vous trouverez la fonction Modifier le jour également dans le plan de visites (voir Modifier plan de visites).
Modifier les horaires de travail
Si vous souhaitez modifier vos horaires de travail sur une base exceptionnelle pour une seule journée, vous y parvenez dans le calendrier. Déplacez simplement la nuitée au début ou à la fin de la journée. Utilisez la fonctionnalité glisser-déposer, c’est-à-dire, appuyez sur l’entrée, déplacez-la et relâchez-la dans le calendrier à l’heure souhaitée. Vous êtes alors demandé de confirmer.
La proposition de nuitée sera ainsi convertie en rendez-vous fixe, qui est de couleur bleu foncé dans le calendrier. Actualisez le plan de visites en cliquant sur l’icône de mise à jour rouge en haut à gauche afin que le temps de travail modifié soit planifié en conséquence.
Modifier ou fixer lieu de nuitée
Si vous souhaitez modifier our fixer le lieu de nuitée pour un jour, cliquez sur la proposition de nuitée souhaitée. Un menu s'ouvre:
Sélectionnez Transformer en rdv fixe pour fixer l'heure et le lieu proposés pour la nuitée en route ou Modifier lieu de nuitée si vous souhaitez séjourner à un autre endroit ce jour-là. Vous aurez ensuite la possibilité de sélectionner une adresse de Mes endroits, votre Domicile ou une Adresse manuelle. Une mise à jour du plan de visites est nécessaire pour que que le lieu modifié soit pris en considération dans la planification de tournées.
Trouver hôtel
Si vous souhaitez réserver une chambre d'hôtel à proximité d'une proposition de nuitée ou d'un rendez-vous de nuitée directement via Booking.com, cliquez sur la proposition ou sur le rendez-vous et sélectionnez Trouver hôtel. Une fenêtre apparaît :
En confirmant par un clic sur Trouver hôtel, vous sera redirigé sur le site web de Booking.com dans une nouvelle fenêtre. Là, des hôtels dans les alentours de votre lieu de nuitée seront proposés. Vous verrez les disponibilités et les prix pour la date de la nuitée. La recherche de chambre suit les critères '1 adulte' et 'voyageur d'affaires'. Sur Booking.com, vous pouvez ensuite définir des critères de recherche supplémentaires.
Après avoir réservé un hôtel sur Booking.com, utilisez la fonction Modifier lieu de nuitée dans portatour® pour saisir l'adresse de l'hôtel.
Cela créera un nouveau rendez-vous de nuitée qui remplacera l'ancienne proposition ou rendez-vous de nuitée.
Astuce: si vous souhaitez passer plus souvent la nuit dans un hôtel ou si vous souhaitez que portatour® vous propose cet hôtel de manière automatique pour les nuitées, créez-le dans portatour® en cliquant sur Menu de navigation > Mes endroits > Nouvel hébergement (voir Mes endroits).
Vous trouverez la fonction Trouver hôtel également dans le plan de visites et dans la page détails du rendez-vous de nuitée (voir Modifier plan de visites et Page détails du rendez-vous).